Frankfurt. Finanzielle Anreize für motivierte Mitarbeiter schaffen und zugleich das Budget im Blick behalten – angesichts der wirtschaftlichen und geopolitischen Unwägbarkeiten ist diese Herausforderung aktuell besonders groß.

Doch es muss nicht immer eine Gehaltserhöhung sein. Auch steuerfreie Benefits kommen bei Mitarbeitern gut an. Das Handelsblatt zeigt, welche steuerfreien Extras für Arbeitnehmer und Arbeitgeber besonders attraktiv sind.

Große Auswahl

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern über Lohn oder Gehalt hinaus finanzielle Vorteile verschaffen wollen, haben sie eine große Auswahl. Besonders interessant können solche sein, die steuerfrei beziehungsweise steuerlich begünstigt und sozialversicherungsfrei gewährt werden können. „Arbeitgeber sollten darauf achten, ob bestimme Dokumentationserfordernisse oder besondere Voraussetzungen wie das sogenannte Zusätzlichkeitserfordernis einzuhalten sind“, sagt Stephanie Saur, Rechtsanwältin und Steuerberaterin bei Grant Thornton.

Das bedeutet: Damit ein Benefit sozialversicherungsfrei bleibt, muss er zusätzlich zum Bruttolohn gewährt werden. Verzichtet ein Mitarbeiter beispielsweise auf einen Teil seines Bruttolohns um dafür ein Smartphone zur privaten Nutzung erhalten, ist das Zusätzlichkeitskriterium nicht erfüllt.

Außerdem gilt: „Arbeitgeber können mehrere Benefits gleichzeitig anbieten, ohne dass sich an der Besteuerung des einzelnen etwas ändert“, sagt Daniela Karbe-Geßler, Steuerexpertin beim Bund der Steuerzahler.

Zuschüsse zur Mobilität

Das Homeoffice ist beliebt. Trotzdem verbringt kaum eine Mitarbeiterin ihre gesamte Arbeitszeit in den eigenen vier Wänden. Sehr beliebt – und zugleich einfach zu handhaben – sind Jobtickets. „Tickets und Zuschüsse für den öffentlichen Nahverkehr können steuer- und sozialabgabenfrei überlassen werden, das gilt auch dann, wenn sie privat genutzt werden dürfen“, sagt Karbe-Geßler. Hierzu zählt das Deutschlandticket.

Etwas komplizierter ist es bei Fernverkehr-Tickets. Mitarbeitern, die viel reisen, wird gern eine Bahncard 50 oder 100 zur Verfügung gestellt. „Eine private Nutzung ist nur dann steuerfrei, wenn sich die Bahncard durch die beruflichen Fahrten amortisiert“, sagt Saur. Das bedeutet: Die Bahncard muss günstiger sein als die einzelnen Tickets für berufliche Fahrten sowie Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, also etwa dem Büro. Dies muss in Form einer sogenannten Amortisationsprognose dokumentiert werden.

Decken diese begünstigten Fahrten nicht die Kosten der Bahncard, sei zu unterscheiden, ob dies auf unvorhersehbaren Gründen wie Krankheit beruhe oder es schon zu Beginn der Prognose absehbar war, so Saur. Im letzteren Fall sei in der Regel ein Teil der Kosten für die Bahncard als geldwerter Vorteil in der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters zu versteuern, und es seien Sozialversicherungsbeiträge abzuführen.

Ebenfalls beliebt sind Jobräder. Die steuerliche Behandlung ist von der jeweiligen Gestaltung abhängig. „In der Praxis wird überwiegend ein sogenanntes Gehaltsumwandlungsmodell etabliert“, sagt Saur. Dabei verzichtet der Arbeitnehmer zugunsten des Jobbikes monatlich auf einen Teil seines Bruttogehalts.

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Auf den einbehaltenen Betrag des Gehalts werden dann gar nicht erst Steuern und Sozialabgaben fällig. Allerdings müssen Arbeitnehmer die private Nutzung des Jobrads als geldwerten Vorteil versteuern. Pro Monat sind dies in der Regel 0,25 Prozent des Bruttopreises. Zahlt der Arbeitgeber die Leasingkosten als Gehaltsextra, ist dies für die Mitarbeiter steuerfrei.

Praktisch für Mitarbeiter könnten künftig auch Carsharing-Verträge sein. „Noch ist das deutsche Steuersystem aber nicht darauf eingestellt,“ weiß Saur. „Wenn Mitarbeiter mehrmals im Monat zwischen Smart, SUV und Cabrio wechseln, wird das steuerlich sehr komplex.“

50-Euro-Gutschein

Einfach zu handhaben sind bestimmte monatliche Gutscheine in Höhe von bis zu 50 Euro – etwa für lokale Einkaufszentren oder Lebensmittelketten. Diese sind für die Mitarbeiter steuer- und sozialabgabenfrei, sofern sie keine weiteren Benefits in dem jeweiligen Monat erhalten, die in die sogenannte 50-Euro-Freigrenze einzubeziehen sind. Sauer empfiehlt Arbeitgebern, dies im Vorfeld zu prüfen.

Essensgutscheine

Ebenfalls praktisch und beliebt sind Essenszuschüsse, zum Beispiel in Form von Essensgutscheinen oder App-Lösungen. „Laut Finanzverwaltung sind sie auch dann begünstigt, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten“, so Saur. Dies habe das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 15. März 2022 erneut klargestellt.

Kinderbetreuungszuschuss

Steuer- und sozialabgabenfrei sind ebenfalls Zuschüsse zur Betreuung von Kindern, die noch nicht schulpflichtig sind. „Arbeitnehmer müssen jedoch regelmäßig nachweisen, dass ihnen tatsächlich Kosten entstanden sind“, sagt Karbe-Geßler. Möglich sei dies etwa über den Gebührenbescheid des Kindergartens. Eine Obergrenze für den Zuschuss gibt es nicht. Auch Arbeitgeber müssen bei diesem Benefit keine Steuern zahlen.

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