E-Mail-Knigge: Diese 10 Fettnäpfchen musst Du unbedingt vermeiden

Jedes Jahr werden in Deutschland ca. 850 Milliarden E-Mails verschickt (Stand 2018), wenn man die nervigen Spam-Mails nicht mit einberechnet. Dabei erhält jede•r Berufstätige am Tag 21 Mails, Tendenz steigend. Was die Analyse nicht beachtet, sind die Nachrichten, die die Betroffenen verärgert oder verwirrt haben, weil sie missverständlich, unhöflich oder einfach schlecht formuliert waren. Auch, wenn jede•r von uns wahrscheinlich schon mal in ein Fettnäpfchen getreten ist, ist es gar nicht so schwierig, eine gute E-Mail zu schreiben. Wenn Du diese 10 Stolperfallen vermeidest, kann (fast) nichts mehr schiefgehen.

🆘 Fettnäpfchen 1: Falsche Anrede

Stell Dir vor, Du gehst auf eine Party und jemand spricht Dich mit dem falschen Namen an. Das fühlt sich nicht gut an, oder? Genauso ist es mit E-Mails - wenn Du die falsche Anrede verwendest, kann das unhöflich und unprofessionell wirken. Es kann auch auf mangelnde Sorgfalt und Sensibilität hinweisen.

In der Geschäftswelt ist es besonders wichtig, die richtige Anrede zu verwenden, um Respekt und Professionalität zu zeigen. Wenn Du es vermasselst, könnte das negative Auswirkungen haben - wie zum Beispiel, dass Deine E-Mail unbeantwortet bleibt oder dass Dein Gegenüber Dich für ungeschickt hält.

Daher solltest Du immer darauf achten, die richtige Anrede zu verwenden, insbesondere wenn Du mit jemandem kommunizierst, den Du nicht gut kennst. Es zeigt, dass Du dich bemühst und Deine Kommunikation ernst nimmst.

🆘 Fettnäpfchen 2: Rechtschreib- und Grammatikfehler

Wer kennt es nicht? Auf die Schnelle eine E-Mail ins Smartphone getippt, anstatt sich dafür extra an den Rechner zu setzen. Auch, wenn das für viele oft der bequemere Weg ist, schleichen sich gerade hier unnötige und manchmal peinliche Tippfehler ein. Da beginnt eine E-Mail schnell mal mit "Gruten Tag" und wird mit "Hezliche Grüße" beendet. Die Folge: Empfänger•innen könnten verärgert werden. Es kann den Eindruck erwecken, dass Du Dir keine Mühe gibst oder dass der Empfangende nicht wichtig genug ist, um sorgfältig angeschrieben zu werden.

Deshalb ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen, wenn man E-Mails schreibt - auch, wenn das in einem hektischen Büroalltag lästig sein kann. Ein kurzer Korrekturgang kann helfen, peinliche Tippfehler und Grammatikfehler zu vermeiden.

Bedenke immer, dass es sich bei E-Mails um geschäftliche Korrespondenz handelt und nicht um einen informellen Chat auf WhatsApp. Durch ein paar Minuten mehr Aufwand beim Schreiben Deiner E-Mails kannst Du sicherstellen, dass Du einen professionellen Eindruck hinterlässt.

🆘 Fettnäpfchen 3: Name falsch geschrieben

Es kann ziemlich unangenehm werden, wenn Du in einer E-Mail die richtige Anrede verwendest, aber den Namen Deines Gesprächspartners falsch schreibst. Viele Menschen sind sehr sensibel, wenn es um ihren Namen geht und es kann als respektlos empfunden werden, wenn er falsch geschrieben wird. Hier gilt es also, besonders große Sorgfalt an den Tag zu legen und den Namen lieber zweimal zu überprüfen, anstatt ihn falsch zu schreiben. Kleiner Tipp: Wenn der Name sehr kompliziert ist, kannst Du ihn aus der Signatur Deines Gesprächspartners kopieren - aber Vorsicht: Wenn Du dabei Formatierungen übernimmst, die nicht mit Deiner E-Mail übereinstimmen, kann es peinlich werden. Stelle sicher, dass die Schriftart und -größe einheitlich sind, bevor Du Deine E-Mail abschickst.

Sollte der Fehlerteufel dennoch zuschlagen, ist eine höfliche Entschuldigung angebracht. Mach aber kein großes Drama daraus. Am Ende des Tages dreht sich die Welt weiter und es ist besser, den Fehler höflich zu korrigieren und daraus zu lernen, als sich darüber aufzuregen.

🆘 Fettnäpfchen 4: Unpassender Ton

Der falsche Ton in E-Mails - ein Klassiker unter den Fettnäpfchen! Das kann schnell zu einer peinlichen Situation führen. Stell Dir vor, Du willst höflich und professionell klingen, aber Deine E-Mail kommt rüber wie die schlechte Parodie eines Action-Films. Das kann verwirren, vielleicht auch ein Schmunzeln oder Augenrollen hervorrufen - nicht unbedingt immer das, was Du erreichen wolltest.

Oder noch schlimmer: Du möchtest in einer E-Mail nett und freundlich sein, aber der Tonfall lässt Dich klingen wie ein verärgerter Grizzlybär, der gerade aus seinem Winterschlaf aufgewacht ist. Plötzlich denkt der Empfänger, dass Du ihn oder sie angreifen willst, und die Situation eskaliert.

Also, denk immer daran: Der Ton in einer E-Mail ist genauso wichtig wie der Inhalt. Wenn Du den Ton richtig triffst, kann das zu einer erfolgreichen Kommunikation führen. Wenn Du es jedoch vermasselst, kann das schnell zu einer unangenehmen Situation führen.

🆘 Fettnäpfchen 5: Anhang vergessen

Du möchtest Dich zum Beispiel auf Deinen Traumjob bewerben und bist gerade dabei, die perfekte Mail an die HR-Verantwortlichen zu verschicken, doch nach dem Versenden merkst Du: Das Wichtigste fehlt! Jetzt erneut eine Mail zu schreiben und auf den fehlenden Anhang zu verweisen, ist nicht nur ein Spießrutenlauf, es wirkt auch extrem unprofessionell.

Schnell kann der Eindruck entstehen, dass Du nicht aufmerksam oder organisiert bist und schon hast Du Dich im Bewerbungsverfahren ins Abseits katapultiert. Wenn Du also sicher gehen möchtest, dass Dir so etwas nicht passiert, solltest Du auch hier "safety first" walten lassen und doppelt prüfen, ob Deine Mail alles enthält, was Du übermitteln möchtest. Aber keine Sorge: Den Anhang zu vergessen, ist wahrscheinlich einem Großteil von uns schon passiert und wird in aller Regel nicht allzu streng gesehen.

🧨 Nicht nur mit E-Mails kann man in Fettnäpfchen treten:

🆘 Fettnäpfchen 6: Signatur vergessen

Eine wichtige E-Mail an jemanden zu schreiben und am Ende Deine Signatur zu vergessen. Das ist, als würdest Du eine tolle Person kennenlernen, aber vergessen, ihr Deinen Namen zu sagen. Wie soll Dein Gesprächspartner Dich jemals wiederfinden?

Aber es geht nicht nur darum, dass Dein Gegenüber Dich nicht wiedererkennt. Ohne Signatur ist es auch schwieriger für die Empfänger, Dich bei komplizierteren Fragen auch mal spontan zu kontaktieren oder herauszufinden, wer Du bist und woher Du kommst. Das kann zu peinlichen Situationen führen, wenn die Person nicht sicher ist, wer die E-Mail geschrieben hat.

🆘 Fettnäpfchen 7: Sammelmails verschicken

Eins der nervigsten Fettnäpfchen - vor allem für die Empfangenden - sind Mails, die sie eigentlich gar nichts angehen. Betrifft Dein Anliegen mehrere Personen? Dann wähle sinnvoll aus, an wen Du die E-Mail schickst. Sollen nicht alle Empfänger sichtbar sein, dann füge diese als Blindkopie (Funktion „BCC“) ein. Die Personen, die Du als „CC“ setzt, sind für alle Empfänger zu sehen. Umgekehrt gilt übrigens: „Allen antworten“ ist selten eine gute Option, sondern nervt, weil der E-Mail-Verkehr dadurch ausartet.

🆘 Fettnäpfchen 8: Private E-Mails

Du bist in einem Job-Interview und plötzlich klingelt Dein Handy. Du nimmst ab und hörst eine Stimme: "Hey, ich bin's, Dein bester Freund. Ich wollte dich nur schnell fragen, ob Du heute Abend Lust hast, Bier zu trinken und Netflix zu schauen?" Der Interviewer schaut dich verständnislos an und fragt sich, ob Du überhaupt Interesse an dem Job hast. Genau so ist es, wenn Du am Arbeitsplatz private E-Mails verschickst. Es kann den Eindruck erwecken, dass Du nicht wirklich bei der Sache bist und Dich lieber mit anderen Dingen beschäftigst. Es ist, als würdest Du Deinen Chef und Deine Kollegen mit Deinem privaten Leben belästigen, während sie versuchen, ihre Arbeit zu erledigen.

Also, wenn Du wirklich Deine Freunde und Familie kontaktieren willst, mach das lieber in Deiner Freizeit und konzentriere Dich während der Arbeitszeit auf das Wesentliche.

🆘 Fettnäpfchen 9: Abkürzungen

Klar kann es verlockend sein, in geschäftlichen E-Mails Abkürzungen zu verwenden. Schließlich kann man so ein paar Sekunden sparen und schneller tippen. Aber mal ehrlich, wer will schon eine E-Mail lesen, die voller Kürzel und Abkürzungen ist? Es kann schnell unprofessionell und unhöflich wirken, wenn man die Leser der E-Mail dazu zwingt, eine Art geheime Sprache zu lernen.

Wenn Du in einer E-Mail eine Abkürzung benutzt, die Dein Leser nicht kennt, kann das zu Missverständnissen führen und das ist nicht das, was Du willst. Im schlimmsten Fall könnte es sogar dazu führen, dass Du nicht ernst genommen wirst oder als faul oder desinteressiert angesehen wirst. Also, nimm Dir die Zeit und schreibe die Wörter aus. Es zeigt Respekt gegenüber Deinem Empfänger und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Deine Nachricht verstanden und geschätzt wird.

🆘 Fettnäpfchen 10: Unnötig lange E-Mail-"Romane"

Rede nicht zu lange um den heißen Brei herum. Deine Empfänger werden Dir dankbar sein, wenn Du auf den Punkt kommst und Deine E-Mails kurz und knapp hältst. Und wenn Du doch mal mehr zu sagen hast, dann lass' Deinem Leser doch etwas Luft zum Atmen und verwende Absätze.

Aber mal ehrlich, bevor Du Dich in eine endlose E-Mail-Schlacht stürzt, überleg Dir doch, ob ein kurzer Anruf nicht einfacher und effektiver wäre. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge - wie zum Beispiel das Durchscrollen von Memes auf Instagram.

🧗🏻‍♀️ So kommst Du aus dem Fettnäpfchen heraus

Auch, wenn der Großteil der Fauxpas in E-Mails für die Absendenden schnell peinlich werden können, sind sie heutzutage wahrscheinlich schon den meisten von uns passiert. Oft reicht eine einfache Entschuldigung oder der Griff zum Telefonhörer aus, um die Wogen zu glätten. Schließlich kann sich bei der heutigen Flut an elektronischen Nachrichten schnell mal der Fehlerteufel einschleichen.

Trotzdem solltest Du es vermeiden, ein- und denselben Fehler zwei- oder gar mehrmals zu begehen und Deine Mails spätestens nach dem ersten Fettnäpfchen mit besonderer Sorgfalt kontrollieren.

In welche E-Mail-Fettnäpfchen bist Du schon getreten? Verrate es uns in den Kommentaren!