Abwesenheitsnotizen aus der Hölle
Warum dein Autoreply keine Comedy-Show sein sollte und wie du im Urlaub entspannt und professionell abwesend bist.
Die große Ferienzeit steht kurz bevor, und mit ihr erhöht sich die Anzahl der automatischen Abwesenheitsnotizen in unserem E-Mail-Postfach. Ich bin gespannt, wer sich dabei dieses Jahr wieder kreativ ausgetobt hat – zwischen nüchterner Info, philosophischen Betrachtungen, launigen Wortspielen (meine Favoriten) und wildem Oversharing ist meistens alles dabei. Allein wegen meines Jobs bin ich ein großer Fan kreativen Schreibens, aber müssen wir uns unbedingt durch einen besonders „originellen“ Autoreply kreativ austoben, der sowohl an Kolleg:innen als auch an Kund:innen oder andere Stakeholder geht?
Erwartet jemand Entertainment, wenn er mir eine E-Mail schreibt? Wohl kaum. Spätestens bei der zweiten Mail mit der gleichen automatischen Antwort nervt es nur noch. Eine Grundregel der Kommunikation gilt also auch bei Abwesenheitsnotizen: die Zielgruppe im Blick behalten!
Die Abwesenheitsnotiz ist eine Nachricht, die für unterschiedliche Leserschaft passend sein muss, daher ist sie nicht der richtige Ort, um die Grenzen der Professionalität auszutesten. Der liebsten Kollegin kannst du persönlich oder über Slack und Co. direkt von den eigenen Urlaubsplänen berichten. In der Abwesenheitsnotiz hältst du dich lieber kurz und knapp und lieferst nur die nötigen Informationen.
Die Basics
Kurz und knapp: die Fakten
Zeitraum deiner Abwesenheit: Am Zeitraum kann die Person erkennen, ob und wann es sich lohnt, noch einmal Kontakt zu dir aufzunehmen. Ist der Zeitraum zu lang, kann sie sich mit einem dringenden Anliegen womöglich an eine andere Person wenden. Bist du nur für ein paar Tage abwesend, nimmt sie vielleicht anschließend noch einmal Kontakt auf.
Ersatzkontakt: Eine wichtige Info ist, ob die Mail automatisch an eine Kollegin oder einen Kollegen weitergeleitet wird. Ist das nicht der Fall, sollte in der Abwesenheitsmail jemand genannt werden, an den sich die Person in dringenden Fällen wenden kann. Nenne eine Person mit Mailadresse und, falls nötig, Telefonnummer.
Wie es danach weitergeht: Liest du deine Mails nach dem Urlaub, oder landen sie im Nirwana? Gib kurz an, ob und wann du dich zurückmeldest.
Der Stil
Professionell und neutral: die Form
Kein Oversharing: Du kannst natürlich den Grund deiner Abwesenheit kurz angeben, aber an welchem Strand du dich genau sonnst, was dir im Krankenhaus entfernt wird oder warum du dich im Sabbatical befindest, musst du nicht im Detail nennen.
Fehlerfreie Texte: Deine Abwesenheitsnotiz wird im Zweifel hundertfach verschickt. Rechtschreib- und Tippfehler wirken schludrig.
Keine Sprüche auf Kosten der Professionalität: Nicht jeder will beim Versuch, eine Rechnungskorrektur zu klären, mit deinem Sommerurlaubshumor konfrontiert werden, mit sexistischen Sprüchen und Co. sowieso nicht.
Über den Sinn und Unsinn von Abwesenheitsnotizen in der Sommerzeit
Wovon ich aus eigener Erfahrung dringend abrate, sind Sätze wie „Ich lese meine Mails unregelmäßig“. Sie bieten ein kommunikatives Einfallstor für jeden Empfänger. Erholung? Fehlanzeige! Laut einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom aus 2023 will nur jeder dritte deutsche Arbeitnehmer im Urlaub nicht erreichbar sein. Dabei zeigen zahlreiche Studien: Wer im Urlaub Mails checkt oder dienstlich erreichbar bleibt, hat ein deutlich höheres Risiko für Erschöpfung, Schlafprobleme und psychische Belastungen.
Niemand sollte unersetzbar sein. Wenn die eigenen Aufgaben für ein paar Wochen nicht jemand anderes übernehmen kann, läuft etwas falsch. Damit jede und jeder störungsfrei in die verdiente Auszeit gehen kann, braucht es aber eine gute Vorbereitung und saubere Übergabe. Und die beginnt weit vor der Abwesenheitsnotiz.
Kläre daher rechtzeitig
offene Aufgaben
laufende Projekte und Deadlines
wer welche Zugriffsrechte hat
wo was zu finden ist
an wen man sich im Fall der Fälle wenden kann
So vermeidest du „Nur ganz kurz, wo finde ich …?“-Anrufe am Pool.
Wer sich mit einer Abwesenheitsmail konsequent entzieht und den Arbeitsmodus pausiert, startet nach dem Urlaub deutlich motivierter und klarer wieder durch. Gerade in Zeiten von New Work und hybriden Modellen ist es wichtig, gesunde Grenzen vorzuleben. Wenn du zeigst, dass echte Pausen möglich und erlaubt sind, ermutigst du auch andere dazu.
Nicht vergessen: Abwesenheitsnotiz ausschalten!
Nach dem Urlaub bitte dran denken, die Abwesenheitsnotiz wieder zu deaktivieren. Wenn du eine Schonfrist willst, kannst du in der Notiz ein Rückkehrdatum angeben, das ein, zwei Tage nach deinem echten Urlaubsende liegt, aber es gibt nichts Irritierenderes für Empfänger als eine Mail aus der Vergangenheit.
Bonus: Mailvorlage
ChatGPT schlägt übrigens folgende Formulierung für eine Abwesenheitsnotiz vor. Ein bisschen mehr Persönlichkeit kann meiner Meinung nach aber schon durchblitzen. Was meinst du?
Betreff: Abwesenheitsnotiz
Hallo und danke für dein Nachricht!
Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen wende dich bitte an [Name der Vertretung] unter [Mailadresse] oder telefonisch unter [Telefonnummer].
Ab [Rückkehrdatum] bin ich wieder für dich erreichbar und melde mich schnellstmöglich zurück.
Viele Grüße
[Dein Name]