Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter "Kontrolldienste" (m/w/d) (20251768_0002)

Dafür brauchen wir Sie

Was genau sind Ihre Aufgaben auf der ausgeschriebenen Stelle?

Planungsdaten im Dienstplanungsprogramm hinterlegen

• Planungsumgebung zum Jahresbeginn vorbereiten
• Technische Zeiten, Kontrollorte und -strecken hinterlegen
• Stamm- und Mitarbeiterdaten pflegen
• Abwesenheiten, Planungstermine und Dienstplanwünsche des Kontrollpersonals eintragen
• Übernahme der Koordinierungsebene

Organisatorische Vorbereitung und Durchführung von Schulungsveranstaltungen und Dienstbesprechungen

• Termine für Schulungsveranstaltungen und Dienstbesprechungen koordinieren
• Reservierung und Ausstattung der Schulungsräume inkl. Bewirtung
• Hotelbuchungen vornehmen
• Einladungsscheiben und Teilnahmebescheinigungen erstellen
• Schulungsmaterialien zusammenstellen, vervielfältigen und verwalten

Allgemeine Bürotätigkeiten wahrnehmen

• Kontrollfallakten an die Länderbehörden abgeben
• Anzeigen, Gerichtstermine, Kontrollberichte und -mitteilungen weiterleiten
• Formulare und Dokumente (z.B. Aussagegenehmigungen) für die Kontrollbeschäftigten vorbereiten
• Posteingang und -ausgang bearbeiten, Schreibarbeiten erledigen
• Dienstanweisung K, Tatbestandskatalog und Rechtsvorschriften pflegen
• Adressverzeichnis verwalten und Registraturtätigkeiten durchführen
• Bestandslisten aktualisieren sowie Tabellen und Übersichten erstellen

Ihr Profil

Das sollten Sie unbedingt mitbringen:

• abgeschlossene Berufsausbildung mit Verwaltungsbezug (Verwaltungsfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement oder vergleichbar) oder
• nachgewiesene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen oder
• für Beamtinnen bzw. Beamte die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdient des Bundes

Das wäre wünschenswert:
Wenn Sie sich in einem Großteil der folgenden wichtigen Anforderungskriterien wiederfinden und bereit sind, sich in neue Aufgabengebiete bzw. Rechtsgebiete einzuarbeiten, sind Sie richtig bei uns:

• Kenntnisse im allgemeinen Verwaltungsdienst
• Grundwissen hinsichtlich der Kontrollaufgaben des BALM
• Von Vorteil sind Kenntnisse der Software IVU.Plan, Kowika/SC Mobil
• Genderkompetenz
• Digitalkompetenz, gute MS-Office-Kenntnisse
• Selbständigkeit und Initiative sowie gute Auffassungsgabe
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit
• Planungs- und Organisationsfähigkeit
• Kommunikations- und Informationsfähigkeit
• Flexibilität, Belastbarkeit und Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme

Wir begrüßen Bewerbungen insbesondere auch von Quereinsteigenden, die noch nicht im öffentlichen Dienst beschäftigt sind.

Aus haushaltsrechtlichen Gründen sind Beamtinnen und Beamte nur bewerbungsberechtigt, sofern sie zum Zeitpunkt der Bewerbung bereits unbefristet auf einem nach A 6m bewerteten Dienstposten beim BALM eingesetzt sind.

Das bieten wir Ihnen

Eingruppierung in die E 5, Teil I des TVEntgO Bund bzw. für Beamtinnen und Beamte Besoldung nach A 6m BBesO

Regelmäßige Verbeamtungsmöglichkeiten

Mobiles Arbeiten (Homeoffice) an bis zu drei Tagen in der Woche

Rahmenarbeitszeit von 05:00 Uhr bis 22:00 Uhr (bei Funktionszeit von 09:00 bis 15:00 Uhr)

Zertifiziertes familienfreundliches Arbeiten (www.beruf-und-familie.de)

Vielfalt in unseren Teams

Aktive Gesundheitsförderung durch das Angebot von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen sowie individuelle Aus-, Fort- und Weiterbildung, auch während einer Elternzeit

Zentrale Lage unserer Dienstgebäude in Köln und der 11 Außenstellen, gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sowie ein Jobticket

Besondere Hinweise

Alle Stellen eignen sich grundsätzlich zur Besetzung mit Teilzeitkräften.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiG bevorzugt berücksichtigt.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten.

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 08.09.2025 über das Elektronische Bewerbungsverfahren (EBV) auf der Einstiegsseite http://www.bav.bund.de/Einstieg-EBV

Wählen Sie dort "Bewerbung mittels Referenzcode" aus und geben Sie bitte im Verlauf Ihrer Bewerbung den Referenzcode 20251768_0002 ein. Die Benutzerdokumentation finden Sie über den o.g. Link."

Bitte laden Sie im weiteren Verlauf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufsabschlussurkunde, - Zeugnis, bzw. Nachweis über die Laufbahnbefähigung, Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen) als Anlage in Ihr Kandidatenprofil hoch.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter www.kmk.org/zab. Die bei der Zeugnisbewertung anfallenden Gebühren sind durch den/die Bewerber/in (m/w/d) selbst zu tragen und können nicht erstattet werden.

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer 04941 602-240 zur Verfügung.

Ansprechpersonen

Für weitere Auskünfte steht Ihnen beim Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM) Frau Cürten (Tel.-Nr. 0221 5776-2334) zur Verfügung.