Sekretärin Tätigkeitsbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Telefonate qualifiziert und koordiniert bearbeiten
• Eingangs- und Ausgangspost bearbeiten, zuteilen und notwendige Terminsachen überwachen
• Begleitende kaufmännische Abwicklung unserer Projekte
• Abrechnungen inkl. aller Anlagen und Dokumentationen erstellen
• Disposition unserer Mitarbeiter und Fremdgewerke
• Führen und Unterweisen von Kollegen /Kolleginnen sowie der Auszubildenden
• Allgemeine Büroorganisation mit tiefgehenden EDV-Tätigkeiten
• Elektronische Kommunikation (E-Mails überwachen, weiterleiten, schreiben und versenden)
• Dokumente und Eingangspost scannen und elektronisch weiterleiten
• Korrespondenz, Berichte, Aktenvermerke und Protokolle nach Diktat, Manuskript,
• Stichworten oder selbstständig schreiben.
• Prozesse begleiten und Niederschreiben
• Büroorganisation erstellen und festlegen und Niederschreiben
• Spülmaschine einordnen und ausräumen
• Kaffeemaschine auffüllen (Wasser/Kaffee)
• Seminare vorbereiten
• Telefongespräche entgegennehmen und weiterleiten sowie Telefonate selbstständig führen
• Terminkalender für Chef und für die Abteilung führen
• Sitzungen und Veranstaltungen vorbereiten, organisieren und betreuen
• Protokollführung in Sitzungen und bei Veranstaltungen
• Reisen organisieren – Reisekostenabrechnungen erstellen
• Sekretariatsablage selbstständig führen, vertrauliche Akten verwalten
• Informationen aus dem Internet beschaffen, auswerten und so weit wie nötig weiterleiten
• Präsentationsfolien für Chef und evtl. Mitarbeiter anfertigen (Power Point)
• Statistiken anlegen, führen und interpretieren
• Büromaterial und Werbegeschenke verwalten, teilweise auch beschaffen
• Bei Sachgebieten und Spezialaufgaben mitarbeiten oder Aufgaben selbstständig erledigen
• Dem Chef assistieren
• Bewirtung und Betreuung von Gästen, Chef und Mitarbeitern
• Sozial - Media Bereich Pflegen
• Newsletter erstellen
• Web-Seite Pflegen und News auf die Seite Implementieren
• Exposé s erstellen
• Immobilien Buchhaltung erstellen an den Steuerberater weiterleiten
• Unterlagen ins CMS einpflegen
• CRM verwalten und Pflegen/ Kundenbriefe / Serienbriefe erstellen / Controlling Kundendaten (Geburtstag, Jahrestage usw..).
• Unterlagen Erstellung und Beschaffung
• Ordnerverwaltung
• Erstellung von Demografie berichten.
• Termine festlegen organisieren und 1 Tag vorher anrufen und Termin bestätigen lassen.

Ziele der Stelleninhaberin:

• Alle in ihrem Bereich anfallenden Arbeiten sind sachlich richtig, termingerecht und wirtschaftlich zu erledigen
• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben
• Der Geschäftsführung muss jederzeit auf kompetente Art und Weise ein Überblick über den Stand und die Entwicklung einzelner Projekte und Unternehmensbereiche verschafft werden können
• Einzelne Projekte werden von der Stelleninhaberin koordiniert und geleitet
• Die Stelleninhaberin hat für den reibungslosen Informationsfluss innerhalb der mit der Geschäftsführung verknüpften Stellen zu sorgen
• Die Stelleninhaberin hat Termine des Geschäftsführers zu koordinieren und vorzubereiten. Entsprechende Unterlagen hat die Stelleninhaberin frühzeitig beizubringen
• Die Stelleninhaberin ist verantwortlich für die Termin- und Fristen Kontrolle. Hierbei hat sie die ihr angewiesenen Wiedervorlagenfristen zu beachten
• Die Stelleninhaberin hat die Zusammenarbeit mit anderen Stellen (Vertrieb, Einkauf) so zu gestalten, dass eine reibungslose, gute Zusammenarbeit gewährleistet ist

Im Anfragebereich

1. Anfragen bearbeiten Entgegennahme, Eintragung in die Interessentenliste /entfällt mit der Umsetzung Software Flowfact) oder andere Software
2. Besichtigungstermine festlegen, Koordination zwischen Interessentengruppen (Mieter, Makler, Eigentümer)
3. Kunden qualifizieren (Eigennutzer/Kapitalanleger)
4. Nachtelefonieren (Evaluieren)
5. Termine legen für Bedarfsanalyse und Machbarkeitsstudie

Anforderungsprofil

• gepflegtes Äußeres

• sicheres, freundliches Auftreten

• versiert im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (MS-Office, E- Mail-Programme, Präsentationsprogramme)

• Verhandlungsgeschick beim Einkauf von z. B. Büromaterial

• Organisationstalent

• gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse

• Kenntnisse in Sachbearbeiter Tätigkeiten (vorbereitende Buchhaltung)

• Terminplanung und Koordinationsgeschick

• Postbearbeitung, Telefonannahme, E-Mail-Bearbeitung

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.