Keine Angst mehr vor schwierigen Gesprächen
Gehaltsverhandlungen, Entlassungsgespräche oder Leistungsbeurteilungen: Es gibt Gespräche, die wirklich niemand gern führt. Doch leider hilft es nichts: Du musst da durch – und ich zeige dir, wie du es schaffst.
Anlass
Auch bei schwierigen Gesprächen gilt: Vorbereitung ist alles! Mache dir deshalb zunächst deine Gefühle und Bedürfnisse bewusst. Denke dazu an den Anlass des Gesprächs:
Um welche Situation geht es konkret?
Was hast du faktisch beobachtet?
Welche Emotionen löst das bei dir aus?
Und welche deiner grundlegenden Bedürfnisse werden durch die Situation/das Thema berührt?
Beispiel: „Ich habe festgestellt, dass die Leistung von Frau Schmidt seit mehreren Monaten nicht den Anforderungen entspricht. Das führt bei mir zu dem Gefühl von Besorgnis, da ich das Bedürfnis nach einer effizienten und produktiven Arbeitsumgebung habe.“
Ziel
Was möchtest du mit dem Gespräch erreichen? Welches Ergebnis wünschst du dir? Sammle Informationen, die dein Ziel untermauern. Überlege dir auch mögliche Einwände und wie du darauf reagieren kannst. Das Ziel sollte realistisch und erreichbar sein.
Beispiel: „Mein Ziel ist es, Frau Schmidt über die Entscheidung zur Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses zu informieren und ihr die Gründe dafür transparent darzulegen.“
Teilnehmende
Wer muss bei dem Gespräch dabei sein, um die Situation zu klären? Wünschst du dir Unterstützung durch eine Moderatorin oder einen Mediator? Überlege, welche Personen die relevanten Perspektiven einbringen können.
Beispiel: „Ich denke, es wäre hilfreich, wenn auch die Personalabteilung dabei ist, um rechtliche Fragen zu klären und Unterstützung anzubieten.“
Angemessene Atmosphäre
Wähle einen neutralen Ort und einen passenden Zeitpunkt für das Gespräch. Unmittelbar in der zu klärenden Situation bist du womöglich aufgebracht, drei Wochen danach kannst du dich vielleicht nicht mehr an jedes Detail erinnern. Ideal ist ein Zeitpunkt, an dem sich die Gemüter der Beteiligten beruhigt haben, die Situation aber noch allen präsent ist. Stimme den Ort und Zeitpunkt vorab mit den Beteiligten ab.
Beispiel: „Lass uns in zwei Tagen in einem neutralen Besprechungsraum treffen.“
Du bist jetzt optimal auf das Gespräch vorbereitet. Damit jetzt alles rundläuft: Hier noch ein paar Tipps für eine sinnvolle Struktur und zielführende Kommunikation:
Einstieg
Bedanke dich für die Bereitschaft aller, an dem Gespräch teilzunehmen. Erkläre kurz und klar den Anlass des Treffens. Stelle eine kurze Agenda oder einen Ablaufplan vor.
Beispiel: „Vielen Dank, Frau Schmidt, dass Sie sich die Zeit genommen haben. Wir sind heute hier, um über Ihre Arbeitsleistung und die daraus resultierende Entscheidung zu sprechen.“
Rahmen definieren
Formuliere die Rahmenbedingungen für das Gespräch. Das kann die Dauer sein, die Reihenfolge der Statements oder andere Punkte, die zur Klarheit über die Struktur beitragen.
Beispiel: „Wir haben für dieses Gespräch eine Stunde eingeplant. Zuerst werde ich die Situation darlegen, dann können wir gemeinsam über Ihre Fragen und Bedenken sprechen.“
Klare Kommunikation
Formuliere deine Sichtweise klar, ohne verletzend oder anklagend zu sein. Vermeide vage Aussagen. Verwende „Ich-Botschaften“, um deine Gedanken und Bedürfnisse deutlich zu machen.
Beispiel: „Ich habe in den vergangenen Monaten bemerkt, dass Ihre Arbeitsleistung hinter den Erwartungen zurückgeblieben ist. Ich fühle mich besorgt, da dies die Produktivität des Teams beeinträchtigt.“
Empathie zeigen
Zeige Verständnis für die Gefühle und Sichtweisen der anderen. Dies gelingt zum Beispiel durch aktives Zuhören oder Paraphrasieren – damit zeigst du deinem Gegenüber, dass du dessen Perspektive ernst nimmst.
Beispiel: „Ich verstehe, dass diese Nachricht schwer für Sie ist und Sie wahrscheinlich viele Fragen haben.“
Lösungsorientierung
Schuldzuweisungen bringen euch nicht weiter. Konzentriere dich deshalb darauf, konstruktiv an einer gemeinsamen Lösung zu arbeiten. Tauscht gegenseitig Ideen aus und diskutiert Kompromisse. Nutzt Methoden wie Brainstorming oder kreatives Problemlösen.
Beispiel: „Wir möchten Ihnen Unterstützung anbieten, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Können wir über mögliche Abfindungen und Hilfe bei der Jobsuche sprechen?“
Emotionale Kontrolle
Auch wenn das Gespräch hitzig wird: Bleib ruhig! Atme tief durch oder bitte um eine kleine Pause, damit die Situation nicht eskaliert. Nutze Techniken zur Stressbewältigung oder Atemübungen.
Beispiel: „Ich merke, dass dieses Gespräch emotional belastend ist. Wie wäre es, wenn wir kurz durchatmen und dann weitermachen?“
Zusammenfassung
Fasse die wichtigsten Punkte und vereinbarte Schritte zusammen. Dadurch stellst du sicher, dass keine Missverständnisse entstehen. Diese Zusammenfassung sollte schriftlich festgehalten und an alle Beteiligten verteilt werden.
Beispiel: „Wir haben vereinbart, dass Ihre letzte Arbeitswoche nächste Woche beginnt und Sie eine Abfindung erhalten. Ich werde das Protokoll gleich verschicken.“
Feedback einholen
Biete Raum für Feedback zum Gesprächsverlauf und bedanke dich für die konstruktive Beteiligung am Gespräch. Damit signalisierst du Wertschätzung und die Bereitschaft einer kontinuierlichen Weiterentwicklung. Nutze eventuell ein formelles Feedbackformular oder einen kurzen Feedbackkreis.
Beispiel: „Wie haben Sie das Gespräch empfunden? Gibt es etwas, das Sie uns noch mitteilen möchten? Vielen Dank für Ihre Offenheit und Zusammenarbeit.“
Fazit
Du musst keine Angst vor schwierigen Gesprächen haben! Mit der richtigen Vorbereitung, einer zugewandten Haltung und bedürfnisorientierter Kommunikation wird jedes Thema besprechbar. Probiere doch mal einzelne Aspekte in unterschiedlichen Zusammenhängen aus. Du wirst sehen: Es funktioniert!
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