Weil gutes Kanzleimanagement den Unterschied macht

Kanzleimanager:in/ Mitarbeiter:in Backoffice (m/w/d)

in Troisdorf inkl. Home-Office-Möglichkeiten | Voll- oder Teilzeit

Wir sind eine kleine, aber feine Steuerberater-Kanzlei aus Troisdorf und betreuen kleine und mittelständische Unternehmen sowie Privatpersonen in Bonn, Köln und dem Rhein-Sieg-Kreis. Persönlicher Kontakt, individuelle Beratung und ein wertschätzendes Miteinander prägen unsere Arbeit.

Damit wir uns weiterhin fokussiert auf die steuerliche Beratung unserer Mandanten konzentrieren können, suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unser Backoffice und Sekretariat mit Organisationstalent, Überblick und Herz bereichert.

Deine Vorteile bei uns

• Flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Strukturen
• Unbefristete Anstellung in einer zukunftssicheren Kanzlei
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeiten
• Familiäre Kanzleiatmosphäre, direkter Austausch und offene Kommunikation
• Höhenverstellbare Tische und zwei Bildschirme für ergonomisches, effizientes Arbeiten
• Digitale Arbeitsweisen & Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
• Leistungsgerechte Vergütung mit Entwicklungsperspektive
• Mitgestaltung interner Abläufe & Prozesse
• Bunt gemischter Mandantenstamm
• Helle, modern ausgestattete Büroräume mit historischem Charme auf einem Vierkanthof in Troisdorf – mit idealer Verkehrsanbindung nach Köln und Bonn

Deine Aufgaben

Organisation und Backoffice

• Allgemeine Backoffice-Tätigkeiten (keine steuerliche Qualifikation erforderlich)
• Betreuung der digitalen Schleuse und des zentralen E-Mail-Posteingangs
• Organisation des digitalen und analogen Postein- und -ausgangs
• Material- und Portobestellungen
• Empfang und Betreuung von Mandanten

Mandantenmanagement

• Onboarding und Offboarding von Mandanten
• Verwaltung/Steuerung von Mandantenverträgen

Service und Schnittstellen

• Ansprechperson für Website-Themen und externe Dienstleister
• Koordinierung von Aus- und Fortbildungen

Prozesse und Administration

• Optimierung und Planung interner Abläufe
• Erstellung von Rechnungen, Standardschreiben (u. a. abdiktierte Texte) und Bescheidschreiben

Digitale Weiterentwicklung

• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung moderner Kanzleiprozesse – inkl. Prozessautomatisierung, papierarmem Arbeiten und digitalen Schnittstellen
• Aktive Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten (z. B. DMS, digitales Mandanten-Onboarding, digitale Dokumenten- und Ablagewege)

Nach Deiner Einarbeitung unterstützt Du zudem bei der internen Buchführung und im Controlling (inkl. OPOS), übernimmst die Führung der Personalakten und fungierst als Ansprechperson für unsere eingesetzten Programme sowie für Digitalisierungsthemen.

Dein Profil

Du passt zu uns, wenn Du Freude daran hast, Ordnung in Prozesse zu bringen, Verantwortung zu übernehmen und aktiv mitzudenken.

Was uns wichtig ist:

• Motivation & Durchsetzungsstärke
• Klare, professionelle Kommunikation
• Einfühlungsvermögen & Überzeugungskraft
• Struktur & Konsequenz
• Analytisches Denken
• Blick über den Tellerrand
• Fähigkeit, Grenzen zu setzen
• Organisationstalent & Koordinationsstärke
• Selbstreflexion

Erfahrungen im Office-Management, einer Steuerkanzlei oder einem serviceorientierten Umfeld sind von Vorteil – aber nicht zwingend.

Jetzt bewerben und schon bald Teil des Teams werden!

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.