Die sechs schlimmsten Fehler bei Meetings – und wie du sie vermeidest!

Umfragen zeigen, dass 67 % der Meetings ohne Ergebnis verlaufen. Das ist nicht nur pure Zeitverschwendung, sondern auch verschwendete Lebenszeit! Lasst uns also mal herausfinden, woran es hapert, um ein gescheites Meeting auf die Beine zu stellen!


1. Du hast keine Agenda

Der wichtigste Schritt für eine ergebnisreiches Meeting ist, eine Tagesordnung zu haben:
- Was möchte ich besprechen?
- Welche Teilnehmer:innen sind dafür wichtig?
 Und wie lange brauche ich für das Meeting?

Viele Führungskräfte gehen leider unvorbereitet in ihre Besprechungen. So ganz nach dem Motto: Wird schon klappen. Nein, meistens klappt es nicht, und das geht auf das Zeitkonto deiner Teammitglieder.

Was auch oft vorkommt, ist, dass Führungskräfte erst vor Ort im Meeting mit der Sprache rausrücken, um welche Themen es geht. Keine:r ist also thematisch oder gedanklich vorbereitet. Niemand hatte die Gelegenheit, sich Notizen zu machen oder Ideen zu sammeln. Aus diesem Grund verzögern sich Meetings generell und kommen zu keinem Ergebnis.

Daher: Plane vorab dein Meeting und erstelle eine Tagesordnung. Das geht auch ganz pragmatisch mit drei bis vier Punkten in einer Einladung.


2. Du hast halb Europa eingeladen

Viele Führungskräfte begehen den Fehler, zu viele Teilnehmer:innen einzuladen. So nach dem Motto: „Besser zu viele als zu wenige. Nicht dass sich Frau Klaus ausgeschlossen fühlt.“ Aber genau da liegt der Fehler! Denn zu viele Teilnehmer:innen verwässern das Meeting. Außerdem ist es nicht sehr wirtschaftlich, wenn man alle möglichen Leute zum Meeting einlädt und ihnen kostbare Zeit stiehlt.

Du als Führungskraft bist der/die Organisator:in. Du musst deinen eigenen Arbeitsbereich im Blick haben. Und du allein musst wissen, welche:r Teilnehmer:in für dein Meeting wichtig ist. Du willst von deinem Team doch zündende Ideen und sprudelnde Diskussionen haben. Na also, dann suche dir deine Teilnehmer:innen sorgfältig aus, damit auch die richtigen Leute im Meeting sitzen. 

Stell dir das Meeting wie eine Mannschaftsaufstellung beim Sport vor. Da sind auch nur die Spieler auf dem Platz, die für die Aufgabe (den Gegner) die passenden kompetenzen mitbringen.

3. Du hast langweilige Meetingformate!

Vielfach sind Besprechungen einfach nur langweilig. Die Teammitglieder daddeln vor lauter Frust an ihrem Smartphone herum, während vorn am Pult die Führungskraft eintönige Monologe hält. Das muss ja alles nicht sein. Wie wäre es daher mit alternativen Besprechungsmethoden?

Du kannst dein nächstes Meeting zum Beispiel mal im Stehen abhalten! Du wirst sehen, um wie viel produktiver, konstruktiver und dynamischer die Besprechung ablaufen wird. Stehen macht nämlich wach, und wache Mitarbeiter:innen sind viel engagierter. Ob es sich um Diskussionen handelt, Ideensammeln oder den Standpunkt zu verteidigen.

Pluspunkt: Das Meeting wird sich automatisch verkürzen, weil nicht jede:r lange stehen kann. Im Gegensatz dazu kann sich ein Meeting im Sitzen unendlich in die Länge ziehen.
 Achte bei den sogenannten „Stand up“-Meetings allerdings darauf, dass du sie auch nur für maximal 20 Minuten planst. Sonst wird das Stehen zu anstrengend, und die Aufmerksamkeit sinkt wieder. Innerhalb dieser 20 Minuten kannst du aber mit drei bis vier Personen beispielsweise sehr gut und kompakt an drei bis vier Agendapunkten arbeiten.

4. Rollenverteilung während der Besprechung

Hilfreiche Rollenverteilung im Meeting ist noch ein anderer Tipp von mir. Dazu verteilst du an deine Mitarbeiter:innen bestimmte Rollen. So kann Herr Kurtz den Part des Timekeepers übernehmen. Er hat damit die Aufgabe, die Uhr stets im Blick zu behalten. Sollte eine Diskussion den Zeitrahmen sprengen, weist Herr Kurtz auf den Zeitrahmen hin. Somit wissen alle Teilnehmer:innen Bescheid, dass sie zügig zu einem Ergebnis kommen müssen.


Auf diese Weise haben alle die Zeit stets im Blick und kommen zu einem guten Ergebnis.

Weitere Rollen könnten der/die „Fokus-Beschleuniger:in“ sein. Jedes Mal, wenn sich ein Teammitglied (oder auch die Führungskraft) verrennt, greift Frau Schmidt ein und bringt alle Teilnehmer:innen wieder zurück auf den eigentlichen Kurs. Das praktische daran ist, dass durch diese Methode viel Zeit eingespart wird und das Meeting pünktlich einen Abschluss finden kann. Außerdem delegierst du wichtige Aufgaben und entlastest dich damit selbst. So kannst du beispielsweise besser der Teamdynamik oder den Ergebnissen folgen.

5. Terminserien überfluten deinen Kalender

In vielen Unternehmen ist es üblich, weit im Voraus Teamsitzungen im Kalender einzutragen. So kann jede:r Mitarbeiter:in schon sehen: Aha, Montag um 15 Uhr ist es wieder so weit. Wieder steht ein langweiliges Meeting mit der Chefetage an.

Mein Tipp ist: Wenn diese regulären Besprechungen nicht unbedingt nötig sind, dann cancel sie einfach. Vielleicht existiert der eigentliche Grund für das Meeting schon gar nicht mehr. Oder das Thema hat sich von allein erledigt? Umso besser. Wenn es nichts zu besprechen gibt, musst du auch kein Meeting erzwingen. Daher: Storniere überflüssige Besprechungen, dein Team wird es dir danken. 


6. Langschwätzer ausmerzen


Kling hart und eventuell auch provokativ, aber in vielen Besprechungen gibt es die eine Person, die nonstop redet und einfach nicht zum Punkt kommt! Dabei ist Zeit eh schon Mangelware, und die anderen im Team möchten auch noch dran kommen.

Eine radikale Methode ist daher: Jeder: Teilnehmer:in im Meeting nimmt sich ein Streichholz. Sobald er/sie an der Reihe ist, wird das Streichholz angezündet. Reden darf man nur so lange, bis das Streichholz abgebrannt ist. Danach ist der/die Nächste an der Reihe.

Der Sinn des Ganzen ist, dass die Teilnehmer:innen sich auf das Wesentliche beschränken und nicht in lange Reden ausschweifen. Und es ist eine gute Übung, um schnell auf den Punkt zu kommen. Wem das normale Streichholz zu kurz ist, kleiner Tipp: Es gibt ja auch noch die langen Kaminstreichhölzer … ;-)

Aus Sicht der Fachkraft für Arbeitssicherheit kann diese Methode allerdings zum Problem werden. Die weniger gefährliche Alternative ist daher ein Timer oder ein großer Wecker!

Deine Methoden/Erfahrungen

Jetzt bist du an der Reihe: Welche Erfahrungen hast du mit Meetings gemacht? Und wenn deine Besprechungen erfolgreich sind: Welche Methode wendest du an?

Verschwendest du als Teilnehemer:in zu viel Zeit in Meetings und kommst du kaum dazu, deine wichtigen Aufgaben zu erledigen? Dein Kalender quillt über und du bist kurz davor, den Überblick zu verlieren? Dann empfehle ich dir mein Online-Seminar "Get things done - das 1X1 des Zeit- und Selbstmanagement" Als Xing-Leser:in bekommst du das Seminar HIER zum stark vergünstigten Preis.

Mit besten Grüßen

Henryk Lüderitz