Das Ingenieurbüro Wempe & Partner (https://www.wempe.org/ (https://www.wempe.org/) ), ist auf einer wichtigen Mission: Sie gestalten die Zukunft in anspruchsvollen technischen Projekten und suchen dafür eine entscheidende Schlüsselperson.

Gesucht wird kein klassischer Sachbearbeiter (m/w/d), sondern viel mehr: Ein Projektkoordinator & Sparringspartner für die Geschäftsführung.

Worum es wirklich geht:

In diesem schnell wachsenden Team mit familiärer Atmosphäre braucht es eine Person, die mitdenkt, vorausschaut und das administrative Chaos bändigt. Sie werden der Fels in der Brandung sein, der unseren hochtalentierten Ingenieuren den Rücken freihält, damit diese sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Sie sind die richtige Person, wenn Sie:

Es lieben, klare Strukturen zu schaffen, wo andere nur Unordnung sehen.

Verantwortung als Chance begreifen und proaktiv handeln, anstatt auf Anweisungen zu warten.

Souverän und wertschätzend auf allen Ebenen kommunizieren – vom Handwerker bis zum Bauamt.

Aufgaben:

Sie gewährleisten durch saubere Dokumentation, fristgerechte Projektfreigaben und

Rechnungsstellung eine wesentliche Voraussetzung für wirtschaftlich erfolgreiche Projekte.

• Angebotswesen
• Anlegen und Pflege von Projektangeboten im Honorarprogramm
• Vorbereitung der Angebote zur Freigabe durch die Geschäftsführung
• Versand der Angebote und Nachverfolgung der Rückmeldungen (Zusage/Ablehnung)
• Projektvorbereitung & Projektanlage
• Einholung projektbezogener Informationen vom Bauherrn
• Pflege der Projektdaten im System VvW
• Projektfreigabe bei vollständiger Unterlagensituation
• Projektdokumentation & Kommunikation
• Organisation und strukturierte Ablage relevanter Projektunterlagen
• Kommunikation mit internen Projektbeteiligten (Projektleiter, Abteilungsleiter)
• Information über Projektstatus (z. B. "Projekt ruht", "LP abgeschlossen")
• Unterstützung während des Projektverlaufs
• Erstellen von Teilrechnungen bei abgeschlossenen Leistungsphasen
• Verwaltung von Statusänderungen (z. B. bei Genehmigungsrücklauf)
• Nachhalten und Einpflegen von Prüfergebnissen, Freigaben und Nachforderungen
• Verantwortung für die korrekte Datenerfassung und -pflege im System (VvW)
• Eigenständige Organisation der Informationsbeschaffung und Unterlagenverwaltung
• Unterstützung bei der kaufmännischen Projektabwicklung (z. B. Teilrechnungen)
• Mitwirkung an der strukturierten Projektarchivierung

Zusammenarbeit mit anderen Rollen

Projektleiter:

• Zusammenarbeit bei Statusmeldungen, Abrechnungen und Unterlagenübergaben
• Unterstützung bei Leistungsstandsüberblick und Projektruhephasen

Abteilungsleiter:

• Zusammenarbeit im Rahmen der Projektfreigabe und -zuweisung
• Informationsaustausch zu Projektumfang und Planungsvorgaben

Was wir bieten:

• eine offene, ehrliche und wertschätzende Meinung
• Lob, eine Feedbackkultur und ein gutes Arbeitsklima
• Überstunden können erarbeitet und abgefeiert oder ausgezahlt werden
• persönliche Weiterentwicklung
• flexibles Arbeiten mit einer gerechten Zeiterfassung
• Zuverlässigkeit und Rückhalt
• eine zweite Familie

Dies ist eine Gestaltungsrolle mit direktem Draht zur Geschäftsführerin Christina Stelmaszyk und echtem Einfluss auf den Erfolg des gesamten Unternehmens.

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann ist das Ihre Gelegenheit. Alle Details zu dieser einzigartigen Position und die Möglichkeit zur Bewerbung finden Sie direkt auf der Karriereseite. Christina Stelmaszyk freut sich darauf, von Ihnen zu hören.

➡️ Zur Stellenbeschreibung und Bewerbung: https://www.karriere-ibw.de/ (https://www.karriere-ibw.de/)

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.