Aufgaben

• Administrative Unterstützung – Verwaltung von Zeitplänen, Koordination von Besprechungen, Bearbeitung der Korrespondenz und Organisation von Dokumenten für das Team
• Projektkoordination – Unterstützung bei der Verfolgung des Projektfortschritts, Aktualisierung von Berichten und Sicherstellung der Einhaltung von Fristen
• Kommunikation & Verbindung – Ansprechperson zwischen den Abteilungen, Organisieren des Informationsflusses und Erleichterung einer reibungslosen Kommunikation
• Dokumentation & Datenmanagement – Pflege von Aufzeichnungen, Vorbereitung von Präsentationen und Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren
• Büro- & Ressourcenmanagement – Verwaltung von Büromaterial, Reisevorbereitungen und Unterstützung der Teamlogistik zur Gewährleistung eines reibungslosen täglichen Ablaufs

Qualifikationen

• Höherer Schulabschluss (Mindestanforderung), Abschluss einer Fachschule oder Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Büromanagement oder einem verwandten Bereich (bevorzugt, aber nicht immer erforderlich)
• Fähigkeit, Kalender, Besprechungen und Dokumentation effizient zu verwalten
• Starke mündliche und schriftliche Kommunikation
• Verständnis von Projektarbeitsabläufen, Nachverfolgung und Berichterstattung
• Vertrautheit mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Projektmanagement-Tools (Jira, PowerPPM) und Dokumentenmanagementsystemen
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und effektiv zu priorisieren
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und als zuverlässiges Unterstützungssystem zu agieren
• fundierte Erfahrung in der Unterstützung von Projektteams, vorzugsweise in einer strukturierten Unternehmens- oder projektbasierten Umgebung
• Kenntnisse der PMO-Prozesse oder Projektmanagement-Methodologien sind von Vorteil
• fließend in Deutsch und Englisch

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