Ihre Aufgaben

HR & Personaladministration

• HR-Administration vom Mitarbeitereintritt bis zum Austritt

• Eröffnung, Pflege und Mutation der Personalstammdaten in Abacus

• Mithilfe für die Zeiterfassung mit Polypoint (PEP) inkl. Kontrolle, Auswertungen und Nachverfolgung

• Mithilfe bei der monatlichen Lohnverarbeitung für rund 300 Personen, davon rund 50 interne und externe - Klientinnen und Klienten mit IV-Rente

• Administrative Unterstützung im Rekrutierungsprozess inkl. Pflege der Karriereseite

• Mithilfe bei HR-Statistiken, Auswertungen und Projekten

• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von HR-Services

• Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden rund um das Thema Personalwesen

• Kontaktpflege mit Ämtern, Versicherungen und externen Stellen

Klienten Management

• Erfassung der Eintritte, Austritte und Mutationen von Klientinnen und Klienten

• Erstellung und Verwaltung von Standardverträgen der Klienten in Zusammenarbeit mit der Bereichsleitung und dem internen Sozialdienst

• Erfassung von Erhebungen zum individuellen Betreuungsbedarf (IBB) (Grundlage durch Bereiche erhoben)

• Verrechnung von Bezügen (Essen, Taschengeld, interne Verrechnungen etc.)

• Abklärungen mit Ämtern und internen Stellen

Das sind Sie

• Kaufmännische Ausbildung (EFZ), idealerweise mit Weiterbildung im Personal- oder Verwaltungsbereich

• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Erfahrung in der Personaladministration und/oder im Klienten Management

• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Abacus, idealerweise auch Polypoint (PEP)

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel

• Social-Media-affin und interessiert an digitalen Kanälen

• Flexibel und offen für Veränderungen

• Bereit, nach Absprache auch an anderen Standorten von Viv zu arbeiten

• Selbstständig, strukturiert und exakt, Sie behalten auch bei vielen Schnittstellen den Überblick

• Diskret, verantwortungsbewusst und dienstleistungsorientiert

• Kommunikativ, teamfähig und lösungsorientiert

Das erwartet Sie

• Eine vielseitige Allrounder-Funktion an der Schnittstelle von HR und KLM

• Verantwortungsvolle Aufgaben mit viel Eigenständigkeit

• Zusammenarbeit mit engagierten Fachpersonen

• Moderne Systeme und die Möglichkeit sich einzubringen

• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen und flexible Arbeitsmodelle

• Ein wertschätzendes Umfeld mit Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten

Um ein faires und strukturiertes Arbeitsverhältnis zu gewährleisten, basieren die Arbeitsbedingungen auf dem vereinsinternen Personalreglement mit zahlreichen Benefits und orientieren sich am Personalrecht des Kantons St.Gallen.

Abteilung

Personal

Rolle

Sachbearbeiterin Personal

Standorte

Viv. Geschäftsstelle, St.Gallen

Arbeitsort (Präsenz, Homeoffice...)

Hybrid