Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter – Personalgewinnung und Archiv (m/w/d)

1. Institut für die Sicherheit biotechnologischer Verfahren bei Pflanzen (SB) – Standort Quedlinburg
2. Personalreferat der Zentralabteilung (ZA-P) – Standort Quedlinburg

Bewerbungsfrist: 3. Oktober 2025 für die Kennziffer: QLB-SB/ZAP-Bürosachbearb-01-25

Ihre Aufgaben

Zu 1. Vorzimmerkraft für das Institut für die Sicherheit biotechnologischer Verfahren bei Pflanzen (SB)

· Büroorganisation, Terminverwaltung und Aktenführung;

· Allgemeine Schreib- und Büroarbeiten (Schriftverkehr, Postein- und ausgang, Terminüberwachung, Datenbankpflege);

· Mitarbeit bei der Bewirtschaftung der zugewiesenen Haushaltsmittel (Haushaltsüberwachungslisten, Tabellenkalkulation, Rechnungsbearbeitung);

· Mitarbeit bei der Verwaltung und Überwachung von Drittmittelprojekten;

· Organisation und Vorbereitung von Sitzungen, Tagungen und Veranstaltungen;

· Besucherempfang und -betreuung, zentrale E-Mail- und Telefonanlage;

· Hilfe bei der Planung und Buchung von Dienstreisen, Bearbeitung des BLE-Reiseportals als vorgeschaltete Reisestelle. Zu 2. Unterstützung des Personalreferates der Zentralabteilung

· Bewerbermanagement (Prüfung, Bearbeitung, Erfassung und spätere Einladung/Absagen von Bewerbungen) für die Standorte Dossenheim und Siebeldingen;

· Verwaltung (Prüfung, Archivierung, Erfassung, Fristenüberwachung, Vernichtung und ggf. Abgabe von Personalakten) der Archive des Personalreferates an den Standorten Quedlinburg und Braunschweig insbesondere unter Beachtung der Dienstanweisung über die Führung von Personalakten und die Verarbeitung von Personalaktendaten im JKI;

· Vertretung bei der Bearbeitung von Gast- und Praktikantenangelegenheiten sowie im Vorzimmer;

· Bearbeitung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen gemäß Leitfaden zum Ablauf einer Einstellung im JKI.

Sie haben

· eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung;

· möglichst praktische Erfahrungen in den beschriebenen Aufgabengebieten;

· eine gute Ausdrucksfähigkeit und sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie Grundkenntnisse in Englisch;

· Talent für Organisation, verfügen über eine strukturierte Arbeitsweise sowie Fähigkeit zur interdisziplinären Zusammenarbeit;

· Erfahrung im Personalwesen und Personalaktenrecht des Bundes

· Kenntnisse des Tarifrechts, des Sozialversicherungsrechts sowie verwaltungsrechtlicher Vorschriften;

· sichere Anwendung von Bürosoftware (insbesondere MS-Office-Kenntnisse);

· einen Führerschein der Klasse B (III) und sichere Fahrweise eines PKW mit Schalt- oder Automatikgetriebe;

· die Bereitschaft zu regelmäßigen Dienstreisen an den Standort Braunschweig;

· die körperliche Fitness, um ggf. den Transport der Personalakten zwischen den Archiven zu gewährleisten.

Selbständiges Arbeiten, persönliches Engagement, Belastbarkeit, Flexibilität sowie Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft werden vorausgesetzt.

Wir bieten

· eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle und interessante Tätigkeit in einer internationalen Arbeitsumgebung.

· eine unbefristete Vollzeitbeschäftigung mit 39,0 Wochenstunden, welche sich aus zwei Arbeitsplätzen mit je 50 v.H. ergibt. Verschiedene Formen der Teilzeitbeschäftigung sind grundsätzlich möglich. Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst-Ost (TVöD‑Ost).

· eine Vergütung nach Entgeltgruppe E 5 TVöD.

· einen Eintritt zum frühestmöglichen Zeitpunkt.

Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung. Wir leben ein diverses und weltoffenes Miteinander. Das Julius Kühn-Institut verpflichtet sich zur Inklusion. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt. Das JKI unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist seit 2021 Träger des Zertifikates audit berufundfamilie (https://www.julius-kuehn.de/media/2_JKI/Allgemein/PDF/2021_auditberufundfamilie_ZertifikatPortr%C3%A4t.pdf) . Um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu unterstützen, bietet das JKI im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten u.a. flexible Arbeitszeitmodelle an. Weitere Informationen finden Sie hier (https://www.julius-kuehn.de/media/2_JKI/Arbeiten_am_JKI/PDF/JKI_Arbeitgeber_BuF.pdf) .

Bei einer Einstellung kann das Deutschlandticket als Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss für 23,28 € bezogen werden.

Mehr Informationen

Kathrin Lehmann Philipp Heyer

Tel.: +49 (0) 3946 47-1500 Tel.: +49 (0) 03946 45-1531

E-Mail: kathrin.lehmann@julius-kuehn.de (https://mailto:kathrin.lehmann@julius-kuehn.de) E-Mail: philipp.heyer@julius-kuehn.de (https://mailto:philipp.heyer@julius-kuehn.de)

Online bewerben

Bewerben Sie sich bitte bis zum 3. Oktober 2025**** über das Online-Bewerbungssystem "Interamt". Klicken Sie dazu bitte auf den Button "Online bewerben" auf der Seite von "Interamt".

Eine Übersicht aller offenen Stellenausschreibungen des Julius Kühn-Instituts finden Sie hier (https://wissen.julius-kuehn.de/karriere) . Alternativ können Sie auch einfach den QR-Code unten-rechts mit Ihrem mobilen Endgerät scannen.

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Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen sind im Rahmen des Online-Verfahrens bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist im System hochzuladen.

Das Julius Kühn-Institut ist eine Einrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (BMLEH). Hausanschrift: Julius Kühn-Institut (JKI), Bundesforschungsinstitut für Kulturpflanzen, Zentralabteilung, Erwin-Baur-Straße 27, 06484 Quedlinburg.

Informationen zum Datenschutz finden Sie hier: https://www.julius-kuehn.de/datenschutz-stellenangebote (https://www.julius-kuehn.de/datenschutz-stellenangebote) .

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.