Junior Administrative Specialist (m/w/d)

Über die Position

In dieser Rolle unterstützt du das Workplace Solutions Team bei administrativen und operativen Aufgaben. Du stellst die reibungslosen internen Prozesse und die genaue finanzielle Abwicklung sicher, arbeitest eng mit internen Teams und externen Dienstleistern zusammen und trägst aktiv zu einer strukturierten, effizienten Arbeitsweise bei.

Bei dieser Stelle handelt es sich um eine Vermittlung im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung, der Vertrag ist auf 18 Monate befristet.

Deine Benefits

• Alle Vorteile einer Anstellung bei Academic Work
• Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld sowie zahlreiche Rabatte via Corporate Benefits bei namhaften Marken
• Möglichkeit flexibler Arbeitszeiten, remotes Arbeiten
• Wellness-Programm, vierteljährliche Teamevents und verschiedene Teamaktivitäten

Deine Aufgaben

Als Junior HR Administrator (m/w/d) unterstützt du unser Team bei der Verwaltung von Finanzprozessen sowie der Sicherstellung reibungsloser interner Abläufe.

• Erstellung und Verwaltung von Zahlungsanfragen in internen Systemen, inkl. Vorbereitung aller erforderlichen Belege
• Verfolgung des Rechnungszahlungsstatus und Eskalation bei Bedarf
• Unterstützung bei der Budgeterstellung und Vorbereitung der Abgrenzungsliste für den Monatsabschluss in Zusammenarbeit mit dem Team
• Enge Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam zur Überwachung des wöchentlichen Zahlungsstatus und Verwaltung monatlicher Lastschriftverrechnungen
• Bereitstellung von Audit-Unterstützung bezüglich der Workplace Solutions-Kosten und Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensstandards und -richtlinien
• Regelmäßige Nachverfolgung von Assets (z.B. mobile SIM/eSIM, Kantinenkarten etc.)

Anforderungen

• 1-2 J. Erfahrung in administrativen, operativen oder finanziellen Supportrollen
• Erfahrung im Umgang mit Rechnungen, Zahlungen oder Finanzdokumentation
• Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten
• Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten, sowie hohes Verantwortungsbewusstsein
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Von Vorteil ist

• Erfahrung mit SAP
• Erfahrung im internat. Umfeld

Um in der Rolle erfolgreich zu sein, benötigst du folgende persönliche Fähigkeiten:

• Stressresistent
• Zielorientiert
• Sozial
• Gewissenhaft
• Energetisch

Unser Rekrutierungsprozess

Dieser Rekrutierungsprozess wird von Academic Work durchgeführt und es ist der Wunsch unseres Partnerunternehmens, dass alle Fragen bezüglich der Position an Academic Work gerichtet werden.

Unser Auswahlverfahren ist fortlaufend. Die Stellenanzeige kann geschlossen werden, bevor das Einstellungsverfahren abgeschlossen ist, sobald wir zur nächsten Rekrutierungsphase übergegangen sind. Der Prozess umfasst zwei Tests: einen Persönlichkeitstest und einen kognitiven Test. Diese Tests sind Verfahren, um die richtigen Talente für die richtige Position zu finden sowie um Gleichberechtigung, Vielfalt und einen fairen Prozess zu ermöglichen.

Samsung Semiconductor Europe GmbH

"We spark the imagination of device manufacturers with top-of-the-line building blocks of the digital area, powering billions of devices, and through them, touching the lives of people around the world every day.” (Samsung Semiconductors)