Drei einfache Tipps, wie Sie Ihre Meetings tausendfach effektiver machen

In der Businesswelt sind Meetings der Zeitkiller Nummer eins. Das pfeifen die Spatzen von allen Dächern – und auch Sie, werte Leserinnen und Leser, wird dieses Statement kaum überraschen. Schließlich sind darüber schon unzählige Fachartikel geschrieben worden, und in jedem Führungskräftetraining ist mindestens ein halber Tag für „Das effektive Meeting“ reserviert. Da stellt sich die berechtigte Frage: Warum gibt es dann immer noch so viele unnötige und ressourcenfressende Zusammenkünfte, die die Teilnehmer zu Tode langweilen und die deutsche Wirtschaft jährlich Milliarden kosten?

Jeder halbwegs interessierte und umsichtige Mitarbeiter müsste doch inzwischen wissen, wie man effektive Meetings abhält? Das Internet jedenfalls ist voll von Ratgebern zu diesem Thema. Warum wird also immer noch so viel überflüssiger Meetingterror betrieben? Die Antwort: In den allermeisten Fällen geht es gar nicht darum, ein konkretes Thema zu besprechen. In den allermeisten Fällen geht es stattdessen um die Ego-Pflege der Teilnehmer. Ich meete, also bin ich! Und solange es in den Betrieben noch Mitarbeiter, Führungskräfte und Unternehmer gibt, die Meetings zur Selbstpolitur missbrauchen, solange werden sich genervte Teilnehmer von Meeting zu Meeting schleppen müssen.

Nun, es besteht Einigkeit darüber, dass die meisten Meetings reine Ressourcenvernichter sind, richtig? Auf der anderen Seite aber sind gut gehaltene Meetings eines der wichtigsten Führungs- und Steuerungsinstrumente im Unternehmen. Man wird also niemals gänzlich auf (professionelle) Meetings verzichten können. Um also die wenigen, wirklich wichtigen Meetings so effektiv wie möglich zu gestalten, sollten sie grundsätzlich …

• so wenig wie möglich Teilnehmer haben,

• Aufmerksamkeit, Interesse und Engagement erzeugen

• und so konkret wie möglich abgeschlossen werden.

Und wie? Versuchen Sie es doch mal mit diesen drei Tipps für Ihre Meetingzukunft …

Einladung = Auftrag

Wer nichts zum Meeting beizutragen hat, wird nicht eingeladen. So einfach ist das. Jeder Mitarbeiter, der während des Meetings nichts gesagt hat außer: „Guten Tag“ und „Für mich zwei Stückchen Zucker bitte“ und „Auf Wiedersehen“, der hatte in dem Meeting nichts verloren. Die Anwesenheit zu reinen Informations-, Überwachungs- oder Ich-meete-also-bin-ich-Zwecken sollte stante pede unterbunden werden. Wie kann man dies sicherstellen? Ganz einfach …

Ab sofort gilt: Einladung = Auftrag. Was heißt das? Die Einladung zu einem Meeting ist gleichzeitig der verpflichtende Auftrag, sich zum Meeting vorzubereiten UND sich im Meeting einzubringen. Wer nicht mindestens fünf Minuten Redezeit (konstruktiv & wertvoll) oder dringendes Fachwissen beizusteuern hat, bleibt dem Meeting fern.

Eine Empfehlung an alle Unternehmer, Regional-GFs, Abteilungsleiter, Vice-Presidents usw.: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran**.** Bleiben Sie fortan jedem Meeting fern, an dem Sie nur aufgrund Ihres Ranges Präsenz zeigen würden. Sie ermutigen ansonsten nur unnötig Ihre Mitarbeiter ebenfalls an diesem Meeting teilzunehmen, nur damit Sie sie sehen.

Präsentationsfähigkeiten

Was ist quälender, als einem untalentierten Schauspieler zuzusehen oder einem unbegabten Sänger zuzuhören? Richtig, eine schlechte Präsentation ertragen zu müssen. Wenn ein Meeting den maximalen Erfolg bringen soll – und dies ist unter unternehmerischen Gesichtspunkten eine Selbstverständlichkeit –, dann muss der Präsentations- und Kommunikationsstil mitreißend sein**.** Anregend, stilvoll, gewaltig! Welche Meetings werden wohl eher einen nachhaltigen Eindruck hinterlassen? Diejenigen, die mit Energie und Professionalität durchgeführt werden, oder diejenigen, die daherkommen, wie ein schlaffer Händedruck.

Man mag es kaum glauben, wie viele Moderatoren noch immer ...

• die Hände in den Hosentaschen haben,

• Hunderte Ähms von sich geben,

• sich beim Reden dem Flipchart zuwenden und

• die PowerPoint-Präsentation Wort für Wort vorlesen.

Es darf als Respektlosigkeit bewertet werden, wenn nicht einmal versucht wird, den Meetingteilnehmern ein Höchstmaß an Professionalität entgegenzubringen.

Die Empfehlung an alle Führungsverantwortlichen: Sorgen Sie dafür, dass Sie – und alle infrage kommenden Mitarbeiter – ihre Präsentationsfähigkeiten auf ein maximales Level bringen**.** Sobald Ihre Mitarbeiter mit Lust und Freude zu einem Meeting gehen, weil es energetisierend ist, werden Sie einen deutlichen Anstieg der Meetingeffektivität erleben.

Wer macht was bis wann?

Eine Zusammenkunft, an deren Ende nicht unmissverständlich festgelegt wird: „Wer macht was bis wann?“, ist kein Meeting gewesen, sondern war bestenfalls nur Zeitverschwendung. Schon die Planung des Meetings sollte mit dieser Kernfragestellung im Hinterkopf angegangen werden. Allein auf diesem Wege ist ein effektives Meeting möglich. Nur wenn vorab eine klare Zweck-Ziel-Erwartung an die designierten Teilnehmer kommuniziert wird, können diese sich überhaupt ernsthaft auf das bevorstehende Meeting vorbereiten (siehe: Einladung = Auftrag). Und am Ende des Meetings muss für jeden Anwesenden klar sein, wie der persönliche Auftrag lautet, bis wann dieser zu erledigen ist und auf welchem Wege Vollzug gemeldet wird.

Die Empfehlung an alle Einladenden: Wenn Sie die Agenda an die Teilnehmenden verschicken, machen Sie sich bereits vorab klar, welche Zweck-Ziel-Absicht Sie anstreben und welchen Beitrag jeder Teilnehmer leisten soll. Wenn Sie sich selbst diese Fragen nicht beantworten können, dann ist es Ihre Verantwortung, zu überlegen: „Muss das Meeting überhaupt stattfinden?“

Fazit

Der erste Grundsatz sollte lauten: Das beste Meeting ist das, auf das man verzichtet hat**.** Und lässt sich das Meeting trotzdem nicht vermeiden, dann ist es unbedingt erforderlich, dessen Sinn, Zweck und Ziel nicht mit persönlicher Rangdemonstration zu vermischen.

Der zweite Grundsatz lautet daher: Der beste Meetingteilnehmer ist derjenige, den man nicht einladen brauchte**.** Übrigens, sehr oft werden Meeting-Einladungen als Ritterschlag missbraucht und sollen eine erhöhte Wichtigkeit der betroffenen Person demonstrieren. Sparen Sie sich das. Führen Sie stattdessen lieber professionelle Mitarbeiter- und Fördergespräche. Aber das ist ein ganz anderes Thema …

Werte Leserinnen und Leser, wie ist Ihre Erfahrung? Wie ist die Meetingkultur in Ihrem Betrieb? Ich freue mich wie immer über Ihre Anregungen und Kommentare.

Beste Grüße

Ihr Carsten Seiffert