Standort: Münster | Vollzeit (40 Stunden) | Hybrides Arbeiten möglich

Wir suchen eine motivierte und praxisorientierte Assistenz (m/w/d), die unsere wachsenden Teams in dieser Region unterstützt. Dies ist eine Einstiegsposition und eine großartige Gelegenheit, in einem dynamischen und schnell wachsenden internationalen Umfeld breitgefächerte Erfahrung zu sammeln.

Am Standort Münster sind Sie die lokale administrative Ansprechperson für das On-Site-Team, unterstützen einen gut organisierten Arbeitsplatz und tragen zu mitarbeiterbezogenen Themen bei. Außerdem verantworten Sie das Fuhrparkmanagement des Unternehmens und begleiten die Einführung sowie Umsetzung der Car-Benefit-Programme und dazugehöriger Richtlinien. Sie berichten an die regionale HR Business Partnerin und arbeiten eng mit dem internationalen Admin-/HR-Team zusammen.

Ihre Aufgaben

• Koordination von Administration und Office Management an verschiedenen europäischen Standorten
• Zusammenarbeit mit externen Büro- und Facility-Dienstleistern
• Fuhrparkmanagement für Firmenwagen und Fahrräder
• Pflege, Aktualisierung und Erstellung von Mitarbeiterdokumenten und HR-relevanten Daten
• Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits
• Organisation von Mitarbeiterbindungsmaßnahmen (CSR, ESG, DEI, HR)
• Verantwortung für die Einhaltung der Health-&-Safety-Richtlinien sowie für die Instandhaltung des lokalen Büros
• Unterstützung bei Richtlinien-Updates und Roll-outs

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation Oder: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Administration oder Office Management
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Proaktive Denkweise mit Eigenverantwortung und Initiative
• Sicheres Arbeiten in einem internationalen, standortübergreifenden Umfeld
• Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit einem globalen Team in den USA, Indien und Großbritannien

Wir bieten

• Unbefristeter Vollzeitvertrag
• Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
• Jährliches Budget für Weiterbildung
• Interne Trainings für Ihre persönliche und berufliche Entwicklung
• Ein angenehmes Arbeitsumfeld in Münster
• Enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen internationalen Admin-/HR-Team zur Unterstützung Ihrer Entwicklung
• Möglichkeit, bis zu 20 Tage pro Jahr (anteilig je nach Eintrittsdatum) weltweit remote zu arbeiten

Location: Münster | Full time (40hr) | Hybrid work possible

We are looking for a motivated and hands-on Administrative Assistant (m/f/d) to support our growing Teams in this region. This is an entry-level position and a great opportunity to gain broad experience in a dynamic and fast-growing international environment.

Based in Münster, you will be the local administrative point of contact for the on-site team, supporting a well-organized workspace and contributing to employee related matters. You will also be responsible for the fleet management of the company and manage the car benefit rollout and policy implementation. You will report to the Regional HR Business Partner and work closely with the international Admin/HR team.

Your Responsibilities

• Administration and office management coordination across European locations
• Collaboration with external office and facility service providers
• Fleet management for company cars and bikes
• Maintaining, updating, and producing employee documentation and HR-related data
• Administration of employee benefits
• Employee engagement events (CSR, ESG, DEI, HR)
• Responsible for the Health and Safety regulations and upkeep of the local office
• Assist on policy updates and roll-outs

Your Profile

• Completed vocational training (Ausbildung), e.g. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, or comparable qualification, or at least 3 years of experience in administration or office management
• Fluent German and good English skills (written and spoken)
• Structured, reliable, and service-oriented working style
• Proactive mindset with a sense of ownership and initiative
• Comfortable working in an international, multi-location environment
• Comfortable with working with a global team spread across US, IND and UK

What We Offer

• Permanent Full-time Contract
• Hybrid working options
• A yearly learning and development budget
• Internal trainings for your growth
• A pleasant working environment in Münster
• Close collaboration with an experienced international Admin/HR team to support your development
• Remote working from anywhere in the world for up to 20 days in a year (pro-rated as per joining).

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.