VonAbbie J. Shipp

Im Jahr 2019 war ich mit meinen Kräften am Ende. Von außen betrachtet hatte ich eine erfolgreiche Karriere, ein glückliches Familienleben – alles schien perfekt. Was die Leute jedoch nicht wussten: Ich hatte mit chronischer Schlaflosigkeit, schlechter Ernährung, Nackenschmerzen und einem schweren hormonellen Ungleichgewicht zu kämpfen. Paradoxerweise war mein ausgefeiltes Zeitmanagement daran schuld, wie ich erst später feststellte.

Mein Leben lang war ich Verfechterin eines guten Zeitmanagements. Überall suchte ich nach Möglichkeiten, effizienter zu werden und Zeit zu sparen. In meiner Freizeit plante ich die Reihenfolge meiner Besorgungen so, dass ich mit dem Auto ausschließlich rechts abbiegen musste. Ich kaufte ein Haus mit einer Küche, in der die Wege zwischen den einzelnen Bereichen möglichst kurz waren, um effizient kochen und putzen zu können. Um die Essenszeit kurz zu halten, aß ich die ganze Woche über dasselbe zum Frühstück und Mittagessen – oft in aller Eile an der Küchentheke.

Meine Arbeit förderte dieses Interesse. Kein Wunder – schließlich hatte ich meine Forschungskarriere dem Ziel gewidmet, zu verstehen, wie Zeit funktioniert. Ich las alles, was ich in die Finger bekam, um herauszufinden, wie Menschen über Zeit denken und sie nutzen. Die Forschung wies klar auf die Vorteile von Zeitmanagement hin. Ich gewöhnte mir empfohlene Praktiken an, wie beispielsweise, jeden Tag mit der wichtigsten Aufgabe zu beginnen. Ich blockierte Zeitfenster für verschiedene Tätigkeiten, legte Schreibarbeiten auf den Vor- und Meetings auf den Nachmittag. Mit der Pomodoro-Technik steigerte ich meine Konzentrationsfähigkeit: Ich arbeitete jeweils 25 Minuten an einer Aufgabe und legte dann eine fünfminütige Pause ein. Häufig machte ich sogenannte Time Audits: Ich verglich, wie ich meine Zeit eigentlich verbringen sollte, damit, wie ich sie tatsächlich verbrachte. Mein Kalender war für jeden einzelnen Wochentag minutengenau durchgetaktet, damit ich bloß keine Zeit verschwendete.

Als extrem leistungsorientierte Typ-A-Persönlichkeit war mir Effizienz wichtig, weil ich beruflich erfolgreich sein wollte. Allerdings wollte ich auch ein Privatleben haben. Die Forschung zeigt deutlich, wie wichtig Pausen und soziale Kontakte für das Wohlbefinden sind. Um diese Dinge in meinen Zeitplan integrieren zu können, arbeitete ich unter der Woche wie wild, um die Abende und Wochenenden arbeitsfrei zu haben. Außerdem zwang ich mich, jedes Jahr in Urlaub zu fahren. Damit wollte ich das erhöhte Herzinfarktrisiko vermeiden, das mit zu wenig Freizeit in Verbindung gebracht wird.

Leider schaltete mein Gehirn aber abends, an den Wochenenden und im Urlaub niemals ab. Die Stunden, die ich arbeitete, war ich extrem konzentriert. Aber da ich jede Minute meiner Zeit – bei der Arbeit und außerhalb – geradezu obsessiv managte, wurde ich effizient.

Dahinter verbarg sich ein dunkles Geheimnis. Gesundheitlich ging es mir zusehends schlechter. Mehrere Ärzte drängten mich, das Tempo zu drosseln, und wiesen darauf hin, dass meine Beschwerden sämtlich auf mentalen Stress und konstante körperliche Anspannung deuteten. Ich konterte: "Aber ich arbeite längst nicht so viele Stunden wie andere Leute – ich bin wirklich effizient!"

Dann, im Januar 2019, ging plötzlich gar nichts mehr. Ich konnte nicht mehr schreiben. Ich konnte nicht mehr denken. Ich starrte mit leerem Blick auf meinen Computer und bekam Angst, meinen Job nicht mehr machen zu können. Der Job, den ich liebte und auf den ich jahrelang hingearbeitet hatte, fühlte sich auf einmal zu schwierig an. Schlimmer noch: Die Arbeit kam mir mit einem Mal sinnlos vor – wie eine Aneinanderreihung von vorgegebenen Aufgaben, die ich eine nach der anderen abarbeiten musste und die sich zudem endlos wiederholten. Einen Aufsatz vor dem Abgabetermin überarbeiten, an einer Ausschusssitzung teilnehmen, den Unterricht vorbereiten, den Unterricht halten, E-Mails beantworten – und dann dasselbe wieder von vorn. In meinem Streben nach Effizienz und Produktivität hatte ich mich selbst verloren.

Während ich so auf den Laptopbildschirm starrte, geschah etwas Merkwürdiges: Das Paper, das ich gerade zu schreiben versuchte, begann zu mir zu sprechen. Ich hörte zu. Dieses Paper, das ich zusammen mit der Leadership-Professorin Karen Jansen verfasste, war ein Überblick über die Forschung zu subjektiver Zeitwahrnehmung: das individuelle oder soziale Erleben von Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.

Während sich objektive Zeit auf Uhr und Kalender – also auf äußere Zeitmesser – konzentriert, bezieht subjektive Zeit das innere, persönliche Zeitempfinden mit ein. Subjektive Zeit spiegelt wider, wie Menschen die Zeit wahrnehmen, interpretieren und sie gedanklich durchreisen, indem sie Erinnerungen und Prognosen nutzen, um der Gegenwart einen Sinn zu geben. Diese Untersuchung lehrte mich, dass die Besessenheit, objektive Zeit zu managen, drei wesentliche Aspekte der subjektiven Zeit verschleiert.

Zeit ist immer subjektiv

Zunächst einmal ist die objektive Natur der Zeit völlig mit der subjektiven Zeit verwoben, eine Tatsache, die wir jedoch gemeinhin ignorieren. Die meisten Menschen glauben, Meetings sollten zur vollen oder halben Stunde anberaumt werden oder ein Arbeitstag habe von 8 bis 17 Uhr zu dauern. Dabei sind das soziale Konstrukte, die wir in manchen Situationen durchaus entspannter sehen könnten. Warum 30 Minuten im Kalender blockieren, wenn ein 20-minütiges Meeting reicht? Wen kümmert es, ob eine längere Pause, die jemand zum Regenerieren braucht, nicht in die typische Mittagspause, sondern auf den Nachmittag fällt? Solche und ähnliche Fragen stellten meine extrem enge Sicht auf Zeitmanagement infrage. Sie brachten mich dazu, mich von meinen Zeitschemata oder "Zeitregeln" zu verabschieden – den fixen Vorstellungen davon, wann etwas stattzufinden oder wie lange es zu dauern habe.

Deadlines sind ein weiteres Beispiel für subjektive Interpretation objektiver Zeit. Viele Fristen, die wir als "real" empfinden, sind es in Wirklichkeit gar nicht. Deadlines sind vielmehr sozial konstruierte Termine, um die eigene Arbeit zu planen und sich mit anderen abzustimmen. Mir fiel auf: Häufig sind willkürlich festgelegte Fristen dafür verantwortlich, dass ich eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum erledige oder eine Anfrage innerhalb eines bestimmten Zeitraums beantworte. Um nicht zu viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, fing ich an, einige Fristen zu verschieben oder zu streichen, ohne dabei meine Verpflichtungen anderen gegenüber zu vernachlässigen. Das verschaffte mir einen sofortigen Motivationsschub.

Das Wichtigste, was ich gelernt habe, ist, dass Zeit nicht so objektiv ist, wie wir vielleicht glauben. Sie ist in erster Linie eine subjektive Interpretation. Zeitmanagement ist deshalb unvollständig, wenn es nicht die subjektiv erlebten und geschaffenen Konstruktionen von Zeit berücksichtigt.

Eine weitere Erkenntnis aus der Forschung zur subjektiven Zeit ist, dass Zeit sich eher an Ereignissen festmachen lässt als an einer Uhr oder einem Kalender. Arbeitsaufgaben oder Meetings werden in der Regel zu bestimmten Uhrzeiten angesetzt. Wir fangen etwa um Punkt 8 Uhr mit der Arbeit an und machen um 12 Uhr Pause fürs Mittagessen. Weit angenehmer ist es jedoch, Arbeiten im Rhythmus der Ereignisse zu erledigen und nicht nach der Uhr.

Nach Ereigniszeit zu arbeiten heißt, der Tätigkeit Vorrang einzuräumen gegenüber dem Zeitplan – also beispielsweise mit der Arbeit zu beginnen, wenn wir bereit sind, und aufzuhören, wenn wir eine Pause brauchen. Arbeitsaufgaben als natürliche Ereignisse anzusehen räumt nicht nur der Effektivität Vorrang vor Effizienz ein. Es verstärkt auch den Eindruck, Kontrolle über die Zeit und mehr Freude an der Arbeit zu haben.

Indem ich mich von festen Zeitplänen verabschiedete, beendete ich auch die Erwartung an mich selbst. Ich musste mich nicht mehr an eine bestimmte Anzahl festgelegter Stunden halten, in denen ich arbeitete oder nicht arbeitete. Stattdessen lernte ich das befriedigende Gefühl kennen, eine Aufgabe fertigzustellen, bevor ich mich der nächsten zuwandte. So konnte ich ganz und gar in die Arbeit eintauchen und darüber die Zeit vergessen – eine Erfahrung, die als Flow bekannt ist. Flow ist nicht nur produktiver, sondern auch wesentlich befriedigender und erfüllender, da man den gegenwärtigen Moment und die Vorteile achtsamer Aufmerksamkeit voll und ganz erlebt.

Achtsamkeit gilt generell als positiv. Aber ein Arbeiten nach Ereigniszeit erlaubt uns auch, gelegentlich die Gedanken schweifen zu lassen. Das kann enorm wertvoll sein, wenn wir neuartige, kreative Lösungen brauchen – das wird bei Wissensarbeit immer wichtiger. Da Ereigniszeit uns die Freiheit bietet, auf andere, ergebnisoffene Art zu denken, macht sie Aha-Momente möglich, für die ein streng zeitplanorientiertes Zeitmanagement keinen Raum lässt.

Studien bestätigen, dass Menschen bei der Wahrnehmung, Interpretation und der mentalen Reise durch subjektive Zeit in erster Linie auf Sinnsuche sind. Sie fahnden nach Geschichten, die vergleichbare Erfahrungen in der Gegenwart sinnhaft erscheinen lassen. Dabei erleben sie oft vergangene Ereignisse noch einmal nach oder stellen sich vor, wie zukünftige Ereignisse ablaufen könnten.

Wenn wir beispielsweise darüber nachdenken, wie gut wir in unser gegenwärtiges Arbeitsumfeld passen, ziehen wir dabei gleichzeitig Schlüsse über unseren beruflichen Werdegang. Wir reflektieren Erfahrungen aus früheren Arbeitsstellen und versetzen uns gedanklich in potenzielle zukünftige Jobs hinein. Eine solche Bedeutung lässt sich in der objektiven Zeit nicht finden, da diese konstant und unveränderlich ist. Wenn aber alle Zeiteinheiten gleichwertig sind, bedeutet ein Zeitabschnitt nicht mehr und nicht weniger als jeder andere.

Im Gegensatz dazu ergibt sich der Sinn subjektiver Zeit daraus, dass man seine Stunden und Tage für bedeutsame und wichtige Aktivitäten nutzt. Wir verbringen dann Zeit mit etwas, das unserer Identität entspricht. Für mich ist das zum Beispiel das Schreiben eines Artikels über vergangene Erfahrungen für zukünftige Leser. Das ist weit wertvoller als Zeit, die wir mit einer weniger sinnhaften Aufgabe zubringen, beispielsweise dem Ausfüllen einer Reisekostenabrechnung.

Natürlich müssen wir beide Tätigkeiten erledigen. Doch während letztere Energie raubt, schenkt die sinnhaftere Tätigkeit Energie, weil sie für uns eine belebende Erfahrung darstellt. Folglich kann ich die weniger sinnhafte Tätigkeit für Zeiten einplanen, wenn mein Energieniveau niedrig ist oder ich zwischen zwei Meetings ein paar Minuten übrig habe. Die anderen Zeiten reserviere ich für die wichtigsten und sinnhaftesten Aufgaben.

Gleichwohl übersehen Menschen bei ihrer Zeitplanung häufig den Aspekt der Sinnhaftigkeit. Sie denken eher an den wirtschaftlichen Wert von Zeit und bewerten Zeit wie ein Konsumgut. Dadurch empfinden sie Zeit als knapper, was dazu führt, dass sinnhafte Tätigkeiten wie das Ausüben eines Ehrenamts auf der Strecke bleiben.

Wenn Zeitmanagement unsere Arbeitsaufgaben einzig und allein als Tätigkeiten auffasst, die es zu erledigen gilt, werden Menschen vorrangig an Output denken und an die quantifizierbaren Vorteile ihrer Arbeit. Schlimmer noch: Die erfolgreichsten Menschen befördern solche Entscheidungen. Dabei ist Zeit am wirkungsvollsten und gibt dann am meisten Energie, wenn wir sie als eine symbolische Wahl zwischen dem Sinnhaften und dem "Sinnlosen" betrachten.

Die wichtigste Schlussfolgerung, die ich aus meinen Recherchen über subjektive Zeit gezogen habe, ist die Folgende: Ich sehe Zeitmanagement nicht länger als meinen Freund an. Zeitweise war es sogar ein regelrechter Feind. Anstatt einer Überfokussierung auf Effizienz in objektiver Zeit brauchte ich einen subjektiveren Blick auf die ganzheitliche Erfahrung von Zeit. Ohne die Vorteile des Zeitmanagements aus den Augen zu verlieren, wollte ich fortan objektive Zeit durch die Brille der Subjektivität betrachten.

Ich fing an, Arbeit als eine Abfolge sinnhafter Tätigkeiten anzusehen und nicht mehr als das Abarbeiten von Aufgaben nach einem festen, stundenweise festgelegten Terminplan. Ich suchte bei jeder Arbeitsaufgabe nach Sinn anstatt nach Effizienz, indem ich mich fragte: Welchen Stellenwert hat diese Aufgabe im Hinblick auf meine persönlichen Ziele und Werte? Dieses Umdenken hat mir geholfen, das zwanghafte Streben nach einem perfekt auf Effizienz getrimmten Zeitplan einzustellen und stattdessen nach Erfüllung in der Arbeit zu suchen.

Allerdings änderte sich an meinem Arbeitsansatz nicht sofort etwas. Obwohl ich als Professorin meinen Zeitplan relativ frei gestalten kann – was es mir überhaupt erst ermöglichte, die gelernten Lektionen umzusetzen –, musste ich immer noch einer Reihe von Verpflichtungen nachkommen. Dazu gehörten beispielsweise Abgabetermine für Veröffentlichungen, langfristige Forschungsprojekte, Lehrpläne und die Anfrage, den Posten des Department Chair zu übernehmen. Im privaten Bereich hatte ich immer noch meine Familie sowie zahlreiche Arzttermine, um meine chronischen Gesundheitsprobleme in den Griff zu bekommen.

Doch meine Wahrnehmung und Interpretation dieser Dinge veränderte sich. Ich begann, unverplante Zeit und unstrukturierte Tätigkeiten als Quellen für Kreativität anzusehen. Das gab mir frische Kraft und rief mir wieder ins Bewusstsein, warum ich meinen Beruf gewählt hatte. Mir fiel auf, dass ich durch einen weniger effizienten Zeitplan (zumindest objektiv) irgendwie mehr erledigt bekam und mich sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause energiegeladener fühlte. Es gelang mir sogar, Arzttermine nicht mehr als Zeitverschwendung anzusehen, sondern als Pausen von der Computerarbeit. Innerhalb von wenigen Monaten empfand ich wieder Freude an der Arbeit und im Privatleben, und auch meine Gesundheit besserte sich.

In unserer Gesellschaft herrscht die Meinung vor, dass Zeit eine begrenzte Ressource ist – eine, die wir managen müssen und auf gar keinen Fall vergeuden dürfen. Es ist schwer, sich dieser Meinung zu widersetzen. Sicherlich sind die verschiedenen Tipps und Tricks für effizientes Zeitmanagement wichtig und hilfreich, wenn jemand mehr Selbstdisziplin und Struktur braucht. Für manche Menschen jedoch kann Zeitmanagement ein Hindernis darstellen, das wahrer Effektivität und Produktivität im Wege steht. Zeitmanagement mag meiner Gesundheit geschadet haben, aber das subjektive Erleben von Zeit setzte den Heilungsprozess in Gang.  © HBP 2022

Die Autorin

Abbie J. Shipp ist Professorin und Department Chair im Fachbereich Management und Leadership an der Texas Christian University in Fort Worth. Sie ist außerdem Associate Editor der wissenschaftlichen Zeitschrift "Academy of Management Review". Ihr Forschungsschwerpunkt liegt auf dem subjektiven Erleben von Zeit bei der Arbeit.

Kompakt

Das Problem Zeitmanagement verfolgt meist eine mechanistische Sicht: Es soll Aufgaben so organisieren, dass wir möglichst viel in den dafür festgelegten Stunden erledigt bekommen. Doch das übertriebene Streben nach Effizienz kann unserer Kreativität, unserer Freude an der Arbeit und letztlich unserer Gesundheit schaden.

Die Lösung Zeitmanagement muss das subjektive Zeitempfinden berücksichtigen und flexiblere Zeitabsprachen ermöglichen. Effektivität muss Vorrang vor Effizienz bekommen. Zudem müssen Tätigkeiten Priorität erhalten, die für uns eine Bedeutung haben und uns Energie geben. Letztlich sollten wir Arbeit als eine Abfolge sinnhafter Tätigkeiten ansehen und nicht mehr als das Abarbeiten von Aufgaben nach einem festen, stundenweise geregelten Terminplan.

Dieser Artikel erschien in der Januar-Ausgabe 2022 des Harvard Business managers.