Eventplanung: Talent oder Handwerk?
Immer wieder höre ich Sätze wie: „Petra, du bist echt ein Organisationstalent!“ und „Ich könnte das nie“. Meine Antwort ist dann immer, dass das Organisieren eines Events kein Hexenwerk ist. Es braucht etwas Übung, um aus Erfahrungen zu lernen, denn es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Auch ich nicht.
Klar gibt es Menschen, denen das Organisieren mehr liegt beziehungsweise ihnen mehr Freude macht als anderen. Aber das Organisieren von Anlässen gehört nun mal oft zur Aufgabe eines internen Teams, das sonst nicht mit dieser Herausforderung konfrontiert ist.
Je nach Firma, Firmengrösse oder Branche können die Ansprüche sehr unterschiedlich sein. Wichtig ist, dass jemand für die Hauptkoordination verantwortlich ist. Selbst wenn professionelle Eventplaner engagiert werden, muss jemand in der Firma die Verantwortung und die Koordination zwischen Unternehmen und Eventplaner übernehmen. Interne Veranstaltungen werden durch das eigene Unternehmen finanziert. Hier gilt es vor allem, den Überblick zu behalten und die Kosten nicht aus den Augen zu verlieren – also reines Handwerk.
Viele öffentliche Anlässe können nur dank externen Geldgebenden wie Sponsoren sowie Spenderinnen und Spendern existieren. Einen Grossanlass zu organisieren ist wieder Handwerk. Um aber genug Sponsorengelder zu bekommen, ist Talent im Umgang mit Menschen und das Gespür für die Bedürfnisse der Partnerinnen und Partner gefragt. Zögern Sie nicht, erfahrene Personen um Rat zu fragen.
Aus dem Nähkästchen geplaudert
Ich organisiere seit 15 Jahren jährlich eine Tagung. In den Anfängen wäre dies ohne die tatkräftige Unterstützung meiner Familie nicht möglich gewesen. In den ersten Jahren kümmerten sich mein Mann und meine beiden Söhne am Tag des Events um Hintergrundarbeiten: das Zusammenstellen der Give-away-Tüten, Auf- und Abbau der Bestuhlung, da die Halle nach dem Event wieder tipptopp aufgeräumt sein musste. Ich kümmerte mich um die Podiumsgäste, Referentinnen und Referenten und Teilnehmenden und war Ansprechperson für das Catering und alles, was sonst noch anstand. Die ersten Events waren sprichwörtlich Learning by Doing. Mit jedem Event, den wir organisierten, bin ich mehr und mehr in die Materie hineingewachsen.
2015 wechselten wir in einen Tagungsraum und können seitdem auf ein professionelles Team zählen. Ich merkte jedoch rasch, dass das beste Team nur so gut sein kann wie meine Vorbereitung und Anleitung.
Mein persönliches Kernteam besteht heute aus einer Tagungsleiterin, die Ansprechperson für die Techniker ist und sich zudem um den Programmablauf kümmert. Eine zweite Person fungiert als Schnittstelle zwischen Tagungsleiterin, Campusteam, Caterer und dem Logistikteam. Neu arbeiten wir mit Funkgeräten, damit wir einfacher erreichbar sind. Ich selbst fokussiere mich in der Vorbereitung ganz auf die Sponsoren und Ausstellenden.
Meine Tagung zählt inzwischen etwa 300 Teilnehmende, fünf Referentinnen und Referenten, vier Podiumsgäste sowie eine Künstlerin für das Rahmenprogramm. Und natürlich „unsere“ Moderatorin, die uns seit Jahren begleitet.
Falls Sie einen grösseren Event organisieren müssen, habe ich ein paar Tipps für Sie:
Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung Ihres Events, das gibt Puffer für Unvorhergesehenes.
Budgetieren Sie die zu erwartenden Kosten realistisch. Holen Sie mehrere Angebote ein, dann können Sie vergleichen und bekommen Sicherheit für die Verhandlungen.
Für das Finden von Sponsoren ist es sehr wichtig, dass Sie sich im Vorfeld Gedanken machen, welcher Nutzen das Sponsoring Ihres Events für das Unternehmen hat.
Geben Sie dem Catering höchste Priorität – Genuss bleibt in Erinnerung.
Und zu guter Letzt: Lassen Sie sich nicht ins Bockshorn jagen, und denken Sie daran: Eventplanung ist vor allem Handwerk, und das kann man lernen.
Ich wünsche Ihnen viel Spass beim Organisieren Ihres nächsten Events.
Ihre Petra Rohner