Microsoft Teams richtig nutzen: Die wichtigsten Tipps und Tricks für den Start
Seit dem Aufkommen der Corona-Krise ist Microsoft Teams nicht nur in aller Munde. Es kommt auch immer stärker in Unternehmen zum Einsatz. Das zeigt sich vor allem an den Nutzungszahlen, die in den vergangenen Wochen und Monaten rasant in die Höhe geschnellt sind. Und dennoch: Ich beobachte, dass dem ein oder anderen immer noch ein paar Fragezeichen im Kopf herumschwirren, wenn es darum geht, das Kollaborations-Tool auch wirklich praktisch für die dynamische Zusammenarbeit im Arbeitsalltag zu nutzen.
Für den Start mit Microsoft Teams habe ich daher ein paar praktische Tipps und Tricks zu grundlegenden Fragen, die uns im Zusammenhang mit Microsoft Teams immer wieder erreichen, zusammengestellt:
Wie lege ich ein Team in Microsoft Teams an, lade Kontakte ein und strukturiere das Team?
Das Anlegen eines Teams in Microsoft Teams ist im Prinzip sehr einfach. Voraussetzung ist allerdings, dass es dem jeweiligen Nutzer auch erlaubt ist. Abhängig vom Unternehmen und seiner internen Richtlinie kann es sein, dass nur bestimmte Einzelpersonen/Personengruppen – z. B. IT-Administratoren oder Abteilungsverantwortliche – Teams anlegen dürfen. Generell gilt aber: Über die Schaltfläche „Teams beitreten und erstellen“ sieht der Nutzer a) verschiedene Teams, denen er beitreten kann und b) den Bereich „Team erstellen“. Mit Klick auf „Team erstellen“ bekommt er dann die Optionen angezeigt, ein Team völlig neu zu erstellen oder eine vorhandene Vorlage zu nutzen.
Ist das Team einmal angelegt, so kann der Team-Besitzer über die Einstellungen unter „Ein Mitglied hinzufügen“ einfach weitere Kolleginnen und Kollegen mit ihrer E-Mail-Adresse hinzufügen. Das funktioniert übrigens auch mit externen Kontakten, wenn z. B. mit ihnen in geschützten Räumen virtuell an gemeinsamen Projekten gearbeitet werden soll.
Um nun aber Wildwuchs – z. B. doppelte Ablagen von Dateien, verschiedenste Orte der Unterhaltung zu einem spezifischen Thema – zu vermeiden, gilt es, Ordnung ins Team zu bringen. Dafür ist von vornherein in jedem Team der Kanal „Allgemein“ automatisch angelegt. In ihm sind über Reiter wie „Beiträge“, „Dateien“ oder „Wiki“ bestimmte Grundstrukturen vorgegeben. Ist nun in einem Team offenkundig, dass dieser Kanal nicht ausreicht und es für bestimmte Themen gesonderte Kanäle geben sollte, lässt sich ganz einfach ein weiterer Kanal manuell hinzufügen.
Dabei ist das große Plus von Kanälen, dass sie sehr hilfreich für die Abbildung von Themen- oder Organisationsstrukturen sind. Und sie bewähren sich, wenn es darum geht, die Anzahl der Teams so gering wie möglich zu halten und so zu gewährleisten, dass Informationen nicht überall verstreut abliegen.
Wie kommuniziere und arbeite ich denn nun am einfachsten und praktischsten mit Microsoft Teams?
Das Team steht, die Mitglieder sind hinzugefügt und verschiedene Kanäle gibt es auch: Jetzt geht es darum, Microsoft Teams auch wirklich einfach und praktisch für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit zu nutzen. Gerade wer seine Flut an E-Mails reduzieren will, profitiert hier von den Chat-Funktionen in Microsoft Teams. So kann über @-Mentions in den Teams-Unterhaltungen entweder das gesamte Team (@Allgemein) oder ein bestimmter Kollege (@MaxMustermann) über To-dos und Updates bei spezifischen Themen/Projekten informiert und direkt erreicht werden.
Bei Dateien sieht es ähnlich aus: Die Dateiablage in Microsoft Teams, die sich im Cloud-Bereich von Microsoft befindet, ersetzt den lokalen Dateiserver. Dateien können ganz einfach hochgeladen oder direkt neu angelegt werden (z. B. ein Ordner, ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine PowerPoint-Vorlage) und über „Link kopieren“ sofort geteilt werden.
Auch virtuelle Meetings lassen sich ganz unkompliziert planen – entweder via Outlook-Kalender und Anklicken der Option „Teams-Besprechung“ oder direkt über die Kalenderfunktion in Microsoft Teams. Besprechungen in Microsoft Teams eignen sich z. B. gut für Workshop-Formate oder virtuelle Teamsitzungen mit ca. zehn bis 20 Personen. Neben den Besprechungen gibt es zudem die Möglichkeit, Live-Ereignisse in Microsoft Teams durchzuführen. Richtet sich z. B. der CEO mit einer virtuellen Ansprache an all seine Mitarbeitenden und damit an eine große Personengruppe, so bietet sich diese Meeting-Option an. Die eingeladenen MitarbeiterInnen können dann im Frage-Antwort-Bereich ihre Fragen stellen und der CEO kann direkt darauf reagieren.
Und an dieser Stelle vielleicht noch ein abschließender Hinweis auf eine Funktion, die wir bei HIRSCHTEC in den letzten Wochen auch sehr stark genutzt haben: die „Handheben“-Funktion.
Damit nicht alle Meeting-TeilnehmerInnen gleichzeitig reden, erhebt derjenige, der gerade seinen Beitrag zur Diskussion leisten möchte, einfach virtuell die Hand. Der Moderator bekommt dies dann sofort anzeigt und kann das Wort an die jeweilige Person geben. Meine Erfahrung: Das hilft ungemein bei der Etablierung einer virtuellen Meeting-Kultur!
Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der virtuellen Zusammenarbeit und freue mich auf Ihre Anregungen/Ihr Feedback hier unter Kommentare. Und wenn Sie weitere Einblicke in die Nutzung verschiedener „Microsoft Teams“-Funktionen bekommen möchten, dann schauen Sie doch gern mal ins aktuelle Video hier.