Intranet und Digital Workplace: Warum das Arbeiten mit Kennzahlen so wichtig ist
Ist mein Intranet oder mein Digital Workplace überhaupt „auf Kurs“? Werden die Ziele, die ich mir als Projektverantwortlicher bzw. als Unternehmen mit der Plattform gesetzt habe, auch wirklich erfüllt? Und wie wird sie überhaupt im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden genutzt? All das sind Fragen, die in Gesprächen mit Intranet- und Digital-Workplace-Verantwortlichen immer wieder aufkommen und die daher vor allem Kommunikationsmanagerinnen und -manager in Unternehmen brennend interessieren.
Denn eines ist klar: Reine Angaben zu Klickzahlen oder registrierten Nutzerinnen und Nutzern auf der Plattform bringen noch keinen Mehrwert, wenn es darum geht, den Erfolg eines Intranets oder digitalen Arbeitsplatzes wirklich sicht- und messbar zu machen. Nutzungsdaten müssen nicht nur ausgewertet, sondern auch in einen Kontext gesetzt werden. Das bedeutet, dass in Interaktions- und Engagement-Raten gedacht werden sollte. Fragestellungen, die damit verbunden sind, sind dann z. B.: Wie engagiert sind die Mitarbeitenden auf der Plattform? Wie viele Kommentare hinterlassen sie – und zu welchen Themen? Wonach suchen die Nutzerinnen und Nutzer im Intranet – und handelt es sich dabei um genau die Begriffe, die auf der Plattform auch wirklich gezielt gesetzt sind?
Die wichtigsten Kennzahlen mit automatisiert ausgespielten Handlungsempfehlungen verknüpfen
Um die Wirksamkeit der Inhalte und das Engagement im Social Intranet oder am digitalen Arbeitsplatz besser messen zu können, braucht es daher eine tiefergehende Analyse, die z. B. Reichweiten pro Endgerät, Interaktions- und Vernetzungsgrade, eine Aktualität der Inhalte oder eine Benchmark im Vergleich zu anderen Unternehmen, die ebenfalls die jeweilige Software einsetzen, beinhaltet. All das ergänzt um praktische Tipps für Optimierungs-, Schulungs- und Kommunikationsmaßnahmen. Cloudbasierte Dashboards, die passend zur jeweils eingesetzten Intranet- bzw. Digital-Workplace-Lösung sind, machen dies möglich. Sie stellen die wichtigsten Kennzahlen (z. B. für die Plattformen Microsoft Teams, Microsoft SharePoint, Haiilo, Staffbase, Valo oder Powell Software) übersichtlich, und nach zentralen Performance-Aspekten gegliedert, dar und spielen gleichzeitig auch automatisiert Handlungsempfehlungen aus.
Aufgrund dieser eher thematischen Auswertung und der daraus abgeleiteten praktischen Tipps, können derlei Online-Dashboards daher hilfreiche Werkzeuge für Kommunikationsverantwortliche sein. Ein kleines Beispiel: Nehmen wir an, ein mittelständisches Industrieunternehmen nutzt schon seit einiger Zeit Microsoft Teams für die standortübergreifende virtuelle Zusammenarbeit. Die Dashboard-Auswertungen zeigen nun aber: Vielen der in Microsoft Teams angelegten Teams fehlen noch die Beschreibungstexte. Diese sind aber wichtig, weil sie den Nutzerinnen und Nutzern helfen, die individuelle Relevanz des jeweiligen Themas oder Projekts für die eigene Tätigkeit besser bewerten und somit auch leichter entscheiden zu können, ob ein Beitritt für sie sinnvoll ist oder nicht. Eine mögliche Handlungsempfehlung für Kommunikationsverantwortliche könnte daher lauten: „Sensibilisieren Sie dafür, eine Beschreibung gleich beim Erstellen eines Teams zu berücksichtigen.“ Darüber hinaus sollten sie die jeweiligen Team-Besitzerinnen und -Besitzer auch direkt ansprechen und diese bitten, eine erklärende Beschreibung zu erstellen.
Dashboard-Auswertungen liefern Argumente für Investitionen in interne Plattformen
Das Beispiel zeigt, wie Kommunikationsmanagerinnen und -manager anhand der Auswertungen direkt sehen, wo es noch etwas zu tun gibt und welche Maßnahmen zur Verbesserung der Nutzungsraten ergriffen werden können. Darüber hinaus bieten die Dashboard-Auswertungen aber auch eine gute Argumentationsgrundlage, wenn es darum geht, Investitionen in interne Kommunikations- und Kollaborationsplattformen vor Budgetgeberinnen und -gebern zu rechtfertigen. Denn anders als durch die Arbeit mit reinen Klickzahlen lassen sich über diese Form der Auswertung die Mehrwerte digitaler Plattformen viel besser untermauern. Zudem ermöglicht ein integriertes Benchmarking den Vergleich mit Unternehmen ähnlicher Größenordnungen, die auf dieselbe Plattform setzen, sodass direkt ersichtlich wird, ob das eigene Unternehmen im Hinblick auf bestimmte Kennzahlen besser oder schlechter als der Durchschnitt abschneidet. Auch ist es möglich, Vergleiche zu anderen Unternehmen in der Branche zu ziehen. So wird deutlich, wo im eigenen Unternehmen noch Entwicklungspotenzial besteht.
Bleibt festzuhalten: Die Arbeit mit Kennzahlen hilft nicht nur dabei, Nutzungsraten und Reichweiten von Intranets und digitalen Arbeitsplätzen zu steigern. Dadurch, dass passgenaue Maßnahmen vorgeschlagen werden, reduzieren sich gleichzeitig auch „manuelle“ Schulungs- und Support-Aufwände. Und nicht zu vergessen: Das Management erhält zu jeder Zeit Einblicke in die wichtigsten Kennzahlen. Im Endeffekt macht das Arbeiten mit Kennzahlen es somit auch leichter, bessere Entscheidungen zu treffen und ist einer der zentralen Erfolgsfaktoren in der internen Kommunikation.
Und wie sieht es bei Ihnen im Unternehmen aus? Arbeiten Sie bereits mit Intranet- und Digital-Workplace-Kennzahlen und falls ja: Welche Erfahrungen machen Sie damit? Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen hier unter Kommentare und wenn Sie mögen, dann schauen Sie doch auch gern mal in mein aktuelles Video zur Erfolgsmessung für den digitalen Arbeitsplatz.