Stellenbeschreibung

Für unseren Kunden suchen wir einen Berater (w/m/d) für die Bestandsaktendigitalisierung.

Rahmendaten:

Start: asap

Laufzeit: ca. 3 Monate nach Start

Auslastung: mindestens 3, gerne 5 Tage/Woche, Gesamtvolumen ca. 50PT

Einsatzort: München, 95% remote

Aufgaben:

- Beratung in allen Aspekten des Inputmanagement und der Bestandsaktendigitalisierung unter Berücksichtigung der fachbereichsspezifischen Erfordernisse und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie anderer rechtlicher Vorgaben

- Kommunikation, Schulung und Beratung der Referate bezüglich regulatorischer Vorgaben zu den folgenden Themen:

o ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN und sich daraus ergebende Anforderungen, so dass digitale Dokumente inhaltlich und bildlich mit ihren gedruckten Originalen übereinstimmen

o Analyse und Überprüfung der Notwendigkeit von Siegelungen und Signaturen vor dem Hintergrund existierender Vertrauensdienste

o Sicherstellung der Beweiskraft heruntergebrochen auf Schriftgutklassen und Eingang in die E-Akte

o Langzeitarchivierung und Entscheidung zur Vernichtung von Originalen

- Anforderungsanalyse zur Bestimmung der Mengengerüste in Abhängigkeit der notwendigen Qualität und Fristen der Aufbewahrung je Referat

- Wiederkehrende Interviews mit Stakeholdern in den Referaten zur fortwährenden Akzeptanzsicherung

- Verfahrensdokumentation zum Bestandsakten-Scanning

- Festlegung gruppenspezifischer Kommunikationsformen

- Konzept Vertrauensdienste / Beweiswerterhaltung digitalisierten Schriftguts

Zu liefernde Ergebnisse:

- Standardisierte Prozesse und Umsetzung der Bestandsaktendigitalisierung mit Beweiswerterhaltung vor dem Hintergrund rechtlicher Notwendigkeiten

- Konzeption Vertrauensdienste / Beweiswerterhaltung digitalisierten Schriftguts

- Dokumentation der Konzepte und Vorgehensweisen in JIRA und Confluence

Skills:

- Schnelle Auffassungsgabe, koordinative Fähigkeiten

- Moderationskompetenz, Kommunikationsfähigkeit

- Kunden- und serviceorientiertes Handeln, Stakeholdermanagement

- Kenntnisse im Veränderungsmanagement

- Verständnis und Kompetenzen in Geschäftsprozessmanagement und deren Analyse

- Wünschenswert IT-technische oder fachliche Kenntnisse in der Bestandsaktendigitalisierung und Inputmanagement inkl. BSI Vorgaben zu TR-RESISCAN, TR-ESOR

- Kenntnisse und Verständnis einer E-Akte (als Zielsystem für digitalisierte Post und Bestandsakten) und der Fabasoft eGov Suite