Sie managen das Backoffice in enger Abstimmung mit Ihren Assistenzkolleginnen in der Schweiz. Das aufgrund komplexer Netzwerke umfassende Agenda-Management haben Sie im Griff, und notwendige Zusammenhänge erkennen Sie rasch. Anfragen selektionieren Sie und treffen, wo angebracht, bereits erste Vorkehrungen zur Erledigung. Sie fordern die termingerechte Lieferung von Resultaten ein und informieren zuverlässig über Fortschritte und «action-items». Dabei fungieren Sie als Schnittstelle zu anderen Abteilungen, dem Verwaltungsrat sowie zu Gruppengesellschaften im In- und Ausland. Sie haben Einblick in richtungsweisende Entscheidungen, was diese Position zu einer Vertrauensstellung macht.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Im Zentrum steht die administrative Steuerung des Tagesgeschäfts, ein stetiges «am Ball bleiben» sowie themen- und standortübergreifendes Mitdenken. Aufgrund mannigfaltiger Themen und einer agilen Unternehmensführung, gilt es, das Tagesgeschäft punktgenau zu steuern.

• Komplexe Termin- und Reiseplanung; proaktive Unterstützung bei allen terminlichen Verpflichtungen.
• Organisation Meetings, Telefon- und Video-Konferenzen. Es gilt, die vielfältigen Engagements vorausschauend zu koordinieren (Einladungen, Lunches, Dinner).
• E-Mail Management, sinnvolle Priorisierung und Triage; Nachverfolgung von Pendenzen/Action Items.
• Erstellung von vertraulicher Korrespondenz (D/E); Erstellung von Unterlagen nach Vorgabe.
• Unterstützung bei Events und Kongressen.
• Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung bzw. Bereitstellung von Unterlagen physisch/elektronisch.
• Kontaktschnittstelle zu externen Dienstleistern sowie allgemeines Office Management.
• Rechnungsanweisung, Belegeinreichung und Spesenmanagement; Genehmigungsprozesse.
• Stellvertretung der Assistenzkolleginnen in der Schweiz; ggf. auch gelegentlich vor Ort.

Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung, Fähigkeiten
Besonderes Augenmerk liegt auf Ihrer Persönlichkeit: Vorausschauend, verlässlich und mit Freude daran, ein anspruchsvolles Office zu führen: Ein Höchstmass an Professionalität und Diskretion sind ebenso Voraussetzung wie eine präzise, kollaborative Arbeitsweise. Zudem wird Reisebereitschaft im planbaren Rahmen und ein längerfristiges Engagement erwartet. Was ist darüber hinaus gefragt?

• Eine kaufm. Ausbildung kombiniert mit relevanter Weiterbildung bspw. Europasekretär/in, Fremdsprachenkorrespondenz, Management Assistant,
• 8-10 Jahre Assistenzerfahrung auf GL-Stufe.
• Ausgeprägtes Organisationstalent - Sie erkennen Abhängigkeiten, ziehen die richtigen Schlüsse und handeln im Rahmen Ihrer Entscheidungskompetenz.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten; Sie finden immer den richtigen Ton, sind zugänglich und respektvoll.
• Sie können differenziert auf Fragestellungen eingehen und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
• Sie sind eine unkomplizierte Persönlichkeit, die weiss wo sie steht - «geerdet» und resilient.
• Deutsch ist Ihre Muttersprache und Englisch beherrschen Sie auf Stufe B2.
• Sehr gute IT-Kenntnisse: MS Office und Kollaborationstools (OneNote, Zoom, Teams, etc.).
• Ein Höchstmass an Diskretion verbunden mit diplomatischem Geschick: Sie sind zurückhaltend, wo angebracht und gleichzeitig ein «enabler», wenn erforderlich - das Erbringen einer Top-Dienstleistung ist Ihre Passion.
• Neuen Themen und Aufgaben begegnen Sie offen und interessiert, immer bereit zu wachsen und sich zu entwickeln.
• Sie haben Sinn für Humor, denn dieser kommt - bei aller Dynamik im Alltag - nicht zu kurz.

Worauf Sie sich freuen dürfen
Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit sympathischen Kollegen und Kolleginnen, in einem dynamischen und innovativen Umfeld, in dem das Einbringen von Ideen für organisatorische Abläufe erwünscht ist. Im Unternehmen wird eine «open-door-Policy», gepflegt. und man begegnet sich offen, kollegial und respektvoll – auch ein Grund, warum sich die Mitarbeitenden dort wohlfühlen und die Fluktuation niedrig ist. Ihre Arbeitsplatzumgebung ist «state-of-the-art». Sie haben ein eigenes Büro, das ergonomisch ausgestattet ist und es steht ein Parkplatz zur Verfügung. Nicht zuletzt erhalten Sie ein attraktives Vergütungspaket, das der Position entspricht. Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihr Bewerbungsdossier (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise), das uns unter apply@barnickelfellows.ch mit Angabe Ref. «Passionate-Together-DE, erreicht.

​Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich | +41 44 243 86 68