Die WORKS Kiefner GmbH & Co. KG ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen mit Sitz in Neckartenzlingen, Baden-Württemberg. Seit 1956 entwickeln und produzieren wir individuelle Arbeitskleidung für Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Als Hersteller mit über 90 % Produktion in Europa stehen wir für Qualität, Verlässlichkeit und persönliche Kundenbetreuung. Unsere Arbeitsweise ist geprägt von flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einem lösungsorientierten Miteinander.

Zur gezielten Unterstützung der Geschäftsleitung suchen wir eine strukturierte, loyale und durchsetzungsfähige Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit erweiterten Aufgaben in der administrativen Steuerung von Personalangelegenheiten und der Überarbeitung interner Prozesse.

Aufgaben

Klassische Sekretariats- und Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung (z. B. Terminkoordination, Reisemanagement, Protokollführung)

Organisation und Koordination interner Abläufe, inkl. Ablage, Dokumentenmanagement und allgemeiner Korrespondenz

Eigenverantwortliche Steuerung des Bewerbermanagements: Sichtung von Unterlagen, Kommunikation mit Bewerber:innen, Terminkoordination, Teilnahme an Bewerbungsgesprächen

Vorbereitung und Erstellung von Arbeitsverträgen, Vereinbarungen und personalbezogenen Unterlagen

Onboarding neuer Mitarbeitender und organisatorische Begleitung beim Einstieg

Mitwirkung bei der Überarbeitung und Verbesserung interner Strukturen und Abläufe – insbesondere im Bereich Personal, Büroorganisation und Kommunikation

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in strategisch-operativen Tagesfragen

Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Fundierte Erfahrung im Assistenz- oder Office-Bereich, idealerweise mit Berührungspunkten zur Personalverwaltung

Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten

Strukturierte, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise

Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen

Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Selbstsicheres, verbindliches Auftreten sowie Belastbarkeit in stressigen Situationen

Interesse an Prozessen, Strukturierung und administrativer Verantwortung

Benefits

Eine zentrale Position mit direktem Kontakt zur Geschäftsleitung

Viel Gestaltungsspielraum in einem sich entwickelnden mittelständischen Unternehmen

Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege in einem familiären Umfeld

Ein langfristiges und sicheres Arbeitsverhältnis mit klar definiertem Verantwortungsbereich

Eine vielseitige Tätigkeit mit Schnittstellenfunktion zwischen Büroorganisation, Personalsteuerung und Unternehmensleitung

Moderne Arbeitsmittel und ein aufgeschlossenes Team

Sie möchten mit uns Strukturen gestalten und Verantwortung übernehmen?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Unterlagen.