Mitarbeiter Empfang und Büroorganisation (m/w/d)

Dermatest GmbH ist ein unabhängiges dermatologisches Testinstitut mit Sitz in Münster. Seit 1978 prüfen wir die Hautverträglichkeit und Wirksamkeit kosmetischer, medizinischer und pflegender Produkte.
Wir arbeiten mit Marken und Herstellern aus über 45 Ländern zusammen und stehen für wissenschaftliche Qualität, Sicherheit und Vertrauen, erkennbar an unserem Dermatest-Siegel. Unsere Mission: Produkte weltweit sicher auf die Haut bringen.

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Bürokommunikation)
• Berufserfahrung am Empfang oder im Büro wünschenswert
• Freundliches, professionelles Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Organisationstalent, Serviceorientierung, Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel); ggf. Erfahrung mit Bürosoftware/CRM
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit und Flexibilität

Aufgaben:

• Begrüßung und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
• Annahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails
• Postverteilung und Wareneingang
• Koordination Fahrdienst
• Verwaltung von Schlüsseln und Sicherheitsvorkehrungen
• Organisation von Meetingräumen (Reservierungen, Vorbereitung von Konferenzräumen)
• Organisation und Vorbereitung interner Veranstaltungen
• Organisation Geburtstagsgeschenke/Jubiläen Mitarbeiter
• Organisation Reisen (Buchungen Hotels, Flüge, DB, Versicherungen für Messen und Kundenbesuche)
• Unterstützung beim Vorbereiten von Messebesuchen
• Allgemeine administrative Unterstützung: Schriftverkehr, Dokumentenablage, Scan/Archivierung
• Unterstützung im Office-Management (Bestellungen, Büromaterial, Verwaltung von Reinigungs- und Wartungsverträgen)
• Tätigkeiten der vorbereitenden Buchhaltung/Kreditoren- und Debitorenmanagement"

Benefits:

• Arbeit in einem ambitionierten und interdisziplinären Team mit engem Kontakt zu vielen Experten
• relevante Weiterbildungsmöglichkeiten
• einen interessanten Arbeitsplatz in einem stark wachsenden familiengeführten Unternehmen
• eine umfassende Einarbeitung
• Arbeitsplatz in Münster mit hervorragender Anbindung an Autobahn und ÖPNV der Region Münster
• Benefits wie Wellpass, Jobrad etc.

Die aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit der Angabe des nächstmöglichen Eintrittstermins bitte per E-Mail an senden:

Svenja Schleß