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Withers & Rogers is one of Europe’s largest dedicated intellectual property law firms, with offices across the UK, Paris, and Munich. Established 140 years ago, we remain as passionate as ever about making intellectual property work to our clients’ best advantage. Today, our clients include many renowned, innovative organisations from across Europe, North America, and Asia.

We believe that our patent and trade mark attorneys, support and operations staff have a breadth of expertise and a depth of specialist sector knowledge that is second to none. Our purpose is building trusting relationships, and our vision is to be an independent, responsible, sustainably profitable, and globally focused firm.

The Role

In this role, your responsibilities will include:
- Preparation of documents, briefing papers, reports and presentations
- Transcription of dictations, proofreading and handling client correspondence received via email and post (both hard copy and electronic in both German and English)
- Accurate and daily maintenance of computerised case management system, including following workflows and meticulous maintenance of the filing system, including digitisation, archiving and retrieval of files
- Scheduling and coordinating appointments and meetings
- Organising travel and billing
- Monitoring upcoming deadlines and issuing reminders
- Regular communication with patent attorneys, IP Administrators and Paralegals, external clients and authorities
- General administrative support to the team and cover, where necessary

About You

To join us as a Patent Team Assistant, you need:
- Fluent written and spoken German and English skills
- At least two years of administrative experience, patent administration or legal administration experience is preferred
- High level of organisational skills
- Proficiency in Microsoft Office programs, including Outlook, Word and Excel
- The ability to communicate clearly and effectively with staff and clients at all levels
- Experience in drafting documents and correspondence with outstanding speed and accuracy, as well as in managing various deadlines and urgent matters

What you can expect from us

Our firm is characterised by a strong team culture in a pleasant and relaxed working environment. A great team, modern offices in a convenient location in Schwabing, Munich, and a challenging role with a promising future await you. The salary will be commensurate with your experience, and you will also be entitled to a discretionary annual bonus.
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Withers & Rogers ist eine der größten spezialisierten Anwaltskanzleien für geistiges Eigentum in Europa, mit Niederlassungen in Großbritannien, Paris und München. Unsere Gründung erfolgte vor mehr als 140 Jahren und wir sind nach wie vor leidenschaftlich daran interessiert, geistiges Eigentum zum besten Vorteil unserer Kunden zu nutzen. Zu unseren Kunden zählen heute viele renommierte, innovative Firmen und Organisationen aus ganz Europa, Nordamerika und Asien.

Wir sind davon überzeugt, dass unsere Anwälte und unsere Mitarbeiter über eine unübertroffene Breite an Fachwissen und tiefen Branchenkenntnissen verfügen. Unser Ziel ist der Aufbau vertrauensvoller Beziehungen, und unsere Vision ist es, eine unabhängige, verantwortungsvolle, nachhaltig profitable und global ausgerichtete Kanzlei zu sein.

Die Rolle

Ihre Aufgaben in dieser Rolle umfassen:
- Erstellung von Dokumenten, Briefing-Papieren, Berichten und Präsentationen
- Transkription von Diktaten, Korrekturlesen und Bearbeitung der per E-Mail und Post eingegangenen Mandantenkorrespondenz (in Papierform und elektronisch in Deutsch und Englisch)
- Sorgfältige und tägliche Pflege des computergestützten Fallmanagementsystems, einschließlich der Einhaltung von Arbeitsabläufen und der sorgfältigen Pflege des Ablagesystems, einschließlich Digitalisierung, Archivierung und Abruf von Akten
- Planung und Koordination von Terminen und Besprechungen
- Organisation von Reisen und Abrechnungen
- Überwachung anstehender Fristen und Versenden von Mahnungen
- Regelmäßige Kommunikation mit Patentanwälten, IP-Administratoren und Rechtsanwaltsfachangestellten, externen Kunden und Behörden
- Allgemeine administrative Unterstützung des Teams und Vertretung, falls erforderlich.

Über Sie

Um als Patent-Teamassistent/in bei uns einzusteigen, benötigen Sie:
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Mindestens zwei Jahre Verwaltungserfahrung, vorzugsweise in der Patentverwaltung oder Rechtsverwaltung
- Hohes Maß an Organisationsgeschick
- Kenntnisse in Microsoft Office-Programmen, einschließlich Outlook, Word und Excel
- Klare und effektive Kommunikation mit Mitarbeitern und Mandanten auf allen Ebenen
- Erfahrung in der schnellen und präzisen Erstellung von Dokumenten und Korrespondenz sowie in der Verwaltung verschiedener Fristen und dringender Angelegenheiten

Was Sie von uns erwarten dürfen

Unsere Kanzlei zeichnet sich durch eine starke Teamkultur in einem angenehmen und entspannten Arbeitsumfeld aus. Es erwarten Sie ein tolles Team, moderne Büroräume in günstiger Lage in Schwabing, München und eine anspruchsvolle Tätigkeit mit Zukunft. Das Gehalt richtet sich nach Ihrer Erfahrung. Zusätzlich erhalten Sie einen jährlichen Bonus nach Ermessen.