Büroprozesse und Verwaltung: Warum Unternehmen jetzt ein Update brauchen
Die Welt der Arbeit befindet sich im Wandel. Die aktuelle Entwicklung geht vom klassischen Angestelltenverhältnis hin zu mehr flexibler, selbstständiger und projektbasierter Arbeit – darin sind sich die meisten Experten einig. Gleichzeitig findet Arbeit immer häufiger von verschiedenen Orten aus und im virtuellen Raum statt. Damit ändern sich auch die Anforderungen an die Büro- und Verwaltungsprozesse sowie Arbeitsplatzgestaltung. Mit dem Ausdruck Büro 4.0 wird „Industrie 4.0“ als eine digitale Vernetzung von Maschinen in einem Internet der Dinge auf den Office-Bereich übertragen. Im Digital Office werden Papierberge in der Cloud abgelegt, die digitale Signatur ersetzt das Fax und Video-Meetings ermöglichen persönliche Gespräche trotz großer räumlicher Distanz.
Ist das digitale Büro Traum oder Realität in deutschen Unternehmen?
Zwei von drei Unternehmen (67 Prozent) sind in Sachen Digital Office up-to-date, jedes dritte Unternehmen (33 Prozent) hat allerdings noch Nachholbedarf. Das zeigt der Digital Office Index 2018 – eine repräsentative Befragung von 1.108 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern. Der Digital Office Index (DOI) widmet sich Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen, deren Fortschritt und Effekten.
Auf einer Skala von 0 („überhaupt nicht digitalisiert“) bis 100 („vollständig digitalisiert“) erreicht der DOI einen Wert von 54 Punkten (2016: 50). Dabei hat sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen weiter geöffnet: Große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern erzielen einen Indexwert von 63 Punkten (2016: 58), bei den Mittelständlern mit 100-499 Mitarbeitern liegt der Indexwert bei 58 (2016: 53), bei kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es dagegen erst 53 Punkte (2016: 49). „Vor allem Großunternehmen haben die Möglichkeiten des digitalen Büros erkannt und profitieren bereits von den Vorteilen. Jetzt muss der breite Mittelstand nachziehen“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.
Ein positives Beispiel aus dem Mittelstand ist die Mader GmbH & Co. KG mit Sitz aus Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart. Mit aktuell 80 Mitarbeitern gehört der Druckluft- und Pneumatikspezialist zu den erfolgreichen mittelständischen Unternehmen in Baden-Württemberg. Es war auch maßgeblich beteiligt am interdisziplinären Sammelband „CSR und Digitalisierung“. Seit 2012 wird der Papierverbrauch hier konstant gesenkt. Es wird ausschließlich Recyclingpapier verwendet. Wann immer es möglich ist, wird auf einen Ausdruck verzichtet. Durch den Versand von Papierrechnungen hatte das Unternehmen bis vor einigen Jahren einen sehr hohen Verbrauch von Geschäftspapier und Briefumschlägen. Zusätzlich fielen noch Portokosten an. Da durch das Steuervereinfachungsgesetz die Papierrechnung mit der elektronischen Rechnung gleichgesetzt wurde, entschied man sich, allen Kunden, die damit einverstanden waren, die Rechnungen digital zu senden. Von dieser Vereinfachung profitieren heute alle. Jede nicht ausgedruckte Seite hilft der Umwelt, spart Geld und Platz. Die Vielzahl der Ordner muss nicht mehr im Büro untergebracht werden. Dies erleichtert die Archivierung erheblich. 70 Prozent aller Rechnungen werden heute per E-Mail versandt (Quelle: Mader Nachhaltigkeitsbericht)
In den vergangenen Jahren wurden darüber hinaus folgende Prozessanpassungen vorgenommen, von denen auch andere Unternehmen lernen können:
• Anpassung der Unterschriftenregel, so dass ein Ausdruck nicht mehr nötig ist.
• Bei verschiedenen internen Dokumenten wird auch eine Unterschrift verzichtet, so dass diese Formulare elektronisch als PDF versendet werden können.
• Einführung einer digitalen Dokumentenarchivierung: alle Dokumente, die über das eigene Warenwirtschaftssystem erstellt werden, werden hier automatisch archiviert.
• Für Dokumente, die von Kunden oder Lieferanten eingehen, wurde über die Integration von Sharepoint eine Möglichkeit geschaffen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen etc. digital zu archivieren.
• Alle als Fax eingehenden Dokumente werden nicht mehr automatisch gedruckt, sondern an eine E-Mailadresse weitergeleitet, auf die alle Vertriebsmitarbeiter Zugriff haben. Das Dokument kann dann dem Prozess im Warenwirtschaftssystem zugeordnet werden, ohne dass ein Ausdruck notwendig ist.
Weiterführende Informationen:
CSR und Digitalisierung. Der digitale Wandel als Chance und Herausforderung für Wirtschaft und Gesellschaft. Hg. von Alexandra Hildebrandt und Werner Landhäußer. SpringerGabler Verlag. Berlin Heidelberg 2017.