Office Coordinator (m/w/d)

Über die Position

Als Berufsorganisation vertritt unser Kunde derzeit 14.600 Mitglieder aus 39 Nationen. Das Zentrum aller zugehörigen Aktivitäten befindet sich im Sekretariat in München, zentral gelegen auf Höhe des Hauptbahnhofes. Zu den Kernbereichen gehören neben Überwachung der Standesregeln, die Förderung und Entwicklung des Berufsstandes, Aus- und Weiterbildung sowie die Vertretung der Interessen seiner Mitglieder. Hierbei arbeiten die in der Regel ehrenamtlich tätigen Mitglieder mit anderen bekannten Institutionen zusammen.

Du startest als Teil eines 5 Köpfigen Teams, welches im Bereich Finance angesiedelt ist. Es handelt sich um eine international tätiges Unternehmen. Die Unternehmenskommunikation findet auf Englisch statt.

Diese Position ist vorerst befristet im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen. Eine Übernahme durch unsren Kunden ist im Laufe der Anstellung möglich.

Deine Benefits

• 28 Tage Jahresurlaub
• 45K Jahresgehalt
• Gleitzeit und ein Arbeitszeitkonto mit vollem Überstundenausgleich
• Zentraler Arbeitsort in München, mit der Möglichkeit nach Einarbeitung anteilig (2-3 Tage) aus dem Homeoffice zu arbeiten
• Deutschlandticket
• Attraktive Mitarbeiterrabatte bei Top-Anbietern (Adidas, Apple, etc.) sowie Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Alle Vorteile einer Anstellung bei Academic Work

Deine Aufgaben

• Bearbeitung von zentralen Anfragen von Mitgliedern und Geschäftspartnern (falls nötig) deren Weiterleitung
• Erstellung von Rechnungen (auch die jährlichen Mitgliedsrechnungen) und Gutschriften
• Abwicklung des Mahnwesens, Überprüfung offener Posten und Unterstützung bei der Verwaltung von Mitgliedsaustritten
• Weitere Unterstützung der Buchhaltung (z.B. Buchung von Spesenabrechnungen, Kreditkarten und Paypal Import)
• Pflege von Stammdaten im CRM-System und akkurate Verwaltung der Direct Debiting Mandates
• Facility Management: als zentrale Ansprechperson für Hausverwaltung, Reinigung und Serviceanbieter
• Organisation von Besprechungsräume, Bestellung & Verwaltung von Büromaterialien, Einholen von Angeboten und Verwaltung von Vertragsunterlagen

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium der Wirtschaftswissenschaften (gerne mit Bachelor-Abschluss) mit Berufserfahrung im Bereich Debitorenbuchhaltung.

• Sehr gute Deutsch (B2)- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit dem MS 365(Teams, Excel, Word, PowerPoint, Forms, etc.)

• Grundkenntnisse mit ERP und CRM Systemen (idealerweise Diamant und Orbis)

• selbstständige Arbeitsweise ergänzt durch ausgeprägten Teamgeist

• hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung

• Hands-on-Mentalität

• Keine Berührungsangst mit IT-Systemen, technikaffin

Von Vorteil ist

• Französisch auf B2 bis C1 Niveau
• Kenntnisse in einem Buchhaltungsprogramm

Unser Rekrutierungsprozess

Dieser Rekrutierungsprozess wird von Academic Work durchgeführt und es ist der Wunsch unseres Partnerunternehmens, dass alle Fragen bezüglich der Position an Academic Work gerichtet werden.

Unser Auswahlverfahren ist fortlaufend. Die Stellenanzeige kann geschlossen werden, bevor das Einstellungsverfahren abgeschlossen ist, sobald wir zur nächsten Rekrutierungsphase übergegangen sind. Der Prozess umfasst zwei Tests: einen Persönlichkeitstest und einen kognitiven Test. Diese Tests sind Verfahren, um die richtigen Talente für die richtige Position zu finden sowie um Gleichberechtigung, Vielfalt und einen fairen Prozess zu ermöglichen.