Assistenz der Gruppenleitung für das Firmen- und Großkundengeschäft

Ihre Aufgaben

Als Assistenz der Gruppenleitung übernehmen Sie eine zentrale Rolle im täglichen Geschehen und sorgen gemeinsam mit einer Kollegin dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Verlässlichkeit und Ihrem Blick fürs Detail unterstützen Sie den gesamten Bereich in vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben wie z.B.:

• Office Management, z.B. Termin- und Reiseorganisation, Ablageorganisation und Evidenzhaltung, Vorbereitung von Präsentationsunterlagen, Postgänge, Abwicklung der Reise- und Spesenabrechnungen
• Unterstützung der Bereichsleitung in allen administrativen/organisatorischen Angelegenheiten z.B. in der Personaladministration
• Abwicklung der internen und externen Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Zusammenarbeit mit Schnittstellen innerhalb der VIG (national und international)
• Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Besprechungen, Veranstaltungen und/oder Workshops
• Bearbeitung von internen sowie externen Ad-hoc-Anfragen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position wünschenswert (z. B. als Teamassistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren Funktion)
• Proaktive, humorvolle und teamorientierte Persönlichkeit mit sorgfältigem und präzisem Arbeitsstil
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, Fristen und Termine zuverlässig im Blick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache sowie sichere Englischkenntnisse
• Versierter Umgang mit MS-Office (insbesondere Outlook, Word und PowerPoint)

IHRE BENEFITS

Angebote können je nach VIG Unternehmen variieren

Flexibles Arbeiten

• Hybrides Arbeiten
• Flexibles Gleitzeitmodell
• 37,5 Stunden Woche
• Home Office Starterpaket
• Zusätzliche arbeitsfreie Tage (z.B. bei Familienzuwachs, Social Active Day, Fortbildungstage)

Gehalt und Rabatte

• Attraktives, marktkonformes Gehalt
• Vergünstigte Versicherungsprodukte
• Vergünstigte Produkte bei Erste Bank sowie kostenlose Bankomat- und Kreditkarte
• Zahlreiche Kooperationen mit Handel, Tourismus, Gastronomie und weiteren Partner:innen

Entwickeln und Lernen

• Ausführliches Onboarding für Neueintritte mit Welcome-Day und Einführungsprogrammen
• Individuelles Talent Toolset (VIG Kompetenzmodell) zur Planung der persönlichen und professionellen Entwicklung
• Regelmäßige VIG Talks zum Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden
• Laufbahn für Expert:innen als Alternative zur Managementkarriere
• Coachings für Führungskräfte, Expert:innen, Expats
• Trainings, Seminare und E-learnings zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Gruppenweite Trainings mit kompetenten und internationalen Kooperationspartner:innen
• Sprachkurse

Gesundheit und Sport

• Anonyme und kostenfreie Beratung durch externes Employee Assistance Program für Mitarbeiter:innen und Angehörige inklusiver einer Wellbeing Plattform mit Videos, Artikeln und Podcasts etc.
• Hauseigenes Betriebsambulatorium mit ärztlicher Beratung, Physiotherapie und Massageangebot
• Umfangreiches Sportangebot und Fitnesskurse durch einen externen Trainingsanbieter in ganz Österreich (vor Ort oder virtuell)
• Laufevents wie der Vienna City Marathon
• VIG Sportshirts aus nachhaltiger Produktion

Familie

• Krabbelstube, Kindergarten und Hort an zwei Standorten in der Nähe des Head Office
• Geburtenbeihilfe, Kinderzulage und ein Geschenk für das Neugeborene
• Die Papa-/Familienwoche bietet zusätzliche freie Tage bei Familienzuwachs
• Services für Karenzierte, z. B. Karenz Coaching
• Informationspakete für Familien zur Kinderbetreuung oder der Pflege von Angehörigen
• Wir unterstützen Väterkarenz und Führung in Teilzeit

Events & Corporate Volunteering

• (Virtuelle) Events für Mitarbeitende bieten regelmäßige Updates aus Human Resources oder dem Unternehmen
• VIG Get-together
• Social Active Day – ein arbeitsfreier Tag pro Jahr für gemeinnütziges Engagement
• Zugang zu Veranstaltungen und Ausstellungen z. B. Architektur im Ringturm

Arbeiten im Ringturm

• Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und über Fahrradwege
• Absperrbarer Fahrradabstellraum
• Duschen
• Kantine mit Frühstück und Mittagessen zu ermäßigten Preisen
• Klimatisierte Büros durch nachhaltige Fernwärme bzw. Fernkälte
• Arbeitsmittel für hybrides Arbeiten
• Beratung zur ergonomischen Gestaltung des Arbeitsplatzes durch Arbeitsmediziner:innen
• Höhenverstellbare Schreibtische in modern eingerichteten Büros
• Angenehmes Ambiente durch Kunstwerke und Pflanzen
• Barrierefreiheit in den meisten Räumlichkeiten
• Recycling im Bürobetrieb, Fotovoltaik-Anlagen mit Sonnenstrom

Zusammenarbeit und Miteinander

• VIG Kompetenzmodell „Talent Toolset" als Basis für die HR Arbeit
• Unsere „Prinzipien der Zusammenarbeit“ und ein „Leitfaden für inklusive Sprache“ als Rahmen für die Kommunikation
• Diversitätsmanagement zur individuellen Entfaltung
• Diversity Beauftragte zur Umsetzung der Diversity Strategie
• Employee Resource Group „all colours" zum Austausch und der Vernetzung von Mitarbeiter:innen der österreichischen Gruppengesellschaften rund um LGBTIAQ+ Themen
• Abteilungsübergreifende und gruppenweite Projekte ermöglichen gegenseitigen Austausch und das Lernen voneinander.
• Gemäß unserem Versprechen "Schützen, was zählt" liegt es in unserer Verantwortung, jene Werte mit Respekt und Voraussicht zu behandeln, die unseren Kund:innen am Herzen liegen.