Am Österreichischen Archäologischen Institut wird zur Koordination und Leitung der Administration eine engagierte und erfahrene Führungspersönlichkeit gesucht. In der Rolle als

Administrative Leitung (W/M/X)

(30-40 Stunden)

sind Sie verantwortlich für die Organisation und Steuerung der administrativen Abläufe des Instituts, unterstützen Direktion als auch Gruppenleitung in strategischen und operativen Angelegenheiten und sind für die Koordination der Finanz- und Personalangelegenheiten zuständig. Dienstort ist in Wien.

Ihr Aufgabenbereich

• Führung und Koordination der Administration – Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs innerhalb des Instituts
• Implementierung effizienter Prozesse und laufende Verbesserung administrativer Abläufe sowie Sicherstellung und Weiterentwicklung von Qualitätsstandards in der Administration
• Finanzmanagement und Controlling – Verantwortung für die Budgetplanung, -überwachung und das Finanzreporting an die Institutsleitung
• Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Drittmittelmanagement und Grant Service
• Regelmäßige Finanzberichte und Prognosen für die Institutsleitung
• Zusammenarbeit mit der Zentralen Verwaltung und internationalen Kooperationspartnern
• Personalmanagement – Unterstützung der Institutsleitung bei der Personalplanung
• Führung, Beaufsichtigung und Unterweisung des administrativen Personals
• Unterstützung der "Gender und Diversity Strategie" des Instituts
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement – Ansprechperson für interne und externe Anfragen im administrativen Bereich
• Enge Zusammenarbeit mit Gruppenleitungen, anderen Instituten, der Zentralen Verwaltung der ÖAW sowie externen Partner:innen

Ihr Profil

• Betriebswirtschaftliche Ausbildung oder mehrjährige, gleichwertige Berufserfahrung, vorzugsweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
• Abgeschlossenes Hochschulstudium von Vorteil
• Interesse an dem Betätigungsfeld des Instituts und die Bereitschaft, sich mit den Tätigkeiten des Instituts auseinanderzusetzen
• Hohe Kommunikations- und Führungsstärke mit einem lösungsorientierten und strukturierten Arbeitsstil
• Belastbarkeit und Flexibilität im Umgang mit einem dynamischen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hands-on-Mentalität

Unser Angebot

• Verantwortungsvolle Position mit vielseitigem Aufgabenbereich und Gestaltungsspielraum im nationalen wie internationalen Bereich

Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsklima in einem internationalen Forschungsumfeld
Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice möglich

Ein Mindestgehalt laut ÖAW-Kollektivvertrag in Höhe von jährlich € 73.736,18 (VG N6/1).

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf und Anschreiben.

Alle Bewerbungen werden natürlich vertraulich behandelt, Einsicht und Information gehen ausschließlich an den kleinen Kreis der in den Prozess involvierten Personen.

Für die Besetzung dieser Position arbeiten wir mit der Personalberatung Schira & Leutner zusammen. Senden Sie bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen an Frau Sabine Leutner sl@schira-leutner.at.

The Austrian Academy of Sciences (OeAW) pursues a non-discriminatory employment policy and values equal opportunities, as well as diversity. Individuals from underrepresented groups are particularly encouraged to apply.