Die digitale Organisation: Warum immer mehr Unternehmen auf das papierlose Büro setzen
Papier wird in großen Mengen verkauft und hat eine hohe Alltagsrelevanz. Sein Verbrauch ist seit 1950 um das Sechsfache gestiegen. In Deutschland wird jährlich pro Kopf etwa 220 kg Papier verbraucht. Laut dem „Monitor papierloses Büro 2018“ des niederländischen Unternehmens Viadesk hat jeder Deutsche im vergangenen Jahr täglich 26 Seiten im Büro ausgedruckt. Im Nachhaltigkeitsbericht 2019/2020 des Ökoversenders memo AG ist vermerkt, dass jeder Mitarbeiter des Unternehmens im Schnitt 17 Seiten pro Arbeitstag ausgedruckt hat. Durchschnittlich sind das 4.055 Blatt pro Mitarbeiter und Jahr. Damit liegen sie 35% unter dem deutschen Durchschnitt.
Das papierlose Büro bleibt zwar eine Herausforderung in einigen Unternehmen, weil Dokumente immer noch ausgedruckt und oft in Ordern und Stehsammlern archiviert werden. Doch die meisten gehen dazu über, ihre Daten und Dokumente, die sie aufgrund der Aufbewahrungspflicht zehn Jahre lang archivieren müssen, zentral zu speichern. Dadurch können viele Arbeitsprozesse deutlich flexibler und schneller ablaufen, und es werden Material und Kosten gespart, denn es müssen auch keine Unterlagen mehr ausgedruckt werden. Am Computer kann gezielt nach benötigten Informationen gesucht werden (effizientes Zeitmanagement). Bei Ausfall eines Mitarbeiters durch Krankheit, Urlaub, Elternzeit oder Mutterschutz kann alles leichter gefunden und schneller an wichtigen Projekten weitergearbeitet werden.
Das papierlose Büro erfordert allerdings auch Disziplin von allen Beteiligten und Vorleben durch die Führungskräfte. Auch die Argumentation, warum auf diese nachhaltige Maßnahme gesetzt wird, ist wichtig. Damit sich ältere Mitarbeiter von der Digitalisierung nicht überfordert fühlen, bieten sich auch Fortbildungen im Bereich der Digitalkompetenz sowie den Software-Programmen an, mit denen im Unternehmen künftig gearbeitet wird.
In seiner Geschäftsstelle in Nürnberg setzt der 1. FCN zunehmend auf papierlose Unternehmensprozesse. Verträge werden in elektronischer Form abgelegt. Einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung machte bereits 2016 auch der Druckluftspezialist Mader mit der Entwicklung der Leckage-App, die zunächst vor allem für interne Zwecke gedacht war. Zuerst ging es darum, geortete Druckluft-Leckagen papierlos zu dokumentieren und schnell per Smart Device zu erfassen, wirtschaftlich und ökologisch zu bewerten sowie entsprechend zu priorisieren. Sowohl bei der Erfassung der Leckagen als auch nach deren Beseitigung sind der Druckluftverlust bzw. die Einsparung in kWh, CO2-Emissionen und Euro über das kundenspezifische Leckage-Online-Portal jederzeit einsehbar. Durch die digitale Anwendung ist der Prozess effizienter und papierlos. Kunden erhalten absolute Prozesssicherheit (z.B. Vermeidung von Produktionsausfällen). Durch die Digitalisierung des Servicebereichs und Entwicklung der Leckage-App wird eine Effektivitäts-/Effizienzsteigerung der Prozesse erreicht.
Durch den Versand von Papierrechnungen hatte das Unternehmen einen sehr hohen Verbrauch von Geschäftspapier und Briefumschlägen. Hinzu kam das Porto. Da durch das Steuervereinfachungsgesetz die Papierrechnung mit der elektronischen Rechnung gleichgesetzt wurde, wurde die Entscheidung getroffen, allen Kunden, die ihr Einverständnis gaben, die Rechnungen digital zu senden. Seitdem werden ca. 70 Prozent aller Rechnungen per E-Mail verschickt. 2016 wurde schließlich auch eine digitale Dokumentenarchivierung eingeführt: Alle Dokumente, die über das Warenwirtschaftssystem erstellt werden, werden automatisch in der Historie archiviert. Für Dokumente, die von Kunden und Lieferanten eingehen, wurde zeitgleich über die Integration von Sharepoint eine Möglichkeit geschaffen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen digital zu archivieren. Kunden und Lieferanten werden aufgefordert, möglichst keine Papierdokumente zu versenden. Alle Dokumente, die als Fax eingehen, werden nicht mehr automatisch gedruckt, sondern an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet, auf die alle Vertriebsmitarbeiter Zugriff haben. Das Dokument kann dann dem Warenwirtschaftssystem zugeordnet werden, ohne dass ein Ausdruck notwendig ist.
Weiterführende Informationen:
Das papierlose Büro – so geht es!
CSR und Energiewirtschaft. Hg. von Alexandra Hildebrandt und Werner Landhäußer. 2. Auflage. Berlin und Heidelberg 2020.