Das Institut für Schlaganfall- und Demenzforschung (ISD ) ist ein weitgehend aus Stiftungsmitteln finanziertes Institut am Klinikum der Universität München, dessen Tätigkeitsfeld von der Grundlagenforschung bis zur Durchführung klinischer Studien reicht. Am ISD sind rund 150 Mitarbeiter, Doktoranden, Stipendiaten sowie ausländische Gastwissenschaftler tätig.

Ihr Aufgabenbereich

· Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben · Unterstützung und Zuarbeit bei administrativen Aufgaben für Arbeitsgruppen und Forschungsteams · Kalender- und Terminmanagement der Arbeitsgruppenleiter · Reiseorganisation mit Flug-, Zug-, Hotelbuchung inkl. Reisekostenabrechnung · Begleitung und Durchführung personaladministrativer Tätigkeiten · Bewerbermanagement · Korrespondenz mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache · Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Tagungen sowie Besucherbetreuung · Materialwirtschaft incl. Bestellung, Rechnungsprüfung und Verwaltung · Mithilfe bei der Verwaltung von Budgets – Aufbereitung von Reports in Excel · Mithilfe bei Erstellen von internen und externen Rechnungen · Vertretungen und Support der anderen Verwaltungsmitarbeiter

Unsere Anforderungen

· Fließende Deutschkenntnisse sowie verhandlungssicheres, sehr gutes Englisch in Wort und Schrift sind Voraussetzung für diese Position

· Erfolgreiche abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung · Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, oder Ähnliches z.B. als Sekretär oder Teamassistenz · Ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent · Selbstständiges, strukturiertes Arbeiten · Erfahrung im Forschungs-/Universitätsumfeld (wünschenswert, aber nicht Voraussetzung) · Unerlässlich sind sehr gute Anwenderkenntnisse von MS Office Programmen (Word, Excel, Outlook) · SAP Grundkenntnisse (wünschenswert) · Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein sowie Teamgeist · Lernbereitschaft sowie Freude an interkulturellen Zusammenarbeit

Wir suchen einen engagierten Mitarbeiter, der in der Lage ist, Aufgaben effektiv zu priorisieren und so einen reibungslosen Ablauf in unserem Team sicherzustellen. Sie haben ein kundenorientiertes, serviceorientiertes und selbstsicheres Auftreten sowie Freude am Umgang mit Menschen, auch in hektischen Situationen. Empathie, Flexibilität und Belastbarkeit zeichnen Sie aus. Sie arbeiten gerne im Team, sind aufgeschlossen und haben eine strukturierte, eigenverantwortliche und gewissenhafte Arbeitsweise. Sehr gute MS Office Kenntnisse sowie sehr gute (fließende) Deutsch und verhandlungssichere Englischkenntnisse werden vorausgesetzt.

Unser Angebot

· Wir bieten Ihnen eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem internationalen Forschungsumfeld mit der Möglichkeit, eigene Ideen und Erfahrungen mit einzubringen. · Sie arbeiten selbstständig und verantwortungsvoll in einem kollegialen und motivierten Team. · Sie erhalten eine intensive Einarbeitung und werden in Ihr Team integriert. · Der Arbeitsplatz befindet sich in einem ansprechenden, multikulturellen Umfeld in einem modernen Forschungsgebäude am Standort Großhadern. · Das Anstellungsverhältnis ist zunächst auf 2 Jahre befristet, eine Verlängerung ist erwünscht.  · Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) einschließlich aller im Öffentlichen Dienst üblichen Zulagen.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.