Für unseren Klienten, ein Unternehmen/Family Office im Bereich BL-Sport, sehen wir uns aktuell um.

Aufgaben

Ihre zukünftigen Aufgaben – ein bunter Mix aus Organisationstalent und Allround-Unterstützung:

• Ganzheitliches Reisemanagement (Planung, Buchung, Optimierung und Abrechnung von Geschäftsreisen, Hotels, Flügen, Bahn, Mietwagen, Visa etc.)
• Professionelle Gäste- & Besuchermanagement (Empfang, Koordination von Besuchen, Hotelbuchungen für Gäste, Betreuung vor Ort, Restaurantreservierungen, Transportorganisation)
• Klassisches Office Management (Terminplanung & -koordination, Kalenderführung, Meeting-Vorbereitung & -Nachbereitung, Raum- & Technikorganisation)
• Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft (Korrespondenz in Deutsch & Englisch, Postbearbeitung, Ablage / Digitalisierung, Stammdatenpflege, Rechnungs- & Belegprüfung)
• Organisation von Events, Meetings, Workshops und kleineren Firmenveranstaltungen (inkl. Catering, Technik, Teilnehmerkoordination)
• Schnittstellenfunktion im Unternehmen (Ansprechpartner:in für interne Teams, externe Dienstleister, Partner und Behörden)
• Mitverantwortung für die laufende Optimierung von Abläufen, Tools und Prozessen im Office- & Reisemanagement-Bereich
  u.w.

Breites & vielfältiges Aufgabenspektrum – kein Tag gleicht dem anderenHoher Gestaltungsspielraum:

Sie können sich sukzessive in Richtung vollumfänglicher Verantwortung für einzelne Bereiche (Reisen, Gäste, Office, Events, Projekte …) entwickeln. Langfristige Entwicklungsperspektive innerhalb der Rolle – viele Richtungen sind möglich (spezialisieren oder weiter verbreitern) Quereinsteiger:innen sind herzlich willkommen – entscheidend ist das Mindset, nicht zwingend der klassische Ausbildungsweg.

Qualifikation

Hohe Flexibilität und Freude daran, in einem dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten zu arbeiten

Sehr hohes Maß an Eigenverantwortung und proaktiver Arbeitsweise

Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

Starke Team- und Kommunikationsfähigkeit – Sie sind Dienstleister:in im besten Sinne

Hohes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit – auch wenn niemand genau hinschaut

Sehr gute Deutschkenntnisse sind wichtig und mittlere Englischkenntnisse reichen aus

Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)

Idealerweise erste Erfahrung in Reisemanagement, Gästebetreuung, Office- oder Assistenzaufgaben (gerne auch aus Hotellerie, Event, Vertrieb, Kanzlei, Start-up …)

Benefits

Vollzeit (evtl. auch Teilzeit) möglich.
Home Office nach Absprache hin und wieder.
Sehr spannendes und hochkarätiges Umfeld in der Branche.
Entfaltung und Weiterentwicklung in einem Themenschwerpunkt des Unternehmens möglich.
Flexible Arbeitszeiten und Pausen.
Sehr spannende Branche.
Unkompliziertes und lösungsorientiertes Arbeiten.
und weiteres...

Ein junges und dynamisches Team freut sich schon auf Sie!