Im Zuge unseres kontinuierlichen Wachstums suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine qualifizierte, verantwortungsbewusste und engagierte Persönlichkeit für die Position als Kaufmännischer Mitarbeiterin / Sachbearbeiterin (m/w/d). In dieser Funktion tragen Sie maßgeblich zur Qualitätssicherung und Einhaltung sämtlicher förderrechtlicher und interner Vorgaben im Bereich der kaufmännischen Abwicklung von Nachunternehmerleistungen bei. Sie sind das Bindeglied zwischen operativem Projektmanagement, Nachunternehmerinnen sowie den prüfenden und genehmigenden Stellen. Ihr Wirken sichert die ordnungsgemäße und transparente Abwicklung von Rechnungsprüfungs- und Dokumentationsprozessen gemäß den aktuellen gesetzlichen, förderrechtlichen und auftraggeberspezifischen Bestimmungen.

Ihre Aufgaben

· Eigenverantwortliche kaufmännische Prüfung sämtlicher eingehender Nachunternehmerrechnungen (NU-Rechnungen) auf formale, rechtliche und inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit sowie Plausibilität gemäß den geltenden Regularien und Verträgen.

· Freigabe geprüfter Rechnungen für die weitere Bearbeitung und Auszahlung unter Einhaltung der internen und externen Kontrollmechanismen.

· Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit Projektleitung, Bauleitung und den verantwortlichen Fachabteilungen zur Sicherstellung reibungsloser Prozessabläufe und zur Klärung etwaiger Rückfragen oder Unstimmigkeiten.

· Prüfung und Sicherstellung der Förderfähigkeit der Rechnungen im Einklang mit den spezifischen Vorgaben des Landes sowie den individuellen Anforderungen des jeweiligen Auftraggebers.

· Erstellung, systematische Pflege und strukturierte Verwaltung förderkonformer digitaler Dokumentationen unter Berücksichtigung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.

· Dokumentation sämtlicher rechnungs- und prüfungsrelevanter Vorgänge in digitalen Systemen, um eine revisionssichere Nachvollziehbarkeit für interne und externe Prüfungen zu gewährleisten.

· Aktive Mitwirkung bei der Vorbereitung und Begleitung von Audits, Fördermittelkontrollen und externen Überprüfungen durch zuständige Behörden oder Auftraggebervertreter*innen.

· Kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung der eigenen Arbeitsprozesse im Hinblick auf Effizienz, Transparenz und Qualitätssicherung.

· Verantwortungsvolle Einhaltung aller einschlägigen Gesetze, Verordnungen sowie interner Dienstanweisungen und Richtlinien bei der Erledigung des Aufgabenbereichs.

Ihr Profil

· Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Industriekaufmannfrau, Bürokaufmannfrau) oder eine gleichwertige, einschlägige Qualifikation. Weiterführende Qualifikationen (z. B. Fachwirtin, Betriebswirtin) sind von Vorteil.

· Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Rechnungsprüfung, kaufmännische Sachbearbeitung oder im Projektgeschäft, vorzugsweise im Bauwesen, der öffentlichen Verwaltung oder in fördermittelgestützten Projekten.

· Nachweisbare Kenntnisse im Umgang mit digitalen Dokumentationsplattformen, ERP-Systemen und eine routinierte Anwendung der gängigen MS-Office-Programme.

· Vertrautheit mit den rechtlichen und förderrechtlichen Vorgaben öffentlicher Auftraggeber und/oder Landesbehörden sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein für die Bedeutung förderkonformer Nachweisführung.

· Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Gewissenhaftigkeit und Integrität sowie eine sehr ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Sachverhalte strukturiert und nachvollziehbar aufzubereiten.

· Souveräne Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung sowie ein sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner*innen auf allen Ebenen.

· Eigenständige, lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise, verbunden mit Teamgeist und der Bereitschaft, sich in neue Themenfelder einzuarbeiten und weiterzubilden.

Wir bieten Ihnen

· Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen mit flachen Hierarchien und kollegialem Arbeitsklima.

· Moderne IT- und Arbeitsausstattung sowie die Möglichkeit zur Mitgestaltung und Verbesserung von Prozessen und Systemen.

· Individuelle Einarbeitung, gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Unterstützung bei der beruflichen Entwicklung.

· Leistungsgerechtes Vergütungspaket und attraktive Sozialleistungen.

· Flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.

Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, die neben einem Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen auch Angaben zum frühestmöglichen Eintrittstermin sowie zu Ihren Gehaltsvorstellungen enthalten. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen vorzugsweise in digitaler Form an unsere Personalabteilung. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.