Du behältst den Überblick, liebst Abwechslung und hast Drive? Du kannst operativ mit anpacken, administrativ sauber abliefern und gleichzeitig Systeme, Prozesse und Kundenerlebnisse mitgestalten? Dann passt diese Rolle sehr gut zu Dir.

Wer wir sind

Das Community Services Team vom IFJ Institut für Jungunternehmen betreibt zum einen den startup space in Zürich, Schlieren und unterstützt zum anderen diverse weitere IFJ-Produkte und Services. Wir verbinden Tagesbetrieb (Mieter/innen, Event-, Seminar- und Meetingräume, Infrastruktur etc.) mit Business Operations (Vertragsmanagement, CRM-Führung, buchhalterische Abläufe etc.). Genau hier kommst Du ins Spiel.

Deine Rolle

Du bist ein zentrales Operations-Rückgrat: Du hältst Fäden administrativ und organisatorisch zusammen, sorgst für saubere Abläufe und unterstützt dort, wo es im Alltag brennt – von Telefon über Vertrags- und Rechnungsprozesse bis zur Kaffeemaschine und dem perfekten Setup im Sitzungszimmer.

Aufgaben

Operations & Tagesbetrieb (startup space)

• Erste Ansprechperson für Mieter/innen, Interessent/innen und Gäste
• Sicherstellung eines professionellen Tagesbetriebs (Empfang und Anliegen)
• Koordination und Bereitstellung von Meeting- und Eventräumen (inkl. Technik/Catering)
• Ablaufkoordination vor Ort sowie einfache Nachbearbeitung

Administration

• Vertragsführung, Updates, Ablage und Datenpflege
• Koordination von Ein- und Auszügen inkl. Übergaben und Dokumentation
• Pflege und Qualitätssicherung von CRM- und Betriebsdaten
• Unterstützung bei Rechnungsstellung sowie Debitoren-/Kreditoren-Inputs
• Erstellen von Reports

Qualifikation

• Hoher Drive: Du packst an, denkst mit und übernimmst Verantwortung
• Freude an administrativer Arbeit: strukturiert, zuverlässig und genau
• Systemdenken: Du arbeitest gern mit Daten, Tools und Prozessen
• Freude an Kundenkontakt (keine Scheu vor Telefongesprächen)
• Sehr gutes Deutsch, gute Englischkenntnisse (Französisch ein Plus)
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Flexibilität: In Peak-Zeiten oder bei Events bist Du bereit, situativ mitzutragen
• Ein Wohnort zwischen Zürich und Winterthur ist vorteilhaft

Benefits

• Ein Team, das zusammenhält: Wir ziehen an einem Strick, helfen einander aktiv und lassen niemanden hängen.
• Dynamik statt Konzernroutine: Viel Betrieb, wechselnde Prioritäten und ein Umfeld, das Mitdenken und Pragmatismus belohnt.
• Gestaltungsspielraum: Du kannst Abläufe verbessern, Standards setzen und Themen wirklich vorantreiben.
• Breites Spielfeld: Von Tagesbetrieb über Verträge bis zu Events und Prozess- und Tool-Themen. Du lernst schnell viel und siehst Wirkung.
• Teamkultur: pragmatisch, unterstützend und hilfsbereit

Falls dein Herz für Gastfreundschaft brennt und du leistungsbereit bist, dann sende noch heute deine Bewerbung (CV und Motivationsschreiben).