Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei strategischen, administrativen und operativen Aufgaben und tragen durch Ihre strukturierte Arbeitsweise sowie Ihr professionelles Auftreten maßgeblich zur Effizienz und Zielerreichung unseres Unternehmens bei. Zu Ihren zentralen Aufgaben zählen die Koordination von Terminen und Geschäftsreisen, die Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie die Erstellung entscheidungsrelevanter Unterlagen und die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.

Ihre Aufgaben:

• Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung: Terminkoordination, Reiseplanung und -buchung

• Korrespondenz und Kommunikation: Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Post. Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

• Vorbereitung von Besprechungen und Präsentationen (Gesellschafter, Beirat, Executive Leadership Team)

• Projektmanagement: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten, Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines

• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen: Teilnahme an Meetings, Protokollführung, Follow-up der besprochenen Themen

• Dokumentation und Verwaltung: Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Protokollen, Reports sowie Präsentationen

• Datenmanagement: Pflege und Strukturierung von Datenbanken und Akten

• Vertraulichkeit: Sicherstellung der Vertraulichkeit und Sensibilität bei der Bearbeitung von Geschäftsunterlagen

Ihr Profil:

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (z. B. Betriebswirtschaftslehre, Management)

• Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion, in der Unterstützung der Geschäftsführung oder im Vorstands-Bereich

• Kommunikationsfähigkeiten: Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse

• Organisatorisches Talent: Ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation, Priorisierung und Multitasking

• Proaktive Arbeitsweise: Eigeninitiative, lösungsorientiertes Denken und hohe Einsatzbereitschaft

• IT-Kenntnisse: Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Teams), idealerweise SAP-Anwenderkenntnisse

• Diskretion und Zuverlässigkeit: Hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen

• Teamfähigkeit und Flexibilität, Zuverlässigkeit und Präzision

• Freundliches und professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung

Wir bieten:

• Eigenverantwortliche Position in einem weltweit operierenden Familienunternehmen

• Flache Hierarchien, offene Türen und ein kollegiales Miteinander

• Qualifizierung "on the job" sowie mit geeigneten Schulungen und einer intensiven Einarbeitung

• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle

• Betriebliches Gesundheitsmanagement, umfassende Sozialleistungen

• Moderne IT-Infrastruktur