Projektassistenz (m/w/d) Real Estate Management

• Administrative Zuarbeit zur Bau-Projektorganisation, insbesondere im Bereich Dokumentation, Terminpflege und Kommunikation
• Vorbereitung, Nachverfolgung und Ablage von Verträgen (Bau-, Planer-, Nachunternehmerverträge) im digitalen Dokumentenmanagementsystem
• Pflege und Kontrolle projektbezogener Daten in Kostenkontrollsystemen wie Alasco oder SAP (z. B. Erfassung von Aufträgen, Rechnungen, Bürgschaften)
• Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten, Entscheidungsvorlagen und Projektdokumentationen, z. B. Statusberichte oder Projekthandbücher
• Organisation und Koordination von Projektbesprechungen, Bieter- und Vergabeterminen, inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung
• Kommunikative Schnittstelle im Projektteam, insbesondere zu internen Kollegen, externen Planern, Gutachtern, Baufirmen und Kunden
• Organisation von Geschäftsreisen (Hotel-, Bahn-, Flugbuchungen sowie Mietwagenreservierungen) für Projektbeteiligte
• Unterstützung bei der termingerechten Nachverfolgung projektkritischer Fristen, z. B. Abgabefristen oder behördliche Vorgaben

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Projektassistenz, Immobilienkauffrau/-mann oder vergleichbar
• Berufserfahrung in der Assistenz von Projektteams in der Bau,-Immobilienwirtschaft
• Grundverständnis projektbezogener Prozesse
• Sichere Anwendung der gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und MS Teams
• Erfahrung im Umgang mit SAP oder Kostenmanagement-Software (z. B. Alasco) sowie ein Bezug zur Bau- oder Immobilienwirtschaft ist von Vorteil
• Organisationstalent und strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise
• Teamfähigkeit sowie hohe Serviceorientierung gegenüber Projektleiter*innen und externen Beteiligten
• Selbstständigkeit, hohe Eigenmotivation und Bereitschaft, Verantwortung im eigenen Aufgabenbereich zu übernehmen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
• Belastbarkeit, Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe, auch bei parallelen Projektaufgaben
• Reisebereitschaft bei Bedarf

• 30 Urlaubstage plus zusätzliche freie Tage an Weihnachten, Silvester und Rosenmontag.
• Homeoffice und flexible Arbeitszeiten - Vereinbarkeit privates und berufliches
• Jobrad, Fahrtkostenzuschuss für den ÖPNV, Kostenloser Verleih von E-Bikes
• Zuschüsse Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherung und Unfallversicherung
• Gesundheitsmanagement - regelmäßiger Gesundheits-Check-up, Zuschuss Arbeitsplatzbrille u.v.m.
• Fitnessräume inkl. Sportkurse - Inhouse und modern ausgestattet
• Aus- und Weiterbildung – individuelle und umfassende Maßnahmen
• Modern ausgestatteter Arbeitsplatz
• Gemeinsame Events - Abteilungsausflug, Jahresabschlussfeier, Sportveranstaltungen u.v.m.
• Sie erwartet eine ausführliche Onboarding-Phase mit individuell geplanter Einarbeitung und eine Zusammenarbeit, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht.