Macht fast jeder falsch: Der größte Fehler in geschäftlichen E-Mails
So vermeidest Du den größten E-Mail-Fehler im Job in 3 einfachen Schritten.
Unklarer Betreff, zu viel Text, keine Struktur – das ist der größte Fehler in geschäftlichen E-Mails. Die Folge? Wichtige Infos gehen unter, und Du bekommst nicht die Antworten, die Du brauchst.
Mit diesen 3 einfachen Regeln stellst Du sicher, dass Deine Mails nicht nur gelesen, sondern auch verstanden werden.
1. Klare Betreffzeilen: So wird Deine Mail geöffnet
Effektive E-Mail-Kommunikation heißt, dass Du das Wesentliche gleich in der Betreffzeile auf den Punkt bringst. Eine prägnante Formulierung weckt das Interesse und hilft Empfänger·innen, die E-Mail nach Thema und Dringlichkeit einzuordnen.
❌ Beispiel: „Teamtreffen“
✅ Besser: „Einladung: Teammeeting am 15. Mai – Themen & Agenda“
2. Struktur & Bulletpoints: So bekommst Du schnelle Antworten
Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Du die erwünschte Rückmeldung erhältst, fasse wichtige Informationen im ersten Satz zusammen und nummeriere Deine Fragen. Denk daran, dass Empfänger·innen Deine E-Mail auf verschiedenen Geräten und oft unterwegs lesen. Das beeinflusst die Gestaltung und Formatierung.
In einem Interview mit der Welt gibt Justin Kerr, Autor des Bestseller How to Write an Email, zur Übersichtlichkeit von Emails ebenfalls einen wertvollen Ratschlag:
Gäbe es überhaupt nur einen Rat, den ich jedem auf der Welt mitgeben könnte, wäre er: Benutze Bulletpoints!Justin Kerr, Bestseller Autor
❌ Beispiel: "Ich benötige Informationen über die letzten Verkaufszahlen und das Feedback der Kunden, um unseren nächsten Schritt zu planen."
✅ Besser: Kannst Du mir bitte die Informationen zu den letzten Verkaufszahlen und das Kundenfeedback schicken? Ich brauche Folgendes:
Verkaufszahlen für Q2
Zusammenfassung des Kundenfeedbacks
Empfehlungen für nächste Schritte
3. Klare Deadlines: So vermeidest Du Missverständnisse
Begriffe wie „EOD“ (End of Day) können zu Missverständnissen führen, da sie für jeden etwas anderes bedeuten. Stattdessen empfiehlt Bestsellerautor Justin Kerr, präzise Deadlines wie „Donnerstag um 16:36 Uhr“ zu setzen. Diese ungewöhnliche Zeit sorgt für Verwirrung und Humor, bringt die andere Person aber dazu, frühzeitig zu antworten und fördert eine positive Kommunikationsatmosphäre.
❌ Beispiel: „Schick mir das ASAP“
✅ Besser: "Die Präsentation muss bis Freitag um 15:00 Uhr fertig sein, damit wir sie vor dem Meeting nächste Woche durchgehen können."
📌 Zusammenfassung:
Klare Betreffzeilen sorgen dafür, dass Deine Mails geöffnet werden.
Struktur & Bulletpoints helfen, schneller Antworten zu bekommen.
Klare Deadlines vermeiden Missverständnisse und beschleunigen die Zusammenarbeit.
Wenn Du Deine E-Mails verständlich gestaltest, machst Du die Kommunikation effizienter und sorgst für eine angenehmere Arbeitsatmosphäre.
👉 Hast Du schon mal eine wichtige E-Mail völlig missverstanden? Erzähl es uns in den Kommentaren!
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