Bewerbungsfrist: 12.09.2025

Verwaltung mit Weitblick – Ihre neue Aufgabe in der Medizinischen Klinik und Poliklinik I! Sie behalten gern den Überblick über Prozesse, bringen Struktur in komplexe Verwaltungsabläufe und möchten Teil eines engagierten Teams in einem medizinischen Spitzenzentrum sein? Dann suchen wir Sie! Die Medizinische Klinik I des Universitätsklinikums Würzburg sucht ab sofort eine engagierte Verstärkung (m/w/d) für den administrativen Bereich in Teilzeit (50%).

Unser Fachbereich umfasst unter anderem die Kardiologie, Nephrologie, Pneumologie, Endokrinologie, Akutgeriatrie sowie internistische Intensiv- und Notfallmedizin. Gemeinsam stellen wir eine reibungslose Versorgung und Organisation sicher.

Wir bieten

• Attraktive Bezahlung nach TV-L inkl. Jahressonderzahlung: Wir schätzen Ihre Arbeit und belohnen Sie mit einer fairen und wettbewerbsfähigen Vergütung.
• Betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen Sie bei Ihrer finanziellen Absicherung im Alter.
• Umfassende Betriebssportangebote: Unser eigenes Gym und der Milonzirkel helfen Ihnen, fit und gesund zu bleiben. (Trainingszeiten: Mo-Fr 16:00 bis 8:00 Uhr; Sa-So 24h.)
• Eigene Betriebskindertagesstätte mit verlängerten Öffnungszeiten (5:30 – 18:00 Uhr): Damit Sie Beruf und Familie besser vereinbaren können.
• Breitgefächerte Fort- und Weiterbildung (https://www.ukw.de/karriere/fort-und-weiterbildung/) in der eigenen Akademie: Wir fördern Ihre persönliche und berufliche Entwicklung.
• Ein anspruchsvolles, vielfältiges und entwicklungsfähiges Aufgabengebiet: Bei uns wird es nie langweilig. Sie übernehmen abwechslungsreiche Aufgaben und haben die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln.
• Ein gutes Betriebsklima in einem hochmotivierten und kollegialen Team
• verankert in unserem Leitbild (https://www.ukw.de/ueber-das-ukw/wofuer-wir-stehen-unser-leitbild/) , stehen wir für Qualität, Innovation und Patientenzufriedenheit

Überzeugen Sie sich von vielen weiteren Arbeitgebervorteilen (https://www.ukw.de/karriere/arbeitgebervorteile/) !

Ihr Aufgabengebiet

• Verwaltung von Krankmeldungen und Abwesenheiten: Sie organisieren das Abwesenheitsmanagement und behalten Fristen im Blick.
• Gleitzeitmanagement: Sie sind zentrale Anlaufstelle für Fragen, Auskünfte und Verwaltung rund um das Arbeitszeitkonto.
• Rechnungsworkflow: Sie bearbeiten Rechnungen für das Haus, inklusive Mahnwesen und fungieren als Ansprechpartner:in für Rückfragen.
• Verwaltung der Drittmittelkonten (intern): Sie unterstützen bei der Übersicht und Pflege der internen Drittmittelkonten der Klinik.
• Neueinstellungs- und Urlaubsworkflow: Sie begleiten Neueinstellungen von Ärzt:innen administrativ, genehmigen Urlaube von Angestellten (inkl. Sonderprojekte wie SFB).
• Personaladministration: Sie koordinieren Einstellungen, Verlängerungen, Umsetzungen und Verrechnungsänderungen bei Angestellten und Hilfskräften.
• Pflege von Kliniklisten: Sie führen Übersichten wie die Liste der Blutentnahmekräfte, organisieren Betriebsarzttermine und behalten die Peronallisten (v. a. Angestellte) stets aktuell.
• Zielorientierte Datenpflege: Sie aktualisieren regelmäßig die Personal-Tabelle zur strategischen Personalplanung.

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs-, kaufmännischen oder medizinischen Bereich (z. B. Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen, Verwaltungsfachangestellte:r)
• Erfahrung in administrativen Prozessen – idealerweise im Klinik- oder Hochschulbereich
• Zuverlässige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel und Outlook) – SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Teamfähigkeit, Diskretion und Kommunikationsstärke im Umgang mit Mitarbeitenden und Führungskräften

Darauf können Sie sich freuen

• Aus- und Weiterbildung in der eigenen Akademie
• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebssportangebote
• Betriebskindertagesstätte mit verlängerten Öffnungszeiten
• Sehr gutes Betriebsklima in einem hochmotivierten und kollegialen Team
• Anspruchsvolles, vielfältiges und entwicklungsfähiges Aufgabengebiet
• Attraktive Bezahlung nach TV-L inkl. Jahressonderzahlung
• Jobrad
• Mitarbeiter Angebote

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Ute Keidel Management Tel: +4993120139102

Die Vergütung erfolgt nach den einschlägigen Tarifverträgen. Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.