Projektassistenz / Teamassistenz

Mit diesen Tätigkeiten leisten Sie einen aktiven Beitrag für das Gemeinwohl in unserer Stadt:

• Vorzimmerdienst – Sie übernehmen den Vorzimmerdienst mit allen zugehörigen Assistenztätigkeiten, einschließlich Schreibarbeiten, Telefondienst, Terminabsprachen sowie deren Koordination und Überwachung, Postbearbeitung, Gästebetreuung sowie Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs.
• Projektsteuerung – Sie unterstützen in allen Belangen der operativen Projektsteuerung, inkl. der Pflege der Projektpläne, Terminkoordination, Protokollierung und Nachbereitung von Projekt- und Arbeitsgruppensitzungen.
• Berichtswesen – Sie organisieren und führen das interne Berichtswesen durch.
• Veranstaltungsorganisation – Sie wirken bei der Konzeption, Organisation und Durchführung öffentlichkeitswirksamer Beiträge, Veranstaltungen und Sitzungen mit.
• Kaufmännische Aufgaben – Sie unterstützen bei einfachen kaufmännischen Tätigkeiten wie der Inventarisierung oder der Bearbeitung/Kontierung von Rechnungen.
• Verwaltung – Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben.
• Kommunikation – Sie nehmen, soweit dies in Absprache mit der Betriebsleitung erforderlich ist, Fragen und Informationen aus der Bürgerschaft zum Thema Rathausbau entgegen.

• Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes, alternativ abgeschlossene Verwaltungsfachangestelltenausbildung / abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder
• Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsnahen Beruf*; zusätzlich wird mindestens zweijährige, aufgabenbezogene Berufserfahrung oder mindestens zweijährige Erfahrung im Bereich der Sachbearbeitung bei einer öffentlichen Verwaltung vorausgesetzt

Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise mit:

• Sicheres Auftreten bei einer ausgeprägten Dienstleistungs- und Kundenorientierung (Serviceverständnis)
• Fähigkeit, auch in belastenden Situationen (z. B. Zeitdruck) präzise zu arbeiten und erforderliche Arbeitsergebnisse einzuhalten
• Sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zur Entwicklung tragfähiger Lösungen
• Eigeninitiative bzw. proaktives Handeln innerhalb des eigenen Aufgabengebiets
• Vertrauensvoller und respektvoller Umgang mit Teamkolleg*innen sowie Kund*innen
• Mehrjährige Berufserfahrung als Sekretariatskraft
• Erfahrung in der Unterstützung von Projektarbeiten
• Vertiefte Kenntnisse in Word, Excel, Outlook und OneNote, die effizient in die Erledigung der anstehenden Arbeiten eingebracht werden

So geht’s weiter: