Intro

Effiziente Steuerung komplexer Office‑Abläufe mit hoher Serviceorientierung
Proaktive Unterstützung eines reibungslosen Tagesbetriebs

Firmenprofil

Michael Page zählt weltweit zu den führenden Beratungen für qualifizierte Fach- und Führungskräfte. Unser Wiener Standort steht für Professionalität, Verlässlichkeit und exzellente Dienstleistung. Zur Stärkung unserer internen Strukturen suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisation auf höchstem Niveau lebt und unserem Team ein erstklassiges Arbeitsumfeld ermöglicht.

Aufgabengebiet

Souveräne Steuerung des gesamten Office Managements

• Entwicklung, Pflege und kontinuierliche Optimierung aller Büroprozesse (Ablage, Abrechnung, Workflow-Standards)
• Sicherstellung eines professionellen, reibungslosen Büro- und Infrastrukturablaufs
• Verwaltung aller Bürobestellungen, Kostenkontrolle sowie Optimierung des Betriebsmittelverbrauchs
• Postfachbetreuung und professionelle Repräsentation als erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen

Umfassende administrative Verantwortung

• Präzise Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und internen Veranstaltungen
• Vorbereitende Buchhaltung, Kreditkarten- sowie Reisekostenabrechnung
• Betreuung der deutschlandweiten Telefonzentrale
• Dokumentenmanagement, Vertragsunterlagen, Rechnungsfreigaben und Bestellprozesse

Infrastruktur und Dienstleistermanagement

• Überwachung der gesamten Office-Infrastruktur inklusive Instandhaltung, Reparaturen, Mängelmanagement und Nachkontrollen
• Kommunikation, Steuerung und Angebotsverhandlung mit externen Dienstleistern
• Verantwortung für Zutrittsverwaltung und technische Ausstattung
• On-site IT-Schnittstelle für Hardware sowie Begleitung von Software-Problemlösungen

People und Operations

• Onboarding neuer Mitarbeiter:innen inklusive Brandschutzunterweisung
• Offboarding-Prozesse inklusive Übergaben und Dokumentation
• Organisation und Weiterentwicklung interner Abläufe in enger Zusammenarbeit mit internationalen Fachbereichen (Finance, HR, IT, Marketing)

Sicherheit, Events und Fuhrpark

• Verantwortung für Arbeitssicherheit, Erste Hilfe und Brandschutz
• Planung, Durchführung und Nachbereitung von internen Events inklusive Budgetverwaltung
• Fuhrparkmanagement und Koordination aller dazugehörigen Prozesse

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und relevante Berufserfahrung im Office Management oder einer Assistenzfunktion
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und hohe Eigenverantwortung
• Professionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und ein natürlicher Sinn für Servicequalität
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Tools
• Freude daran, ein Umfeld zu gestalten, in dem Effizienz und Professionalität spürbar werden

Vergütungspaket

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einem internationalen, professionellen Umfeld
• Ein wertschätzendes, kollegiales Team mit klaren Strukturen
• Moderne Büroräumlichkeiten im Herzen Wiens
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der PageGroup
• Flexible Arbeitszeiten und attraktive Benefits
• Jahresbruttogehalt ab € 45.000, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung

Kontakt

Heiko Heil-Kueffner

Referenznummer

JN-022026-6936872

Beraterkontakt

+43 1 205205 26