Über diesen Job

Über uns:

Die Gemeinde Stockelsdorf liegt am südöstlichen Rand des Kreises Ostholstein, direkt vor den Toren der Hansestadt Lübeck. Sie zählt rund 18.000 Einwohnerinnen und Einwohner, besteht aus einem lebendigen Ortszentrum mit städtischem Flair und zehn ländlich geprägten Dorfschaften. Stockelsdorf bietet eine starke Infrastruktur mit vielfältigen Betreuungs-, Bildungs- und Freizeitangeboten - ergänzt durch die Nähe zur Lübecker Bucht, kulturelle Vielfalt und naturnahe Erholung. Die Gemeindeverwaltung versteht sich als moderner Dienstleister und verlässlicher Arbeitgeber für rund 140 Mitarbeitende.

Aufgaben:

Sie übernehmen dabei nicht nur klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, sondern tragen in einem politisch geprägten, dynamischen Umfeld maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts der Gemeinde Stockelsdorf bei. Dabei agieren Sie als Bindeglied zwischen der Gemeindeverwaltung, Politik und den Bürgern und unterstützen die Bürgermeisterin in organisatorischen, inhaltlichen und repräsentativen Belangen.
Büroorganisation der Bürgermeisterin sowie Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
Zusammenstellung von Terminmappen und Überwachung der Wiedervorlage
Pflege und Organisation des Kalenders der Bürgermeisterin
Post- und E-Mail-Bearbeitung zentraler Postfächer der Bürgermeisterin, Ablage und Aktenführung
Schnittstellenkommunikation mit Verwaltung, Politik, Bürger*innen sowie externen Partnern
Veranstaltungs- und Ehrungsmanagement, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung
Erstellung von Schriftstücken, Protokollen und Präsentationen
Telefonservice und Bürgerinformation
Koordination von Bürgeranliegen mit Öffentlichkeitsbezug
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bei Anlässen mit Repräsentationscharakter
Verfassen von Grußworten und Redebeiträgen
Vorbereitung von Dienstreisen einschließlich Erledigung des entsprechenden Schriftverkehrs sowie Erstellung der entsprechenden Reisekostenabrechnung
Überwachung und Bewirtschaftung des Budgets des Büros der Bürgermeisterin
Vorkontierung und Prüfung von Rechnungen im zugeordneten Verantwortungsbereich
Unterstützung bei der Haushaltsplanung und Mittelbewirtschaftung
Eigenverantwortliche Informationsbeschaffung, -bewertung und -weiterleitung
Umsetzung und Koordination des betrieblichen Gesundheitsmanagements
Verwaltung und Erstellung von Spendenbescheinigungen
Bearbeitung von Aufgaben nach Weisung der Bürgermeisterin

Qualifikationen:

Idealerweise erfolgreich abgelegte Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) bzw. bestandener Angestelltenlehrgang I
Studium zum/-r Diplom-Verwaltungswirt/-in bzw. Bachelor of Public Administration
Mehrjährige Berufserfahrung und Kenntnisse in der Kommunalverwaltung
Ausgeprägte Bürgerfreundlichkeit und Serviceorientierung
Sicheren, freundliche und gewandten Umgang mit Personen des öffentlichen Lebens
Zeitliche Flexibilität für die besonderen Anforderungen der Tätigkeit
Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten, persönliche Integrität
Fähigkeit zu selbstständigem sowie strukturiertem Arbeiten
Hohe Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit
Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Organisationsgeschick und Belastbarkeit sowie Selbstständigkeit, Engagement und Kreativität

Wir bieten:

Aufgabengerechtes Entgelt je nach Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 8 TVöD-V sowie eine Jahressonderzahlung (»Weihnachtsgeld«), eine jährliche Leistungsprämie, vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
Eine flexible Arbeitszeit zur optimalen Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Vielfältige Angebote des Gesundheitsmanagements (Sportkurse, Hansefit, Wellpass)
Jobrad-Leasing und vergünstigtes Jobticket für nachhaltige Mobilität
Weitreichende Weiter- und Fortbildungsmöglichkeiten
Einen modern ausgestatteten, ergonomischen Arbeitsplatz
Urlaub: 30 Tage und zusätzlich arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester

Weitere Informationen:

Die Gemeinde Stockelsdorf verfügt über einen Frauenförderplan und ist daher an der Bewerbung qualifizierter Frauen besonders interessiert. Frauen werden im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung bevorzugt berücksichtigt. Auch Schwerbehinderte und Behinderte mit einer Gleichstellung werden gebeten, sich zu bewerben. Die eingereichten Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens nicht zurückgesandt. Die Ihnen im Bewerbungsverfahren entstehenden Kosten für z. B. Kopien, Porto oder Fahrtkosten, können leider nicht erstattet werden. Bitte haben Sie Verständnis für dieses Vorgehen.

Gehalts-Prognose

Unternehmens-Details

Gemeinde Stockelsdorf

Öffentliche Verwaltung

Deutschland

Assistent/in (m/w/d) für das Vorzimmer - Fachdienst Innere Verwaltung