Über ChangeKultur

ChangeKultur ist eine lernende Organisation im sozialen Bereich, die Familien in herausfordernden Lebenssituationen mit Wertschätzung und wirksamen Lösungen coacht.

Wir pflegen eine werteorientierte Arbeitsweise und suchen Kolleg:innen, die unsere Kernwerte teilen. Erfolgreiche Zusammenarbeit entsteht, wenn du und wir die gleichen Werte – wie tiefgehendes Lernen, respektvolle Begegnung auf Augenhöhe, Interkulturalität als Bereicherung, Transparenz und Verantwortung – in unserem Handeln integrieren. Wenn du diese Haltung teilst und aktiv lebst, dann "tickst" du wie wir.

Zweck der Rolle

Als Office Manager:in bist du die zentrale Koordinationsstelle innerhalb unserer Organisation: Du führst das OfficeTEAM, strukturierst administrative Abläufe, verantwortest zentrale Prozesse in HR, Finanzen und Organisation – und bist gleichzeitig Gastgeber:in und Herzstück des internen Miteinanders.

Du arbeitest eng mit unserem pädagogischen Leitungsteam, insbesondere den Fallcoaches, zusammen. Du sorgst dafür, dass fachliche Qualität durch exakte Organisation, saubere Daten, fristgerechte Berichte und funktionierende Abläufe getragen wird.

Du liebst Struktur, hast ein Auge fürs Detail und gleichzeitig ein offenes Ohr für dein Team? Dann bist du bei uns goldrichtig.

Deine Rolle – du führst und sorgst für Ergebnisse

Umsetzungsstark & lösungsorientiert
Du bist kein Theoretiker, sondern eine pragmatische r Macher in. Du stellst Fragen, findest Lösungen und gehst mit gutem Beispiel voran – professionell, klar und mit einem Lächeln.

⏱️ Strukturgeber:in & Zeitmanager:in
Du sorgst dafür, dass Termine, Fristen und Prozesse eingehalten werden – von dir selbst und deinem Team. Du planst voraus und denkst mit.

Teamführung & Coaching
Du leitest Mitarbeitende im Office-Alltag, begleitest Lernende professionell und sorgst für klare Kommunikation, respektvolle Zusammenarbeit und hohe Standards.

Verantwortung für Office-Prozesse & Qualität
Du stellst sicher, dass das OfficeTEAM zuverlässig arbeitet – insbesondere bei:

• Protokollen von Sitzungen & Standortgesprächen
• Angebots- und Auftragsmanagement inkl. Fristenkontrolle
• Datenpflege & Kostenüberwachung (inkl. KüGs & Leistungsreports)
• HR-Administration (Eintritte, Austritte, Weiterbildungen)

Schnittstelle zur Fachleitung (Fallcoaching)
Du arbeitest eng mit unseren Fallcoaches zusammen und unterstützt sie administrativ bei der Fallsteuerung, Standortgesprächen, Entwicklungsplänen, Protokollen und fachlichen Rückmeldungen. Du sorgst dafür, dass Dokumentationen lückenlos, termingerecht und nachvollziehbar sind – in Zusammenarbeit mit dem Fachteam.

Organisation & Aussenwirkung
Du bist das strukturierte, freundliche und kompetente Gesicht von ChangeKultur – intern wie extern. Du koordinierst interne Abläufe und stärkst durch Klarheit und Präsenz unsere Changekultur im Alltag.

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (EFZ), Berufsmatura, idealerweise mit Weiterbildung in HR, Finanzen oder Leadership
• Mehrjährige Erfahrung in Administration, Teamleitung oder Projektkoordination
• Strukturierte Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil
• Freude an Menschen, Teamführung, Klarheit – und dem Organisieren komplexer Abläufe

Deine Vorteile

• Selbstständiges Arbeiten mit Gestaltungsspielraum
• Engagiertes, interkulturelles Team mit klaren Werten
• Sinnstiftende Aufgabe mit direkter Wirkung auf junge Menschen
• Coaching, Austausch & gezielte Weiterentwicklung
• Lohn gemäss den Richtlinien des Kantons Zürich