Das Büro Planquadrat Klug Architekten GbR mit Sitz in Stendal ist Ihr kompetenter Partner für Hochbauplanung, Architektur, Entwurf und Realisierung von Bauaufgaben. Mit unserem Portfolio decken wir die gesamte Breite an Architekturplanungen und -aufgaben ab. Unser Wirkbereich ist überregional ausgedehnt und entwickelt.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit (min. 35 Std./ Woche)

Deine Aufgaben:

• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen sowie Abstimmung der Termine mit den Teilnehmern
• Telefonieren mit Kunden und Mitarbeitern sowie Beantworten der Kommunikation der Geschäftsleitung
• Verfassen von Briefen, Memos und Verträgen
• Führen von Protokollen während der Sitzungen
• Erstellen von Analysen, Briefings und Entscheidungsvorlagen
• Qualitäts- und Projektmanagement
• Koordination mit Bereichs- und Abteilungsleitern
• Buchung von Geschäftsreisen und Abrechnung von Spesen
• Abarbeitung von täglich und wiederkehrend anfallenden Büro- und Schreibarbeiten
• Zuarbeiten zur Erstellung von Bauanträgen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings und Terminen, Organisation von Terminen und Beratungen
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen
• Nachbereitung von Aufträgen
• Bearbeitung von Verträgen (HOAI, VOB) und Durchführungskontrolle
• Unterstützung der Geschäftsführung in strategischen Fragen
• Pro aktive Begleitung der Büroorganisation
• Controlling von Projekten

Kurzbeschreibung der Tätigkeiten:

• telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Firmen, Bauherren, Fachplanern, Sachverständigen und Ämtern inklusive Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz im zugewiesenen Arbeitsumfeld und Beantwortung von Auskünften und Anfragen
• Überwachung des Bestands von Büromaterialien
• Einholung und Bearbeitung von Angeboten und telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Auftraggebern
• Überwachung und Koordination der Termine und Abläufe der Geschäftsführung
• Erstellung, Zusammenstellung und Aufbereitung von Vergabeunterlagen für Ausschreibungen von Architektenleistungen
• Protokollerstellung und Verteilung in Absprache mit dem Geschäftsführer
• Bearbeitung und Auswertung von Angebotsabfragen, Submissions- und Vergabeunterlagen zugewiesener Projekte
• Angebots-, Nachtrags- und Rechnungsbearbeitung und Prüfung zugewiesener Projekte
• Zusammenstellung von Schlussabnahmeunterlagen zugewiesener Objekte
• Bearbeitung von diversen Verwaltungsangelegenheiten und administrativen Aufgaben und Unterstützung der Geschäftsführung
• Zuarbeit Geschäftsführung Qualitätsmanagement

Dein Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder eine vergleichbare Ausbildung oder Studium
• Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket (insbesondere Outlook, Excel und Word)
• Aufgeschlossenes und sicheres Auftreten mit ausgeprägter Serviceorientierung
• Eigenverantwortliches, strukturiertes und ergebnisorientiertes Arbeiten
• Teamfähigkeit und die Bereitschaft Neues zu lernen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Du verfügst über:

• Organisationsfähigkeit und Zielstrebigkeit
• Gutes Zeitmanagement und Erfahrung in der Projektorganisation
• Schnelle Informationsauffassungsgabe
• Strategisches und konzeptionelles Denken
• Koordinations- und Teamfähigkeit

Das bieten wir:

• Ein Team, das füreinander einsteht. Kein Gegeneinander, keine Alleinkämpfer – hier zieht jeder mit.
• Zwei Chefs, die hinter dir stehen. Und wenn’s richtig knallt, sich auch vor dich stellen.
• 30 Tage Urlaub – verlässlich planbar. Kein Hin und Her, keine bösen Überraschungen.
• Viel Freiheit in deiner Arbeitsweise. Zeiteinteilung? Triffst du selbst – in Absprache mit dem Team.
• Flexible Arbeitszeiten. Arzttermin zwischendurch? Kein Problem.
• Kita Zuschuss. Familie und Beruf – bei uns kein Widerspruch.
• Prämien für echte Leistung. Wenn du lieferst, bekommst du mehr als ein Schulterklopfen.
• Schulungen. Wir wollen, dass du vorne bleibst – fachlich und menschlich.
• Krankenzusatzversicherung. Für deine Gesundheit.
• Parkplatz direkt vor der Tür.
• Kaffee & Wasser – logisch.
• Sommerfeste, Teamabende, Betriebsfahrten. Weil gemeinsame Erfolge gefeiert werden müssen.
• Ein motivierendes, harmonisches Umfeld. Keine Gängelungen. Keine Spielchen.
• Projekte, auf die du stolz sein kannst. Vom Denkmal bis zum energieeffizienten Neubau.
• Sehr gute Planungskompetenz im Haus. Damit deine Baustelle läuft – und du nicht ständig Feuerwehr spielen musst.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.