Wir suchen für unser Team zur Unterstützung zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Voll- oder Teilzeit (bis zu EG 8, TV-L; unbefristete Anstellung) eine/n

Administrative Coordinator / Assistenz (m/w/d) des Vizepräsidenten TUM Campus Heilbronn

10.10.2025, Wissenschaftsstützendes Personal

Über uns

Die Geschäftsstelle am Campus Heilbronn ist als Stabseinrichtung direkt dem TUM-Hochschulpräsidium zugeordnet und organisiert und verwaltet den übergeordneten Betrieb des Gesamtprojektes TUM Campus Heilbronn. Zu den Kernaufgaben zählen das Berichts- und Finanzwesen sowie die Sicherstellung der vertragsgemäßen Durchführung.

Der Vizepräsident vertritt das Gesamtprojekt TUM Campus Heilbronn nach innen und außen und ist für die Führung und Weiterentwicklung des Projektes zuständig.

Die Technische Universität München (TUM) zählt zu den besten Universitäten Europas. Spitzenleistungen in Forschung und Lehre, Interdisziplinarität und Talentförderung zeichnen uns aus. Auf Initiative der Dieter Schwarz Stiftung baut die TUM seit 2018 mit ihrer School of Management (MGT) und ihrer School of Computation, Information and Technology (CIT) einen eigenen Lehr- und Forschungsstandort am Bildungscampus Heilbronn auf (TUM Campus Heilbronn).

^{_{Anforderungen}}

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Hochschul- oder Wissenschaftsbereich
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, eigenständige und proaktive Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Diskretion und Organisationstalent
• Teamfähigkeit und Freude an der Arbeit in einem (inter)nationalen Umfeld
• Dienstort Heilbronn
  

_^Aufgaben

• Unterstützung des Vizepräsidenten in administrativen und organisatorischen Belangen
• Koordination und Planung von Terminen, Besprechungen sowie Dienstreisen und deren Abrechnung
• Selbstständige Steuerung und Optimierung bestehender Verwaltungsprozesse
• Eigenständige Umsetzung von Projekten zur Weiterentwicklung der Verwaltungs- und Kommunikationsstrukturen am TUM Campus Heilbronn
  
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern auf nationaler und internationaler Ebene
• Datenmanagement sowie Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Protokollen und Statistiken als Entscheidungsgrundlage im Bereich Prozesse und Organisation
  
• Begleitung von Veranstaltungen (Meetings, Workshops und Tagungen)
  
  

_{^{Wir bieten}}

• eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen akademischen Umfeld
• eine Vergütung aufgrund beruflicher Vorerfahrung, Qualifikation und fachlicher Eignung (bis zu EG 8, TV-L)
• Mitarbeit an der strategischen Weiterentwicklung eines zukunftsorientierten Campus
• ein modernes Arbeitsumfeld am Bildungscampus Heilbronn
• die Möglichkeit zur Weiterbildung und beruflichen Entwicklung
  
  

Die Stelle ist unbefristet und in Voll- oder Teilzeit zu besetzen. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an; qualifizierte Frauen werden daher nachdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

_^Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen. Senden Sie diese bitte als eine Datei im PDF-Format unter Angabe des Kennworts "Administrative Coordinator / Assistenz (m/w/d) des Vizepräsidenten TUM Campus Heilbronn" spätestens bis 24.10.2025 an: managing.office.hn@tum.de.