Die Zentrale Arbeitssicherheits Prüfstelle GmbH (ZAP GmbH) ist spezialisiert auf die Prüfung elektrischer Betriebsmittel nach DGUV V3. Unsere Außendiensttechniker sind täglich bundesweit im Einsatz, um bei unseren Kunden vor Ort für Sicherheit und Rechtskonformität zu sorgen. Damit das reibungslos funktioniert, brauchen wir dich als zentrale Schaltstelle in der Disposition.

Aufgaben

1. Einsatzplanung & Tourenoptimierung

• Planung und Steuerung der Einsätze unserer Außendiensttechniker
• Tages- und Wochenplanung unter Berücksichtigung von:
• Fahrzeiten, Entfernungen und regionalen Clustern
• Geräteanzahl und geschätztem Prüfaufwand pro Kunde
• Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten der Techniker
• Optimierung der Routen, um Leerfahrten und unnötige Kilometer zu vermeiden

2. Terminmanagement & Kundenkommunikation

• Abstimmung von Terminen mit Kunden per Telefon und E-Mail
• Bestätigung, Verschiebung und ggf. Zusammenlegung von Terminen
• Freundliche und lösungsorientierte Kommunikation bei:
• kurzfristigen Stornierungen
• Terminwünschen der Kunden
• Rückfragen zu Dauer, Ablauf oder Anforderungen vor Ort

3. Vorbereitung der Außendiensteinsätze

• Sicherstellen, dass alle relevanten Informationen vorliegen:
• Ansprechpartner vor Ort
• genaue Adresse und Objektbesonderheiten
• geplante Geräteanzahl / erwarteter Zeitbedarf
• Dokumentation der Termine in unserem Dispositionstool / Kalender
• Übermittlung der Tagesplanung an die Techniker (digital)

4. Schnittstelle zwischen Innen- und Außendienst

• Enge Zusammenarbeit mit:
• Geschäftsführung / Einsatzleitung
• Vertrieb (z. B. bei „Akut-Kunden“ oder Sonderterminen)
• Außendiensttechnikern (Rückmeldungen, Verzögerungen, Zusatzbedarf)
• Weitergabe von Kundenfeedback und wichtigen Informationen an die zuständigen Stellen

5. Kontrolle, Auswertung & Nachsteuerung

• Überwachung der Auslastung der Techniker (Tages- und Wochenübersicht)
• Kurzfristige Umplanung bei:
• Ausfällen (Krankheit, Stau, technische Probleme)
• neuen Eilaufträgen oder Verschiebungen
• Pflege von Stammdaten (Kundendaten, Ansprechpartner, Besonderheiten)

Qualifikation

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokommunikation, Industriekaufmann/-frau, Spedition/Logistik) oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in der Disposition, Service-Innendienst oder in der Terminplanung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit PC und gängigen Office-Programmen; Erfahrung mit Dispo-/Kalender- oder CRM-Systemen wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude daran, viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten
• Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und ein ruhiger Kopf auch in stressigen Situationen

Benefits

• Junges Unternehmen mit einem Altersdurchschnitt Ende 20 – kurze Wege, lockere Atmosphäre, viel Gestaltungsspielraum
• Echte Aufstiegschancen – z. B. in Richtung Teamleitung Backoffice, Projektkoordination oder Disposition
• Direkter Draht zur Geschäftsführung – deine Ideen werden gehört und können schnell umgesetzt werden
• Modernstes Arbeitsequipment – u. a. MacBook, digitale Tools und ein neues, modernes Büro am Hafen
• Aufgaben, die dich fordern – keine reine Routine, sondern ein breites Aufgabenspektrum mit Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten

Sonstiges:

• Betriebliche Weiterbildung
• Betriebsarzt/Betriebsärztin
• Empfehlungsprogramm
• Firmenevents
• Firmenhandy
• Kostenlose Getränke
• Kostenloser Parkplatz
• Arbeitsort: Vor Ort