Kommunizieren wir zu viel? Wie der Digital Workplace hilft, Kommunikations-Overhead zu reduzieren

Aber zunächst eines vorweg: Wenn ich an den digitalen Arbeitsplatz und den Information-Worker denke, dann sollte der Digital Workplace Folgendes mitbringen: Er sollte es Informationsarbeiterinnen und -arbeitern ermöglichen, sinnvoll mit Dokumenten zu arbeiten, sich einfach mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen und durch digitale Prozesse bei der täglichen Arbeit unterstützt zu werden. All das sind klassische Komponenten eines digitalen Arbeitsplatzes.

Aber wo können Unternehmen jetzt genau Einsparungen erreichen und effizienter werden? Meiner Ansicht nach lassen sich Effizienzpotenziale gerade im Hinblick darauf, wie Informationen verarbeitet und im Unternehmen mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden, heben. Schauen wir uns einmal die Kommunikation und die Informationsbeschaffung unter den Mitarbeitenden an. Es macht z. B. einen großen Unterschied, ob Mitarbeitende erst lange recherchieren und verschiedene Kolleginnen und Kollegen fragen müssen, um herauszufinden, wer intern der passende Ansprechpartner für ein bestimmtes Thema ist, oder ob sie diese Information sozusagen per Knopfdruck am digitalen Arbeitsplatz ausgespielt bekommen und die Person dann direkt kontaktieren können. Die Frage, die sich Unternehmen daher stellen sollten, ist: „Wo kann ein Digital Workplace dabei helfen, Kommunikations-Overhead aus der Organisation herauszunehmen?“ In vielen Umfragen bei unseren Kunden ist das immer noch ein Hauptschmerzpunkt.

Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden ermöglichen, möglichst konzentriert zu arbeiten

Klar ist: Wenn Mitarbeitende irgendwo, ob im Büro, zu Hause oder von unterwegs, konzentriert arbeiten, dann kommt es zwischendurch auch immer wieder zu Störungen – etwa weil ein Kollege eine Frage hat oder weil eine Kollegin ein spontanes Meeting anberaumt. Das führt dazu, dass der Mitarbeitende – wenn er dann zu seiner Arbeit zurückkehrt – nicht einfach wieder da anfangen kann, wo er aufgehört hat. Er muss sich vielmehr erst wieder sortieren, und das kostet Zeit.

Genau diese Art „Wechselkosten“ sind meiner Ansicht nach erheblich, und zwar aus einem einfachen Grund: Aufgrund der demografischen Entwicklung gehen aktuell und in den nächsten Jahren immer mehr Menschen in Rente, und es rücken aber weniger nach. Das bedeutet: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die da sind, müssen immer mehr schaffen, wenn Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben wollen. Wir müssen mit weniger Mitarbeitenden mehr arbeiten. Diese Lücke sollten Organisationen versuchen zu schließen, indem sie ihren vorhandenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch ermöglichen, möglichst konzentriert zu arbeiten.

Neue Aufgabe der Unternehmenskommunikation: Kommunikations-Overhead verringern

An dieser Stelle heißt es deshalb: Kommunikations- und Administrations-Overhead einsparen und verstärkt auf digitale Werkzeuge setzen, wenn es zum Beispiel darum geht, Daten auszuwerten, Reports zu erstellen und KI-Komponenten stärker zu integrieren. Doch wer kümmert sich nun darum, diesen Kommunikations-Overhead herauszunehmen?

In meinen Augen ist genau das eine neue Aufgabe für die Unternehmenskommunikation. Denn sie spielt nicht nur Nachrichten ins Unternehmen, tritt in den Dialog mit Mitarbeitenden oder agiert als verlängertes Sprachrohr des Leadershipteams zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie ist es auch, die sich Fragen stellen sollte wie: „Wo kommunizieren wir im Unternehmen denn zu viel miteinander?“, „Welche Meetingformate brauchen wir wirklich – und auf welche können wir verzichten?“, „Wann ist der Abstimmungsaufwand unter Mitarbeitenden zu hoch?“

All das gilt es für Kommunikationsverantwortliche einmal näher unter die Lupe zu nehmen, Antworten zu finden und den Overhead über digitale Komponenten deutlich zu reduzieren.

Ich bin gespannt, was Sie dazu sagen, und freue mich über Ihr Feedback hier in den Kommentaren**.**