7 Ideen für eine gelungene Pre-Boarding-Phase – So fühlen sich eure Newbies von Anfang an willkommen!
Wie können Recruiter und HR-Manager schon vor dem ersten Arbeitstag für Begeisterung sorgen und neue Mitarbeitende richtig abholen? Dieser Artikel verrät dir sieben kreative Ideen, wie du durch kleine Gesten und kluge Strategien das Zugehörigkeitsgefühl stärkst und die Basis für ein starkes, motiviertes Team legst.
Der Recruiting-Prozess endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung – im Gegenteil, er sollte gerade dort erst richtig Fahrt aufnehmen. Teilweise vergehen oft mehrere Wochen oder Monate, bis Kandidat:innen ihren ersten Arbeitstag antreten. Die Realität zeigt jedoch, dass in dieser Übergangsphase häufig Funkstille herrscht. Das sorgt nicht nur für Unsicherheit bei den Neuzugängen, sondern birgt auch das Risiko, dass das Interesse an der neuen Stelle abflacht oder sogar ein anderes Jobangebot attraktiver erscheint. Genau hier setzt das Pre-Boarding an, um Motivation, Vorfreude und Zugehörigkeit zu stärken.
Was ist Pre-Boarding und warum ist es wichtig?
Das Pre-Boarding umfasst alle Maßnahmen, die zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag stattfinden, um neue Mitarbeitende frühzeitig ans Unternehmen zu binden und ihnen den Start zu erleichtern. Es ist eine Art Vorstufe des Onboardings, bei der sich die Neuzugänge auf ihre neue Rolle vorbereiten und das Unternehmen sich auf sie vorbereitet – so werden Hemmschwellen abgebaut und Vertrauen geschaffen.
Deshalb möchte ich dir 7 Tipps mitgeben, mit denen du schon vor dem Start eure Bindung stärkst und eure Candidate Experience positiv beeinflussen kannst:
1️⃣ Entwickle eure persönliche digitale Pre-Onboarding-Plattform
Digitale Plattformen wie Notion oder Zavvy eignen sich hervorragend, um neue Teammitglieder willkommen zu heißen und ihnen frühzeitig Informationen bereitzustellen. Hier können Videos, Unternehmensinformationen und Einblicke in die Unternehmenskultur sowie Werte und Ziele, die euer Unternehmen lebt, erlebbar gemacht werden.
Die Plattform kann außerdem den Kandidat:innen einen ersten Überblick über den ersten Arbeitstag bieten, zum Beispiel mit einem Screenshot des Kalenders oder einer Checkliste der wichtigsten To-dos. Das vermittelt Sicherheit und erleichtert den Einstieg.
2️⃣ Vernetzungen und Welcome-Nachrichten mit dem Team
Die neue Stelle anzutreten, ist oft aufregend, aber auch mit Nervosität verbunden. Um diese zu reduzieren, können Kolleg:innen bereits vor dem ersten Arbeitstag Kontakt aufnehmen. Willkommensnachrichten über XING, LinkedIn oder WhatsApp machen den Einstieg persönlicher und sorgen dafür, dass sich der oder die Neue von Anfang an integriert fühlt.
Ein einfaches „Wir freuen uns auf dich!“ kann schon einen großen Unterschied machen.
3️⃣ Kreativer Team-Steckbrief in Form eines Freundebuchs
Ein digitales „Freundebuch“ ist eine lockere und kreative Möglichkeit, das Team kennenzulernen und stellt eine tolle Alternative zu einem klassischen Steckbrief dar.
Fragen wie „Franzbrötchen oder Fischbrötchen?“ oder die aktuelle „Lieblingsserie“ geben einen persönlichen Einblick und schaffen Anknüpfungspunkte für weitere Gespräche. Ein solches Format erleichtert nicht nur den Start im Unternehmen, sondern baut zusätzlich das gewonnene Vertrauen aus dem Bewerbungsprozess weiter auf.
4️⃣ „How to work with me“-Anleitungen
Sowohl jedes Teammitglied als auch die potenziellen Newbies erstellen eine kurze Anleitung darüber, wie sie am liebsten arbeiten und was ihnen in der Kommunikation wichtig ist.
Diese Art von „Gebrauchsanweisung“ trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und eine produktive Zusammenarbeit zu fördern. So versteht jede:r schnell, wie die Teamkolleg:innen „ticken“ und wie man am besten zusammenarbeitet.
5️⃣ Das Buddy-System: Ein persönliche:r Ansprechpartner:in
Ein Buddy ist jemand, der oder die als direkter Ansprechpartner:in für die neuen Teammitglieder fungiert und bei Fragen zur Seite steht. Diese Person unterstützt nicht nur fachlich, sondern gibt auch hilfreiche Tipps zu den alltäglichen Abläufen und den informellen Regeln im Unternehmen.
Mit einem Buddy an der Seite fällt es Newbies oft leichter, sich in der Anfangszeit zurechtzufinden, und sie fühlen sich weniger „allein gelassen“.
6️⃣ Einladungen zu Team-Events und After Works
Um von Anfang an das Teamgefühl zu stärken, kann es sinnvoll sein, die neuen Mitarbeitenden bereits zu Team-Events oder After-Work-Treffen einzuladen, auch wenn der offizielle Start noch bevorsteht.
So bekommen sie die Chance, das Team in einem entspannten Rahmen kennenzulernen und fühlen sich am ersten Arbeitstag nicht wie „Fremde“. Das baut Vertrauen auf und zeigt ihnen, dass sie bereits jetzt schon Teil des Teams sind.
7️⃣ Relevante Inhalte und Mehrwert teilen
Ein toller Weg, um die Motivation der neuen Teammitglieder zu fördern, ist das Teilen interessanter Inhalte, wie Branchen-News, ein gemeinsames Brainstorming über neue Ideen oder Podcasts. Damit zeigen Unternehmen, dass sie nicht nur an der Anwesenheit des neuen Teammitglieds interessiert sind, sondern auch an ihrer beruflichen Weiterentwicklung.
Diese Informationen können inspirierend wirken und gleichzeitig helfen, sich schon vorab mit dem Arbeitsumfeld vertraut zu machen.
Warum Pre-Boarding entscheidend ist
Pre-Boarding ist nicht nur ein “Nice-to-have“, was man mal ausprobieren könnte – es ist die Chance, Kandidat:innen von Anfang an zu begeistern und ans Unternehmen zu binden.
Wer früh eine klare Willkommenskultur zeigt, macht aus Unsicherheit Vorfreude und aus neuen Mitarbeitenden motivierte Teammitglieder.
Setzt die Messlatte gleich zu Beginn höher, denn ein starkes Pre-Boarding macht den Unterschied: Es zeigt, dass euer Team Kandidat:innen wirklich wertschätzt.
Schafft also schon vor dem ersten Tag eine Basis des Vertrauens – das ist das beste Investment für erfolgreiche Onboardings und eine langfristige Mitarbeitendenbindung!