Das Deutschland-Tempo im Recruiting: So lange dauern Bewerbungsprozesse aktuell

Ob Gesundheitswesen oder Beratung, Tourismus oder Technik – die Abläufe rund um Bewerbung, Interview und Einstellung sind je nach Branche sehr unterschiedlich. Der XING Bewerbungsreport** 2025 zeigt: Es kommt nicht nur auf Dein Profil an, sondern auch darauf, in welcher Branche Du Dich bewirbst.

Wie schnell Unternehmen reagieren, wie viele Bewerbungen sie erhalten, wie viele Gespräche geführt werden und wie lange die Entscheidung dauert – all das variiert deutlich.

So viel Zeit vergeht durchschnittlich zwischen Ausschreibung und Einstellung:

🔴 Die langsamsten Branchen

ø 84,9 Tage – Industrie & Maschinenbau

ø 84,9 Tage – Transport & Logistik

ø 81,7 Tage – Architektur & Planung


🟠 Durchschnitt aller Branchen

ø 70,1 Tage


🟢 Die schnellsten Branchen

ø 42,9 Tage – Kunst

ø 50,2 Tage – Personaldienstleistungen

ø 53,7 Tage – Tourismus & Gastronomie

👉 Dieser Überblick hilft Dir zu verstehen, wie der Bewerbungsprozess in Deiner Zielbranche abläuft und was Du daraus für Deine Strategie ableiten kannst.

⏰ Recruiting-Geschwindigkeit im Vergleich: Wer entscheidet schnell und wer lässt Dich warten?

Diese Grafik zeigt auf einen Blick, wie schnell Unternehmen in verschiedenen Branchen reagieren – von der ersten Bewerbung (Time-to-First-Application) über das erste Gespräch bis zur finalen Entscheidung (Time-to-Hire).

• 📨 Time-to-First-Application: Wie viele Tage vergehen im Schnitt, bis die erste Bewerbung auf eine Stelle eingeht

• 💬 Time-to-First-Interview: Wie viele Tage vergehen vom Start der Ausschreibung bis zum ersten durchgeführten Interview

• ✅ Time-to-Hire: Wie viele Tage vergehen im Schnitt vom Start der Ausschreibung bis zur finalen Einstellung
  

🔎 Was heißt das für Dich?

Diese drei Zeitwerte helfen Dir einzuschätzen:

• Wie schnell Du reagieren solltest, um früh im Rennen zu sein

• Wie früh Unternehmen Feedback geben oder wie lange Du warten musst

• Wie viel Ausdauer Du im gesamten Bewerbungsprozess mitbringen solltest

Die erste Bewerbung trifft in manchen Branchen schon nach wenigen Stunden ein – hier heißt es: schnell und sichtbar sein.
Wird früh interviewt, steigen Deine Chancen deutlich, wenn Du zeitnah, überzeugend und relevant antwortest.
Dauert es bis zur Entscheidung besonders lange, hilft Dir eine kluge Nachfass-Strategie und Geduld.

👉 Wenn Du die zeitliche Dynamik Deiner Zielbranche kennst, kannst Du nicht nur besser timen, sondern auch realistische Erwartungen setzen und bleibst entspannter im Prozess.

Hinweis: Für die Berechnung der Time-to-Metriken wurden Besetzungsprojekte analysiert, die nach der Veröffentlichung der Stellenanzeige mindestens eine Bewerbung, ein Interview innerhalb von 90 Tagen und eine Einstellung innerhalb von 300 Tagen aufwiesen.

💪 So hoch ist die Konkurrenz – und so oft wird eingeladen

Diese Übersicht zeigt, wie hoch die Konkurrenz pro Stelle ist und wie oft Unternehmen Kandidat·innen zum Gespräch einladen.

• 📥 Bewerbungen pro Stelle: Wie viele Bewerbungen erhält eine ausgeschriebene Stelle im Durchschnitt?

• 💬 Interviews pro Stelle: Wie viele Gespräche führt ein Unternehmen durchschnittlich pro ausgeschriebener Stelle – unabhängig davon, ob eine Einstellung erfolgt oder nicht

🔎 Was heißt das für Dich?

Diese beiden Kennzahlen helfen Dir einzuschätzen:

• Wie viele Mitbewerber·innen Du hast

• Wie selektiv Deine Zielbranche arbeitet

• Wie früh Du auffallen musst oder wie viel Ausdauer gefragt ist

Viele Bewerbungen pro Stelle? Dann brauchst Du ein überzeugendes, individuelles Profil, um hervorzustechen.
Wenig Interviews pro Stelle? Dann gilt: Wer eingeladen wird, ist fast schon in der engeren Auswahl – Vorbereitung ist hier entscheidend.

👉 Wer beide Werte kennt, kann besser einschätzen, wie selektiv seine Zielbranche ist und wo sich gezielte Mühe besonders lohnt.

✍️ So viele Bewerbungen (und Gespräche) führen im Schnitt zur Einstellung

Diese Grafik zeigt: Nicht jede Bewerbung führt zur Einstellung und auch Gespräche bedeuten noch keinen Vertrag. Einige Branchen haben besonders hohe Quoten, andere entscheiden schnell.

• 📨 Bewerbungen pro Einstellung: Wie viele Bewerbungen braucht es im Schnitt, bis eine Stelle besetzt wird?

• 💬 Interviews pro Einstellung: Wie viele Gespräche führt ein Unternehmen durchschnittlich, bis es eine Person einstellt?

🔎 Was heißt das für Dich?

Diese beiden Kennzahlen helfen Dir einzuschätzen:

• Wie viele Bewerbungen Du realistisch brauchst, um eine Zusage zu bekommen

• Wie viele Gesprächsrunden Du durchläufst, bevor eine Entscheidung fällt

• Wie lang und selektiv der Bewerbungsprozess in Deiner Branche wirklich ist

Viele Bewerbungen pro Einstellung? Dann ist der Auswahlprozess streng – Deine Unterlagen müssen auf den Punkt überzeugen. Viele Interviews pro Einstellung? Dann solltest Du mit mehreren Runden rechnen und in jeder davon professionell auftreten.

👉 Wenn Du beide Werte kennst, kannst Du Deine Zeit und Energie gezielter einsetzen und besser einschätzen, ob Geduld oder Geschwindigkeit gefragt ist. In Bereichen mit niedrigeren Werten reicht oft schon eine gezielte Bewerbung zur richtigen Zeit – dort zählt, dass Du schnell bist und gut passt.

👉 Alle Zahlen im Detail?

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**Die Daten stammen aus dem XING Bewerbungsreport 2025. Untersucht wurden 2,5 Mio. Bewerbungen, die von Mai 2023 bis April 2025 über den onlyfy Bewerbungsmanager eingegangen sind.
Die Branche „Industrie & Maschinenbau“ zählt zu den 22 analysierten Branchen – mit Fokus auf Fach- und Produktionsberufe in der technischen Fertigung.