Flexibilität im Bewerbungsprozess: Warum die gemeinsame Terminfindung entscheidend ist
Feste Interviewtermine können schnell stressig werden. Was hilft: ein bisschen Flexibilität! Ob mehrere Terminvorschläge oder ein kurzer Telefoncheck – das zeigt Wertschätzung, macht die Planung entspannter und hinterlässt einen positiven Eindruck. So steigt nicht nur die Chance, Top-Talente zu gewinnen, sondern auch das Image als Arbeitgeber.
„Wir laden dich herzlich zum Interview am 13.12. um 14:00 Uhr ein.“ Eine E-Mail wie diese kann im Bewerbungsprozess echte Freude auslösen – endlich die Einladung, auf die man so lange gewartet hat! Doch oft ist die erste Euphorie nur von kurzer Dauer, weil schnell Zweifel aufkommen:
👉 „Da wollte ich doch meine Oma im Altersheim besuchen. Wenn ich das absage, finde ich vielleicht nie wieder die Zeit.“
👉 „Ob ich da wohl frei bekomme? Wir stecken mitten in einem wichtigen Pitch, und ich will mein Team nicht hängen lassen.“
👉 „Warum so spät? Ich brauche nächste Woche schon eine Entscheidung, weil andere Bewerbungsprozesse Druck machen.“
Solche Gedanken zeigen, wie viel Stress eine starr vorgegebene Terminvergabe bei Bewerber:innen auslösen kann.
Die Lösung? Flexibilität und eine offene Kommunikation in der Terminfindung!
Warum Flexibilität im Bewerbungsprozess wichtig ist
Als Recruiter:in seid ihr nicht nur die erste Kontaktperson, sondern auch das Gesicht des Unternehmens, das ihr repräsentiert. Und hier zeigt sich: Wie flexibel und respektvoll ihr den Bewerbungsprozess gestaltet, hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
Denn: Der Bewerbungsprozess ist oft eine emotionale Achterbahn. Bewerber:innen jonglieren zwischen ihrem aktuellen Job, dem Wunsch nach Veränderung und ihren persönlichen Verpflichtungen. Ein starrer Terminvorschlag kann sie in schwierige Situationen bringen:
Sie müssen private Verpflichtungen absagen, was emotional belastend sein kann.
Sie geraten in Konflikt mit ihrem aktuellen Arbeitgeber, weil sie kurzfristig frei brauchen.
Sie könnten sich für ein anderes Unternehmen entscheiden, das schneller oder flexibler agiert.
Kein Unternehmen möchte, dass solche Situationen auftreten – vor allem nicht bei Kandidat:innen, die perfekt ins Team passen würden.
Zwei einfache Wege für einen faireren Prozess
Wie könnt ihr als Recruiter:innen mehr Flexibilität schaffen? Es ist tatsächlich ganz einfach:
Bietet mehrere Terminvorschläge an.
Statt nur einen festen Termin vorzuschlagen, schickt gleich zwei bis drei Alternativen. Damit gebt ihr Bewerber:innen die Möglichkeit, den für sie passenden Zeitpunkt auszuwählen, ohne in Stress zu geraten.Noch besser: Vereinbart den Termin gemeinsam telefonisch.
Ein kurzer Anruf dauert in der Regel nur ein bis zwei Minuten. Dabei könnt ihr direkt auf die Verfügbarkeit der Bewerber:innen eingehen und gemeinsam einen Termin finden, der für beide Seiten passt. Diese Form der Abstimmung zeigt Respekt, spart Zeit und signalisiert, dass ihr die Bedürfnisse der Bewerber:innen ernst nehmt.
Vorteile einer flexiblen Terminfindung
Eine offene und flexible Terminvereinbarung hat nicht nur für die Bewerber:innen Vorteile, sondern auch für euch als Unternehmen. Hier einige Beispiele:
Positive Candidate-Experience:
Bewerber:innen fühlen sich wertgeschätzt und gut aufgehoben. Das stärkt eure Arbeitgebermarke und sorgt dafür, dass die Kandidat:innen euch positiv im Gedächtnis behalten – unabhängig vom Ausgang des Bewerbungsprozesses.Geringeres Risiko, Kandidat:innen zu verlieren:
Wer flexibel und schnell ist, hat im umkämpften Arbeitsmarkt die Nase vorn. Ihr minimiert das Risiko, dass euer Top-Kandidat abspringt, weil ein anderes Unternehmen schneller war.Effizienter Prozess:
Ein gemeinsames Abstimmen per Telefon spart oft mehr Zeit als langes Hin- und Herschreiben. Zudem vermeidet ihr Missverständnisse und Terminverschiebungen.
Was passiert, wenn Flexibilität fehlt?
Wenn Unternehmen starr auf einem festen Termin bestehen, kann das schnell negative Konsequenzen haben. Mögliche Szenarien:
Der Bewerber sagt den Termin ab, weil er es nicht einrichten kann – und entscheidet sich vielleicht für ein anderes Unternehmen.
Der Bewerber sagt private Verpflichtungen ab, was ihn emotional belastet und die Freude auf das Gespräch trübt.
Der Bewerber gerät in Konflikt mit seinem aktuellen Arbeitgeber, was die Vorbereitung auf das Interview beeinträchtigen kann.
All das sind Situationen, die vermeidbar sind – mit ein bisschen mehr Flexibilität.
Fazit: Flexibilität zahlt sich aus
Liebe Recruiter:innen, denkt immer daran: Ein Bewerbungsprozess ist keine Einbahnstraße. Flexibilität und Respekt für die Zeit eurer Kandidat:innen kosten euch nur ein paar Minuten, können aber den Unterschied machen.
Mehrere Terminvorschläge oder ein kurzer Telefonanruf zeigen, dass ihr es ernst meint mit eurer Mitarbeiterorientierung.
Ihr gewinnt Sympathiepunkte und hinterlasst einen positiven Eindruck bei euren potenziellen Mitarbeitenden.
Und vor allem: Ihr minimiert das Risiko, einen perfekten Kandidaten zu verlieren, nur weil ihr beim Termin unflexibel wart.