Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon rund 2.900 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Fühlen Sie sich angesprochen? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in: Schwerpunkt Drittmittel

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut für Zeitgeschichte und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Koordination von Drittmittelprojekten.

Das machen Sie konkret:

• Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben rund um Forschung und Lehre – insbesondere im Kontext von Drittmittelprojekten: Dazu zählen die eigenständige Koordination von Projekten, Reisen und Veranstaltungen sowie die Kommunikation mit Projektpartner*innen, Fördergeber*innen und universitären Stellen.
• Sie begleiten Drittmittelprojekte von der Antragstellung bis zur Abwicklung. Dabei verantworten Sie u. a. die Budgetplanung, stimmen sich mit dem Forschungsservice ab und behalten Fördervorgaben im Blick.
• Sie führen Personal- und Finanzprozesse im Rahmen von Forschungsprojekten eigenverantwortlich durch – etwa Reiseanträge, Zeit- und Abwesenheitsaufzeichnungen sowie Kosten-Refundierungen.
• Sie übernehmen eigenverantwortlich die Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle, bereiten Abrechnungen vor und unterstützen bei Finanzaudits.
• Sie gestalten die allgemeinen Verwaltungsabläufe am Institut mit: Dazu zählen etwa die Pflege der Institutswebsite und die Betreuung von Gästen und Kooperationspartner*innen.
• Sie unterstützen bei der Raumbelegungen für Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Besprechungen.
• Sie verantworten die schriftliche und mündliche Kommunikation mit internen und externen Stellen in deutscher und englischer Sprache.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. B2)
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (insb. Excel, Word, PowerPoint)
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office-Management, vorzugsweise im universitären oder wissenschaftlichen Kontext
• Erfahrung mit Projektmonitoring, Budgetierung und Förderverträgen erwünscht.
• SAP- und CMS-Kenntnisse (z. B. Typo3) von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert, belastbar und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance : Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung : Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Mag.a Sara Vorwalder, sara.vorwalder@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität . Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Bewerbungsfrist: 05.08.2025