Assistenzpools – geballte Power für Ihr Unternehmen
Immer mehr werden persönliche Assistentinnen in Pools integriert. Die Aufgaben mögen auf den ersten Blick gleich wirken, doch der Unterschied ist grösser, als ersichtlich ist. Um das zu erkennen, muss zuerst die Aufgabe der persönlichen Assistenz betrachtet werden. Als Vergleich nehme ich die Aufgabe des Butlers.
Zita Langenstein ist Butler aus Leidenschaft. Aus einem ihrer Referate blieb mir eine Aussage lebhaft in Erinnerung: Die Aufgabe eines Butlers sei es, Alltägliches perfekt zu erledigen. Sie erzählte zudem, dass es für einen guten Butler unerlässlich sei, ein gutes Netzwerk aufzubauen und zu pflegen. Nur so könne man seinem Mr Lee oder seiner Mrs Lee (so werden die Auftraggebenden in dieser Branche genannt, um deren Privatsphäre zu wahren) auch ausgefallene Wünsche erfüllen, wie zum Beispiel kurzfristig Karten für ein längst ausgebuchtes Konzert zu ergattern. Die Arbeit einer guten Assistentin lebt von denselben Zielsetzungen: Netzwerken und Alltägliches perfekt erledigen.
Als persönliche Assistentin kennen Sie Ihren Chef/Ihre Chefin sehr gut und wissen genau, worauf er oder sie Wert legt. Alles läuft über Ihren Tisch, Sie sind die Verbindung zu den Teams und Mitarbeitenden und leisten einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg Ihres/Ihrer Vorgesetzten. Sie sind es gewohnt, die Arbeiten zeitlich und technisch so zu erledigen, wie sie gewünscht werden und sind bereits mit den für Ihre Arbeit wichtigen Personen vernetzt. Ihre Arbeit wird durch den persönlichen Kontakt zu den wichtigen Stellen erleichtert.
Was aber, wenn Sie in einem Assistenzpool arbeiten? Oftmals haben die dem Assistenzpool angegliederten Führungskräfte trotz Firmenrichtlinien unterschiedliche Vorstellungen, wie sie eine Arbeit erledigt haben möchten. Da es sehr schwierig ist, dass immer alle Assistenzen des Pools über alle Wünsche aller von ihnen betreuten Führungskräfte Bescheid wissen, ist nicht nur ein reger Austausch, sondern auch eine gute Dokumentation nötig. Kommunikation ist in einer solchen Situation das A und O. Mit ihr steht und fällt die Arbeitsqualität des Assistenzpools und dadurch auch die Akzeptanz bei den Führungskräften, die diesem Assistenzpool zugeteilt sind.
Oftmals sind die benötigten Netzwerkverbindungen zu anderen Unternehmen zwar da, aber nur zur Unternehmung als solche und nicht zu den für Ihre Arbeit wichtigen Personen. Da man sich nicht persönlich kennt, können selbst kleinste Aufgaben zur Tortur werden.
Eine ähnliche Situation haben Sie als Assistenz sicher schon erlebt: Sie müssen Kundengeschenke gemäss letztem Auftrag nachbestellen. Die Sachbearbeiterin, die Ihren Auftrag bearbeitet, sieht zwar die letzte Bestellung, weiss aber nicht, dass das letzte Mal nach dem Gut zur Produktion noch eine Änderung vorgenommen wurde.
Prompt werden die Kundengeschenke falsch produziert und der Ärger ist auf beiden Seiten gross. Um solche Situationen zu vermeiden, machen Sie es wie Zita Langenstein: Machen Sie sich nicht nur in Ihrem Unternehmen einen Namen, indem Sie sich auf ein Gebiet Ihrer Arbeit spezialisieren und diese Arbeit perfekt erledigen. Etablieren Sie sich bei Ihren Geschäftspartnern als Ansprechperson für Ihr Fachgebiet.
Nutzen Sie die Macht des Netzwerkens, um Alltägliches perfekt zu erledigen.
Reisen Sie gerne und die Ihrem Pool zugeteilten Personen sind oft auf Geschäftsreisen? Gut geplante und organisierte Geschäftsreisen sind Gold wert. Oder kennen Sie sich gut mit Präsentationstools aus? Eine perfekt erstellte Präsentation lässt die vortragende Person im besten Licht leuchten. Sprechen Sie sich an einer Teamsitzung mit Ihren Kolleginnen und Kollegen ab und stellen Sie sicher, dass eine Stellvertretung gewährleistet ist, die Ihr Spezialgebiet während Ihrer Abwesenheit ebenso gut abdecken kann. Überzeugen Sie gemeinsam Ihre oder Ihren Vorgesetzten von den vielen Vorteilen, die eine Spezialisierung mit sich bringt und etablieren Sie sich als Team im Unternehmen. Gemeinsam sind Sie stark. Herzlich Ihre Petra Rohner